Centralino tradizionale o virtuale? Scegli il meglio per la tua Azienda

Il lavoro sta cambiando e si svolge sempre più spesso in mobilità, al di fuori degli uffici o in sedi aziendali diverse.
Per questo le aziende hanno sempre più bisogno di strumenti di comunicazione efficienti, flessibili e scalabili che permettano di combinare tutti i vantaggi delle reti fisse e mobili.
Come orientarsi tra le molte soluzioni presenti sul mercato, come centralino tradizionale on premises, IP PBX o centralino virtuale (Cloud PBX)?

A prima vista i termini utilizzati per descrivere questi servizi possono confondere.
In realtà bastano poche informazioni essenziali per scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze e sfruttare i vantaggi dei PBX per:

• rendere più efficiente il lavoro
• migliorare la reperibilità anche quando si lavora fuori ufficio
• garantire la continuità del servizio voce in ogni circostanza
• ottimizzare le risorse e ridurre i costi di attivazione e manutenzione dei centralini.

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Cos’è un centralino PBX?

PBX è l’acronimo di Private Branch Exchange, espressione inglese che indica tutte le tipologie di centralini: da quelli tradizionali installati in sede (on premises) a quelli virtualizzati ospitati in Cloud.
A volte si incontra anche la sigla PABX, dove la A sta per Automatic: il significato è comunque lo stesso di PBX.

Un PBX o PABX è quindi una centrale telefonica utilizzata nelle aziende per gestire le chiamate dei telefoni interni e le linee esterne fornite dall’operatore, scalabili in base alle effettive necessità aziendali.

Quest’ultima caratteristica è importante dal punto di vista economico, perché permette alle aziende di ottimizzare le risorse evitando i costi per l’acquisto di una linea telefonica esterna per ogni utente.

Con il PBX è possibile anche avere a disposizione servizi indispensabili, entrati nell’uso quotidiano, come trasferimento e inoltro di chiamata, casella vocale, conferenza a tre, gestione dell’attesa, registrazione di chiamata ecc.

Per le aziende con più sedi o dipendenti che lavorano da remoto, il PBX è fondamentale perché permette di gestire con semplicità tutte le chiamate con il mondo esterno e le comunicazioni tra i collaboratori, anche se dislocati su sedi diverse.

Cosa significa centralino on premises?

Per comprendere bene l’evoluzione di questo settore e le opportunità offerte alle aziende, è importante effettuare un confronto tra il centralino tradizionale e le sue versioni più evolute, cioè il centralino IP e il PBX virtuale.

Gran parte delle aziende italiane ha familiarità con il centralino telefonico tradizionale, che viene anche definito centralino fisico o PBX on premises, cioè in sede.
In questa configurazione l’hardware (cioè i server e altri apparati a cui connettere i terminali telefonici) e i software che fanno funzionare il centralino vengono ospitati nelle sedi dell’azienda.

La soluzione on premises viene solitamente preferita dalla imprese che vogliono avere il controllo diretto sulla propria infrastruttura.

In questo caso le spese per l’installazione e per la manutenzione del sistema sono interamente a carico dell’azienda che deve quindi prevedere investimenti elevati e protratti nel tempo.

Con una soluzione PBX on premises, l‘azienda deve occuparsi anche della sicurezza e della continuità operativa degli apparati, prevedendo un piano avanzato per la business continuity da attivare in caso di guasto e strumenti di difesa contro eventuali attacchi informatici.

Cosa sono i centralini IP?

I principali fornitori di telecomunicazioni in tutto il mondo hanno avviato da tempo l’eliminazione delle vecchie linee (es. ISDN o POTS) per sostituirle con il più flessibile, economico ed efficiente protocollo IP.

Quando si parla di centralino IP o IP PBX ci si riferisce di in generale a un centralino – on premises oppure virtualizzato in hosting sul Cloud del provider – che sfrutta i vantaggi del VoIP (Voice over Internet Protocol).

Il VoiP è un protocollo che permette alle chiamate di viaggiare sulla rete internet in forma di pacchetti dati, senza utilizzare la tradizionale rete telefonica.

Gli operatori che si occupano di imprese riescono a garantire la qualità delle chiamate IP (Quality of service, QoS) utilizzando circuiti distinti e dedicati al traffico voce, configurati con banda minima garantita.

I vantaggi dell’IP per l’efficienza aziendale

Le linee IP, comunemente definite VoIP, semplificano notevolmente la gestione delle linee e riducono i costi per gli impianti telefonici.

• a ogni telefono può essere attribuito un indirizzo IP per collegarlo alla rete aziendale con un semplice cavo Ethernet e, tramite il PBX, con l’infrastruttura dell’operatore telefonico
• diventa più semplice migrare un numero fisso su una nuova sede o aggiungere nuovi interni quando è necessario
• è possibile collegare tra loro più sedi aziendali tramite un unico PBX
• i telefoni IP già acquistati possono essere utilizzati con un nuovo PBX, permettendo al Cliente di cambiare operatore senza vanificare gli investimenti per i terminali.

Quali servizi mette a disposizione la tecnologia VoIP?

La tecnologia IP permette anche di arricchire la gamma di servizi a disposizione degli utenti migliorando la gestione delle comunicazioni e sfumando le distinzioni tra telefonia fissa e mobile.
Ecco alcuni esempi di servizi avanzati molto apprezzati dalle imprese:

• Multi dispositivo: è possibile utilizzare il proprio interno da un telefono IP, dal PC e dallo smartphone, contemporaneamente
• Simultaneous ring: le chiamate possono essere inoltrate contemporaneamente al telefono fisso e mobile dell’utente
• Hot desking: consente di associare/disassociare il proprio interno a un telefono, in modo da facilitare la mobilità degli utenti su postazioni o sedi diverse della stessa azienda.

Il PBX entra nel futuro: i vantaggi del centralino virtuale in Cloud

Un ulteriore passo in avanti è rappresentato dagli hosted PBX in Cloud, cioè i centralini virtuali ospitati nella “nuvola”.
La flessibilità e la disponibilità di servizi innovativi sta spingendo la crescita di questo settore.
Secondo le stime di Gartner, i centralini in Cloud presto soppianteranno quelli on premises, perché più adatti a sostenere la crescita delle imprese nell’era del digitale e della mobilità.

Per la parte telefonica, il centralino in Cloud funziona come un IP PBX poiché fa transitare le chiamate attraverso una linea dati sfruttando la tecnologia IP.

In più il Cloud permette alle imprese di accedere a tecnologie avanzate e a una scalabilità pressoché illimitata.

Questo si traduce, anche per i PBX, in maggiore sicurezza, resilienza e costi molto più sostenibili rispetto a un tempo. Ad esempio il centralino virtuale permette anche di eliminare gli apparati telefonici fissi (mantenendo però i numeri di rete fissa).

Virtualizzare il centralino permette soprattutto di introdurre servizi progettati per migliorare la collaborazione ovunque ci si trovi.

Il confronto tra un centralino tradizionale on premises e un centralino virtuale (Cloud PBX) può essere sintetizzato in pochi semplici punti:

1. minori investimenti iniziali rispetto a un centralino tradizionale
2. manutenzione e aggiornamento dell’infrastruttura server e del software  interamente a carico del provider
3. business continuity per la parte telefonica  assicurata dal provider tramite una piattaforma ridondata e sicura sottoposta a monitoraggio costante
4. policy di sicurezza garantite da una rete privata virtuale (VPN) nativa
5. configurazione del centralino virtuale realizzata dal provider o manutentore in base alle esigenze del Cliente
6. possibilità di aggiungere o eliminare le numerazioni con estrema facilità, anche senza installare apparati di rete fissa
7. accesso ai servizi di convergenza fisso-mobile e comunicazioni unificate (UCC).

PBX IP e virtuale: il centralino diventa intelligente

La crescente diffusione dello smart working e del lavoro in mobilità richiede che i centralini diventino sempre più flessibili, affidabili e “intelligenti”.

I centralini virtuali in Cloud, o Cloud PBX, hanno successo perché rispondono a tutte queste esigenze permettendo di creare un sistema di comunicazione moderno, efficiente, multicanale e totalmente integrato: l’ideale per supportare il lavoro agile.

1. Convergenza fisso-mobile e chiamate “intelligenti”

Uno degli aspetti più interessanti riguarda la possibilità di gestire in maniera innovativa la convergenza fisso-mobile.
Questa funzionalità libera le numerazioni da ogni vincolo geografico permettendo di utilizzare ad esempio il numero fisso dell’ufficio anche dallo smartphone.

In questo modo un Cloud PBX, affiancato da un’App dedicata, permette di gestire i contatti con i Clienti da qualsiasi luogo. In questo modo i collaboratori possono lavorare da casa senza utilizzare i propri numeri privati e senza alcuna installazione hardware.
Con i centralini virtuali e le app dedicate, la classica deviazione di chiamata può essere attivata o disattivata in pochi secondi e in autonomia, senza dover ricorrere a complicate procedure.

2. Collaborazione avanzata e comunicazioni integrate

Un IP PBX in Cloud permette di dialogare con tante applicazioni utilizzate per la collaboration come video conference, chat e messaggistica istantanea. Il centralino in Cloud sarà l’elemento centrale dei sistemi UCaaS (Unified Communications as a Service) per i quali è prevista una grande crescita nei prossimi anni.

3. Chiamare da più device

L’integrazione nativa con le piattaforme CTI (Computer Telephony Integration), permette di collegare un interno telefonico al computer consentendo di utilizzare entrambe le piattaforme, telefono o PC (spesso anche tablet), per effettuare e ricevere chiamate o per le videoconferenze.

4. Integrazione con applicazioni e gestionali

I centralini virtuali, tramite le cosiddette API (Application Programming Interface), possono essere facilmente integrati con le applicazioni e i software gestionali più utilizzati dalle imprese.

Un esempio? Immaginiamo un servizio di Customer care o un venditore al telefono. Le informazioni riguardanti le chiamate si integrano sullo schermo del PC in tempo reale con altri dati aziendali. Così le interazioni con i Clienti o i prospect migliorano, perché il venditore ha a disposizione informazioni accurate e basate sulle abitudini di acquisto della singola persona con cui sta interagendo.

5. Continuità del servizio

In termini di disponibilità del servizio, il Cloud PBX è sempre on-line. I sistemi ospitati nei data center dei provider più evoluti sono completamente ridondati e non prevedono, tipicamente, alcun blocco dei servizi anche in caso di guasto.

E se il provider offre sistemi di convergenza fisso-mobile, il Cliente può anche usufruire di un backup voce nativo.

In questo caso, i numeri di rete fissa e mobile dei Clienti sono presenti nel server dell’operatore: qualunque cosa accada alla sede fisica del Cliente (guasti, interruzioni elettriche prolungate, chiusure per cause di forza maggiore ecc), i numeri continueranno a funzionare normalmente tramite la connessione dati dello smartphone.

Con le sue evoluzioni VOIP e Cloud, il centralino semplifica il lavoro e permette ad aziende di ogni dimensione, dalla grande organizzazione con migliaia di utenti, all’hotel, al negozio o allo  studio professionale, di offrire assistenza e servizi dedicati ai propri Clienti.

Come scegliere il giusto fornitore per il PBX aziendale

In questo contesto la qualità dei servizi offerti da operatori e provider diventano cruciali.
Il primo elemento che fa la differenza nella scelta del fornitore è la qualità delle prestazioni della rete, Fissa e Mobile.

L’ideale è che l’accesso alla rete si basi su un’infrastruttura di ultima generazione in cui il traffico voce e dati sia instradato su distinti circuiti dedicati per garantire standard elevati di qualità della voce (QoS).

I fornitori più strutturati forniscono servizi di Cloud PBX installati su server che si trovano all’interno di data center dotati di impianti molto efficienti che permettono agli apparati di lavorare nelle migliori condizioni possibili (raffreddamento, pulizia ed efficienza energetica).

Dal punto di vista della sicurezza delle informazioni invece, i benefici arrivano sempre dall’ubicazione dei server in data center che sono in grado di garantire elevati standard di sicurezza rispetto agli accessi non autorizzati alle sale e ad eventuali tentativi di intrusione da parte degli hacker.

Acquistare il servizio Cloud PBX dall’operatore che fornisce la rete di accesso aumenta la sicurezza in quanto le comunicazioni tra la sede del Cliente e il PBX passano su reti IP Private che non passano da Internet.

I PBX sono in costante evoluzione e costituiscono la spina dorsale delle comunicazioni aziendali. Scegliere un servizio di qualità permette di semplificare il lavoro e sostenere lo sviluppo della propria azienda.