Collaborare senza limiti: 5 validi motivi per scegliere la convergenza fisso-mobile

Sempre più persone lavorano lontano dalla postazione fissa dell’ufficio.
Spesso si tratta di una necessità organizzativa, come è accaduto durante la pandemia.
Altre volte è una scelta volontaria per lavorare in luoghi meno dispersivi rispetto all’ufficio o, semplicemente, più vicino alla propria famiglia.
La convergenza fisso-mobile è la tecnologia ideale per aiutare le imprese che vogliono migliorare l’efficienza grazie a forme di collaborazione avanzata, in sede o a distanza. 

Come collaborare con efficienza nell’era del lavoro ibrido

Qualunque sia la motivazione dietro la scelta di adottare forme di lavoro smart, il trend in corso è chiaro.

Come spiega una ricerca dell’ dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, l’89% delle grandi aziende italiane manterrà una qualche forma di lavoro smart anche dopo la fine dell’emergenza. 

L’ufficio centralizzato basato su una postazione di lavoro fissa sta tramontando e si diffonde sempre più il cosiddetto lavoro ibrido, cioè un misto di smart working e lavoro in ufficio.

Anche quando i dipendenti si muovono all’interno degli uffici o nelle sedi aziendali vorrebbero avere la massima flessibilità nella gestione dei contatti con Clienti e colleghi.

Il lavoro ibrido e la collaborazione, per essere davvero efficienti, richiedono una comunicazione senza ostacoli, facilmente gestibile dalle imprese e vantaggiosa sia dal punto di vista produttivo che economico.

Per permettere di gestire al meglio i rapporti con i Clienti e con i Colleghi, i sistemi di comunicazione devono anche offrire garanzie su qualità, continuità e sicurezza.

C’è un modo molto semplice per ottenere questi vantaggi da subito ed estenderli con semplicità a tutti i collaboratori della tua azienda: sfruttare gli innovativi servizi di collaborazione resi possibili dalla convergenza fisso-mobile.

Il tuo ufficio sempre in tasca con la convergenza fisso-mobile

La convergenza fisso-mobile, basata sull’integrazione nativa tra i centralini virtuali e app evolute per la gestione delle chiamate, permette agli operatori di far dialogare le reti fisse, mobili e WiFi. 

Per comprendere le applicazioni pratiche della convergenza basta un semplice esempio.

Immagina di poter attivare il tuo numero fisso dell’ufficio sullo smartphone.
E di poterlo utilizzare insieme a quello mobile, ovunque ti trovi, gestendo tutte le funzionalità telefoniche da una app gratuita, semplice da utilizzare e sicura.

5 validi motivi per scegliere la convergenza fisso-mobile

La convergenza associa quindi caratteristiche tipiche della telefonia fissa alla flessibilità del mobile permettendo così di ottimizzare i flussi comunicativi aziendali e liberarsi dai vincoli di luogo, dispositivo e rete.

I vantaggi di queste queste innovazioni sono facilmente misurabili e possono essere riassunti in 5 semplici punti.

1. Migliorare reperibilità e produttività

Utilizzare lo smartphone come principale strumento di comunicazione aziendale permette di ridurre le chiamate perse, anche quando ti sposti fuori ufficio o fuori sede.

Ogni smartphone diventa così un cordless aziendale evoluto che i collaboratori dell’azienda possono utilizzare quando si muovono tra gli uffici, all’interno di uno stabilimento o di un negozio.

2. Potenziare la collaborazione

Con la convergenza diventa anche più semplice gestire i flussi di chiamate.

Il numero fisso può essere attivato (o disattivato) con un semplice clic sulla app gratuita installata sullo smartphone. In questo modo si eliminano tutte le perdite di tempo e le inefficienze legate alla classica deviazione di chiamata.

Le app abilitate alla convergenza permettono anche di gestire con estrema semplicità più chiamate in contemporanea (fisse e mobili) che possono essere alternate, trasferite o unite in conferenza.

Un’altra funzione interessante è quella che mette a disposizione il classico servizio direttore-segretaria anche sugli smartphone. Questa funzionalità è molto utile quando ci si trova in riunione o non si vuole essere disturbati, ma al contempo non si vogliono perdere chiamate.

Grazie al servizio è possibile:

• scegliere un collega o un assistente che risponde momentaneamente alle chiamate in arrivo sul proprio cellulare
• la persona indicata ha la possibilità di scegliere se gestire direttamente le chiamate o passare solo quelle più importanti
• il proprietario dello smartphone può anche creare VIP List che permettono di scegliere con quali numeri entrare direttamente in contatto, senza intermediazioni. 

3. Tutelare flessibilità, autonomia e privacy

Oltre a migliorare la reperibilità, la convergenza permette anche di tutelare la privacy e l’equilibrio vita-lavoro.

Un professionista o un manager può infatti rispondere alle chiamate dirette al suo numero fisso anche quando si trova fuori ufficio, senza dovere condividere il numero di cellulare.

Le app integrate permettono di scegliere quale numero mostrare al proprio interlocutore durante le chiamate: fisso, mobile o anonimo.

Ogni utente collaboratore ha inoltre la libertà di scegliere quando “disconnettersi”, semplicemente effettuando il log out dall’applicazione. In questo caso è possibile impostare anche un messaggio di cortesia preregistrato.

4. Garantire la continuità dei servizi voce in ogni situazione

La convergenza permette anche di eliminare eventuali problemi di copertura e tutelare la continuità lavorativa.

In molti edifici la rete mobile non può arrivare per mancanza di copertura, ostacoli geografici o architettonici (es. cantine, Data Center, edifici schermati).
La funzionalità WiFi Calling abilitata dalla convergenza permette di chiamare tutti i numeri telefonici dallo smartphone, anche dove la rete mobile non arriva, collegandosi a qualunque rete WiFi.

In questo modo è possibile utilizzare lo smartphone per effettuare e ricevere chiamate anche dove la rete mobile non può arrivare.
L’utilizzo del WiFi per le chiamate permette inoltre di ridurre i costi per il roaming quando ci si trova all’estero.

La convergenza permette anche di realizzare un backup nativo dei servizi voce che funziona anche in caso di interruzione della connettività principale dell’azienda.

Gli smartphone dei Clienti abilitati alla convergenza sono infatti collegati alla piattaforma di centralino virtuale che risiede nei Data Center dell’operatore.

Qualunque cosa accada alla sede fisica del Cliente (guasti, interruzioni elettriche prolungate, chiusure per cause di forza maggiore ecc), i numeri fisso e mobile continueranno a funzionare normalmente sfruttando il WiFi o la connessione dati dello smartphone.

5. Risparmiare e semplificare il lavoro dei reparti IT e risorse umane

La convergenza rende più semplice adottare sistemi di collaborazione avanzati, migliorando l’efficienza e garantendo con un risparmio di tempo e risorse per la gestione delle comunicazioni.

Le aziende che adottando centralini virtuali abilitati alla convergenza possono contare su due fattori immediati per ridurre i costi:

• avere unico interlocutore per i servizi di rete fissa e mobile permette di realizzare economie di scala e ridurre i tempi per la gestione dei servizi
• il centralino in cloud riduce i costi per l’acquisto di apparati, per la loro manutenzione e per la fornitura elettrica

Vanno poi contati i risparmi di tempo per la gestione dei servizi e la remotizzazione delle postazioni.

Con la convergenza i responsabili IT delle aziende possono attivare postazioni di lavoro a distanza quando vogliono, in tempi brevissimi, autorizzando l’utilizzo dei servizi per ogni singolo utente tramite Area Clienti.

In questo modo è possibile gestire singoli collaboratori o grandi team di lavoro ibridi in maniera flessibile ed efficiente.

La convergenza semplifica anche il lavoro dei reparti di risorse umane che possono scegliere i migliori collaboratori per l’azienda, anche se vivono e lavorano a migliaia di chilometri di distanza, integrandoli facilmente nell’organizzazione.

Convergenza fisso-mobile: come scegliere un servizio di qualità

La convergenza può quindi migliorare in maniera importante il lavoro delle imprese. Per scegliere un servizio efficiente è comunque necessario tenere a mente alcuni punti importanti.

Affidarsi a un operatore unico che gestisca reti fisse e mobili

I servizi di convergenza devono essere erogati da un unico operatore in grado di gestire le reti fisse e mobili, con infrastrutture di proprietà che permettano di garantire la qualità del servizio e la sua continuità in ogni situazione.

L’integrazione dei servizi permette di utilizzare un un’unica piattaforma di comunicazione facilmente scalabile e realizzare economie di scala.

L’importanza di un centralino virtuale efficiente

La convergenza richiede l’utilizzo di un centralino virtuale: il servizio di Cloud PBX deve basarsi su piattaforme efficienti e stabili, erogate tramite Data Center sicuri dotati di sistemi di ridondanza e protezione dei dati.

Il servizio deve essere fornito di sistemi di sicurezza come la VPN nativa.

Gestire le comunicazioni aziendali con un clic dallo smartphone

L’operatore deve mettere a disposizione dei Clienti una app nativamente integrata con il centralino virtuale.

Solo in questo modo è possibile trasformare lo smartphone in uno strumento unico per la comunicazione aziendale e sfruttare così tutti i vantaggi della convergenza.

Grazie a un app nativa bastano pochi clic per:

• attivare o disattivare il numero fisso sullo smartphone
• gestire il servizio direttore-segretaria dallo smartphone
• attivare conference
• consultare rubriche aziendali aggiornate
• vedere i numeri delle persone che ti hanno chiamato
• tenere sotto controllo costi e consumi in tempo reale.

Assistenza rapida e proattiva

I centralini virtuali e la convergenza fisso-mobile semplificano la gestione dei team di lavoro ibrido da parte dei reparti IT.

In questo contesto livelli di assistenza garantiti dall’operatore sono fondamentali: un fornitore che risponde in tempi brevi con personale competente e monitora la qualità del servizio applicando la manutenzione predittiva, permette di garantire la continuità del servizio, ridurre l’apertura di ticket e accelerare la risoluzione dei problemi.

L’era del lavoro ibrido è arrivata e cambierà il modo di lavorare di molte aziende. Scegliere servizi di convergenza fisso-mobile efficienti è il primo passo per sfruttare i vantaggi del lavoro in mobilità e portare la tua azienda nel futuro.