Archiviare in Cloud per aumentare la produttività aziendale

È più vantaggioso archiviare in Cloud o continuare a mantenere sistemi di storage in azienda? La questione per le aziende italiane resta ancora aperta, anche se il mercato è sempre più orientato ad adottare i servizi virtuali erogati tramite la “nuvola”.

Nel 2020 secondo i dati dell’Osservatorio Cloud Transformation del Politecnico di Milano, si è registrata una crescita significativa del mercato Cloud  in Italia con un +21% rispetto al 2019. Un dato influenzato dalla pandemia? Solo in parte: anche nel 2019 la diffusione del Cloud aveva registrato una crescita a due cifre (+19%).

Anche se ormai è accertato che l’archiviazione in Cloud è più sicura di quella in storage locale, la questione della protezione dei dati resta determinante per la scelta del fornitore: dove finiscono i dati della tua azienda quando archivi dati e documenti in Cloud? Come vengono garantiti la protezione dei dati e l’accesso ai documenti? Disponibilità, affidabilità e riservatezza dei dati sono proprio i tre pilastri del GDPR.

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Un altro elemento troppo spesso sottovalutato quando si parla di Cloud è la banda di accesso.
Non tutte le aziende prendono in considerazione il fatto che l’efficienza dei servizi Cloud dipende anche dalla qualità della connettività.
Come si sceglie un fornitore che possa offrire garanzie sulle prestazioni e tempi di latenza ridotti in ogni circostanza?

Prima di rispondere a queste domande vediamo cosa può fare l’archiviazione in Cloud per semplificare il lavoro delle aziende.

I vantaggi dell’archiviazione in Cloud

Il Cloud permette di utilizzare l’infrastruttura di rete di server e di storage di un provider per archiviare dati che diventano raggiungibili in sicurezza da qualunque device autorizzato.
Il Cloud modifica il modo di concepire l’IT mettendo al centro i servizi e non più il possesso delle risorse. In questo modo le aziende possono ridurre o eliminare la propria infrastruttura di storage locale, con tutti i rischi per la sicurezza e i costi (acquisto, manutenzione e aggiornamento) ad essa legati.

I vantaggi dell’archiviazione in Cloud sono quindi notevoli:

• permette di accedere ai propri dati da qualunque luogo e in qualunque momento
• rende più semplice lo scambio dei file
• consente di liberare spazio sui PC e i server locali
• garantisce scalabilità, flessibilità e prestazioni elevate per l’accesso ai dati
• permette di dimensionare la propria infrastruttura in base alle esigenze del momento, eliminando gli sprechi
• alleggerisce il lavoro dei reparti IT
• supporta la business continuity.

Smart working, archiviazione e continuità del lavoro

I servizi in Cloud sono stati fondamentali nel periodo della pandemia.

Un survey del Politecnico di Milano lo conferma. Durante la pandemia il Cloud ha permesso alle aziende di supportare la collaborazione tra dipendenti (82% del campione), fornire continuità operativa ai processi di business (79%) e mantenere attiva la relazione con i clienti (69%).

Chi aveva già investito in digitalizzazione si è trovato notevolmente avvantaggiato. Dai servizi di collaboration alla gestione documentale, fino ai portali di e-commerce: tutto questo sistema si regge sul Cloud e ha permesso a tantissime imprese di continuare a operare senza interruzioni nonostante le chiusure.

Solo pochi anni fa, lo spostamento di migliaia di persone in smart working sarebbe stato impossibile senza il ricorso ai servizi Cloud (centralini, archiviazione, mail professionale, videoconferenze ecc). 

Non va dimenticato che anche prima della pandemia, l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica aveva reso necessaria la disponibilità di uno storage adeguato al flusso di archiviazione documentale. Il ricorso a data center esterni ha permesso di semplificare i processi, dando fluidità alle transazioni dell’intero ciclo di fatturazione.

Recuperare quello che occorre, quando occorre

Il Cloud fa quindi risparmiare tempo perché rende più semplici accesso, archiviazione e condivisione dei documenti.
Senza il Cloud bastano piccoli intoppi, come i limiti dimensionali delle mail che impediscono l’invio di allegati troppo pesanti, per creare ritardi e inefficienze che coinvolgono i colleghi della stessa azienda.

Poter recuperare, invece, i documenti da uno spazio virtuale condiviso accelera i processi ed evita il proliferare di copie in rete dello stesso file. Senza dimenticare che l’occupazione dello spazio sull’hard disk del singolo computer rallenta le applicazioni utilizzate abitualmente dall’utente.

Risparmiare risorse grazie al Cloud

L’elemento economico è determinante nella scelta di portare in Cloud la propria infrastruttura di storage.

Quando si acquista hardware da installare in sede si deve pensare alle esigenze di storage future e quindi si tende a “sovradimensionare” le stime con conseguente aumento degli investimenti.
L’obsolescenza e gli inevitabili costi di manutenzione delle macchine in sede vanno ad aggravare la situazione.

Grazie al Cloud si può acquistare spazio e configurare i server in base alle necessità del momento. L’infrastruttura virtuale è sempre scalabile in base ai carichi di lavoro, permettendo di pagare solo quello che viene effettivamente utilizzato (pay-per-use).

Molti provider includono nel servizio banda di accesso e traffico illimitato consentendo maggiore efficienza e risparmi notevoli.

Sicurezza, backup e privacy:

Alla maggiore produttività e ai costi ridotti, si aggiungono anche standard di sicurezza e prestazioni più elevati. Archiviare in Cloud permette di usufruire di livelli di affidabilità e sicurezza che generalmente l’archiviazione in locale non possiede.

Naturalmente non tutti i provider sono uguali. Il consiglio è sempre scegliere un fornitore affidabile con infrastrutture di rete e sistemi di sicurezza adeguati.

• i data center che erogano i servizi in Cloud devono rispondere a requisiti molto stringenti in termini di continuità operativa, tutela dei dati e sistemi di ridondanza
• il rispetto delle normative sulla privacy e il GDPR richiedono di scegliere provider che abbiano Data Center dislocati sul territorio italiano o in UE
• gli accessi alle risorse devono essere controllati
• il fornitore deve mettere a disposizione sistemi sicuri per il backup dei dati.

L’importanza di una rete dati a elevate prestazioni

Un altro vantaggio del Cloud deriva dalla possibilità di sfruttare le elevate prestazioni e la sicurezza della rete dati del provider. Un elemento determinante, soprattutto quando si parla di applicazioni business critical che non possono permettersi stop forzati o rallentamenti.

La soluzione ideale in questo caso è scegliere un servizio Cloud fornito dal proprio operatore di telecomunicazioni.

La velocità dell’acceso ai dati dipende infatti dai tempi di latenza della rete e dalla mancanza di rallentamenti (jitter) o colli di bottiglia. Scegliere un provider che eroga il servizio Cloud tramite una rete di trasporto di ultima generazione garantisce al Cliente performance migliori.

Avere un fornitore unico per connettività e servizi Cloud permette anche di usufruire di un’assistenza più attenta e tempestiva. Un modo ulteriore per alleggerire il lavoro dei reparti IT.

Tutte queste caratteristiche sono difficilmente replicabili con uno storage locale.

Il Cloud permette a ogni azienda di creare un proprio Data Center virtuale, dimensionabile in base alle proprie esigenze variabili nel tempo, che sfrutta le risorse di accesso e sicurezza di un provider professionale.

Niente sprechi, costi ridotti, livelli di sicurezza elevati. Una scelta essenziale per supportare la Digital Transformation nelle aziende.