Centralino in Cloud: più efficienza e sicurezza nell’era dello Smart Working

Il momento migliore per sostituire il tuo vecchio centralino (PBX, Private Branch Exchange) con un centralino in Cloud? È proprio adesso.
I numeri parlano chiaro. Il Cloud PBX è sempre più richiesto come servizio di telefonia fissa professionale, andando di fatto a sostituire i centralini tradizionali.

La maggiore efficacia dei centralini in Cloud è confermata dalle previsioni di crescita del mercato globale per questo tipo di prodotto, che nei prossimi cinque anni dovrebbe più che raddoppiare, passando dagli attuali 10 miliardi di dollari fino a una cifra che si aggira attorno ai 22 miliardi.

Ma perché sempre più aziende si muovono in questa direzione per semplificare il lavoro e migliorare la collaborazione?

I vantaggi dei centralini in Cloud

I centralini in cloud uniscono tutte le funzionalità di un classico centralino (attesa, trasferimento chiamata, gestione delle code, IVR ecc.) con il vantaggio di poter sfruttare tutti i vantaggi dei servizi data center Cloud.

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Il modello di outsourcing tipico del Cloud permette alle imprese di accedere a tecnologie avanzate e a una scalabilità pressoché illimitata. Questo si traduce in maggiore sicurezza, resilienza e costi molto più sostenibili rispetto a un tempo.

In più i Cloud PBX permettono di gestire in maniera innovativa la convergenza fisso-mobile.
Questa funzionalità libera le numerazioni da ogni vincolo geografico permettendo di utilizzare ad esempio il numero fisso dell’ufficio anche dallo smartphone.

In questo modo il centralino semplifica il lavoro, migliora la collaborazione e aumenta la reperibilità, permettendo così alle aziende di offrire un servizio di assistenza più efficiente ai propri Clienti.

Una serie di vantaggi riscontrabili da imprese di ogni dimensione e complessità. Dalla grande organizzazione con migliaia di utenti che necessita di integrazioni e di personalizzazioni, al call center, all’hotel, al negozio o al piccolo studio professionale.

Centralino in Cloud: meno costi e più semplicità

Il centralino tradizionale  è soggetto allo stesso fenomeno di obsolescenza di tutti gli altri apparati IT. Va aggiornato, è soggetto a guasti, ha una scalabilità limitatissima e le sue prestazioni dopo qualche anno sono superate.

Il nuovo centralino in Cloud non è più un apparato fisico blindato nel data center dell’azienda, ma un software gestito dal Cloud Provider.
Il fornitore stesso si fa carico di garantire le sue prestazioni, l’accessibilità, le funzionalità e la sicurezza sulla base di precisi livelli di servizio. Esattamente come accade con le app, i server, lo storage e altre risorse IT.

Passando a un centralino in Cloud, l’azienda usufruisce di benefici notevoli:

• nessun acquisto hardware a eccezione dei telefoni fissi e degli Switch Managed che solitamente il Cliente possiede già;
• nessun investimento in competenze e personale: il Cloud PBX è gestito e aggiornato dal Provider;
• scalabilità pressoché illimitata: la virtualizzazione permette al centralino in Cloud di supportare qualsiasi dimensione di azienda, quantità di dipendenti e di interni;
• semplicità di installazione, dovuta alla presenza molto limitata di componenti hardware;
• funzionalità innovative: il centralino in Cloud è predisposto per l’integrazione in un sistema di comunicazione moderna e unificata.

Centralino in cloud: un pilastro dello smart working

È proprio il nuovo modo di organizzare il lavoro a rendere necessario adottare soluzioni in Cloud anche per il centralino.
Nell’era dello Smart Working, la stragrande maggioranza delle telefonate passa dalla rete mobile e i dipendenti sono sempre meno legati alla propria postazione e al telefono fisso.

Le persone hanno un numero interno aziendale, ma spesso non lavorano in sede.
In alcuni casi lavorano da casa, oppure non hanno una postazione fissa in ufficio. Il contatto col telefono fisso è sempre più rarefatto, al punto da essere considerato superfluo per molti.
Però questi lavoratori smart hanno bisogno di chattare costantemente con il proprio team, di organizzare conference call e video-call, oltre a gestire le più comuni telefonate di lavoro.

Come rispondere a tutte queste esigenze?

Chiamare da casa con il numero dell’ufficio

Il centralino in Cloud non si limita a replicare le funzioni tradizionali come l’instradamento e le segreterie telefoniche.
Supporta anche servizi innovativi come la convergenza Fisso-Mobile. Questa tecnologia permette ai dipendenti di ricevere e fare telefonate con il numero interno aziendale usando il proprio smartphone. Ma anche il PC, il tablet e gli altri dispositivi connessi.

In questo modo un Cloud PBX, affiancato dalla propria App VoIP, permette ad esempio di gestire i contatti con i Clienti da casa. Senza che i dipendenti debbano utilizzare i propri numeri privati e senza alcuna installazione hardware nelle abitazioni.

Si potrà usare quindi un unico numero (quello dell’azienda) per le chiamate in entrate e uscita e si potranno passare le telefonate ai dipendenti sia che si trovino in ufficio, su un telefono VoIP in casa o sul proprio smartphone.
I Clienti non si accorgeranno di parlare con qualcuno che lavora da remoto.Così facendo, l’interno aziendale mantiene la propria utilità, ma la sua fruizione diventa moderna e smart.

Un sistema di comunicazione efficiente e integrato

Non dimentichiamo, infine, la possibilità di usufruire di funzionalità avanzate. Ad esempio la registrazione delle chiamate e invio diretto via e-mail (voicemail-to-email), la registrazione dello storico del traffico, le conference call e l’integrazione via API con sistemi CRM o piattaforme esterne di Unified Communications & Collaboration.

Tutti questi elementi permettono di creare un sistema di comunicazione moderno, efficiente, multicanale e totalmente integrato a supporto del lavoro agile.

Qualità della voce: il ruolo centrale dell’Operatore TLC

Un buon sistema Cloud PBX deve anche garantire la qualità delle comunicazioni e la sicurezza. Purtroppo, alcune aziende sottovalutano il primo aspetto, trovandosi poi in serie difficoltà in un secondo momento.
Ricevere sullo smartphone chiamate indirizzate all’interno aziendale è certamente utile, ma se la qualità dell’audio è scarsa, si notano interruzioni nel parlato e/o la latenza supera i 150 ms, la produttività crolla.

La qualità della voce è importantissima e dipende sia dal centralino, sia dalla connessione.

Per questo il ruolo dell’Operatore TLC è determinante. Nella connessione tra azienda, Cloud e vari device si possono infatti accumulare ritardi (latenza) o perdite di pacchetti (Packet Loss), che finiscono per far decadere l’intelligibilità del dialogo e la qualità delle comunicazioni.

Sotto questo profilo, la soluzione ottimale è una: far sì che un solo Operatore fornisca sia l’accesso alla rete sia il centralino in Cloud, perché solo chi controlla la rete può garantire la Qualità della Voce (QoS) e assicurare prestazioni analoghe alle soluzioni tradizionali.

Business continuity: il tuo centralino è sempre on-line

Infine, ma non per importanza, il tema della sicurezza, che in quest’ambito ha almeno due significati: sicurezza delle apparecchiature, e quindi continuità del servizio, e sicurezza delle informazioni.

Per quanto concerne il primo aspetto, i server che ospitano le macchine virtuali sono solitamente ubicati in data center dotati di tutte le misure di sicurezza fisica e le ridondanze necessarie per garantire la Business Continuity anche in caso di eventi avversi.

In termini di disponibilità del servizio, il Cloud PBX è sempre on-line. I sistemi in data center sono completamente ridondati e non prevedono, tipicamente, alcun blocco dei servizi anche i caso di guasto.

Scegliere un unico provider migliora la sicurezza

Acquistare il servizio Cloud PBX dall’operatore che ci fornisce la rete di accesso aumenta la sicurezza in quanto le comunicazioni tra la sede e il PBX passano su reti IP Private che non sono in alcun modo esposte alle minacce esterne collegate al mondo Internet.

I provider che mirano ad un elevato standard di sicurezza utilizzano per i propri Cloud PBX anche il protocollo TLS (Transport Layer Security) che permette di cifrare il traffico di segnalazione del PBX stesso, rendendo di conseguenza i dati indisponibili per un eventuale attaccante.