Come fare una conference call semplice e produttiva

Le riunioni in conferenza telefonica, o conference call, sono uno dei principali strumenti di produttività del lavoro moderno. Confrontarsi regolarmente con i colleghi, clienti, partner e fornitori è infatti alla base di ogni business: se prima del 2020, fino al 30% dei lavoratori partecipava ad almeno 5 ore di meeting alla settimana, nell’ultimo anno le riunioni sono ulteriormente cresciute del 13% (Fonte: Harvard Business School) come effetto dello smart working, diventando il più delle volte virtuali.

Il lavoro agile richiede strumenti semplici da usare, affidabili ed efficaci, in grado di garantire una collaborazione adeguata tra persone e team che spesso non condividono più lo stesso spazio fisico.

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Non tutte le riunioni sono efficaci

Le aziende si interrogano su come fare conference call semplici e produttive. Non tutte, infatti, lo sono: a volte ci si misura con difficoltà di tipo organizzativo, in altri casi l’accesso non è intuitivo, ma secondo le statistiche ciò che irrita i partecipanti è soprattutto la scarsa qualità di ricezione.

Volumi troppo bassi o alti, parlato difficile da capire e continue interruzioni possono far decadere la produttività del meeting. Molte persone, inoltre, partecipano alle call mentre si spostano da un luogo all’altro oppure lavorano fuori dall’ufficio, introducendo fastidiosi rumori ambientali. Ultimo aspetto, ma non meno significativo, è la necessità di un moderatore per evitare che le voci si accavallino e il meeting si trasformi in tempo perso.

Conference Call e Videoconferenze: cosa preferire?

A questo proposito molte persone ritengono che le videoconferenze stiano sostituendo le conference call. Ma questo non è sempre vero.

I due servizi possono essere utilizzati in parallelo. Una conference call è spesso più efficace quando si effettuano riunioni tra colleghi della stessa azienda che hanno necessità di concentrarsi su un progetto.

In questi casi non è fondamentale apparire in video, ma è preferibile collaborare su documenti condivisi tramite desktop sharing e usufruire di una qualità audio superiore per favorire il dialogo e lo scambio di informazioni.

I vantaggi delle conference call professionali sono quindi notevoli:

• favoriscono la frequenza delle relazioni
• snelliscono i processi decisionali
• permettono la collaborazione rapida tra persone ovunque si trovino
• riducono i costi per le trasferte
• non occupano le linee del centralino telefonico aziendale
• non richiedono la partecipazione in video
• hanno una qualità audio di livello alto

Quando si sceglie un servizio di conference call bisogna comunque fare molta attenzione. Gli strumenti gratuiti che si trovano online spesso non garantiscono i giusti livelli di affidabilità, sicurezza e trasparenza.

La questione non è secondaria visto che la qualità della chiamata può avere un impatto notevole sull’immagine dell’azienda che la organizza, ad esempio quando ci si presenta a un nuovo Cliente.

Come fare conference call produttive: i 4 pilastri del servizio ideale

Fare conference call efficaci significa, per prima cosa, usufruire di un servizio professionale che garantisca semplicità organizzativa, qualità delle riunioni, funzionalità ad hoc, sicurezza e privacy. In particolare, sono 4 i pilastri da valutare:

1. La miglior qualità audio possibile

Garantire la qualità audio è fondamentale per un servizio di conference call.
Anche se questi servizi sono erogati in cloud, l’operatore deve saper garantire la stessa qualità di un servizio telefonico senza applicare compressioni del flusso audio, in modo da preservare al massimo la chiarezza del suono.

2. Garanzie di sicurezza e privacy dei partecipanti

La sicurezza è un tema centrale. Il moderatore deve essere in grado di chiudere la riunione impedendo nuovi accessi, deve ricevere informazioni in tempo reale sul numero di partecipanti e sapere sempre chi sta entrando e uscendo dalla stanza. A questo va aggiunta la possibilità di cambiare il PIN di accesso alla propria stanza virtuale ogni volta che il moderatore lo ritenga opportuno.

3. Semplicità di attivazione e accesso alla riunione

Il moderatore deve poter attivare la riunione in pochi istanti e usufruire di una stanza o sala dedicata, senza necessità di prenotazione. Anche l’accesso dei partecipanti deve avvenire con una procedura semplice e intuitiva, a prescindere dal luogo di connessione e dal dispositivo utilizzato. La guida all’accesso dovrebbe essere disponibile in più lingue. L’operatore dovrebbe anche fornire un servizio di assistenza in tempo reale in caso di necessità.

4. Funzionalità di moderazione e registrazione

Tra le funzionalità di moderazione non possono mancare la possibilità di silenziare selettivamente o massivamente i partecipanti, per evitare rumori sgradevoli, e l’opzione di registrazione con inoltro via e-mail, utile per riascoltare i passaggi significativi in un momento successivo.

Un tassello delle comunicazioni unificate

Le conference call sono soltanto uno degli strumenti di lavoro e di comunicazione di quest’era sempre più smart e connessa: ogni giorno, infatti, milioni di professionisti usano le videoconferenze via web, ma anche i sistemi di desktop sharing e la messaggistica istantanea.

Molto utili possono rivelarsi anche le app che sfruttano la convergenza fisso-mobile, permettendo di utilizzare il numero fisso dell’ufficio anche sullo smartphone e di unire chiamate su rete fissa e mobile in una Conference call con pochi click.

Di fronte a così tanti strumenti e canali di comunicazione, ognuno dei quali con caratteristiche proprie, le aziende devono adottare un approccio integrato, cioè scegliere una sola piattaforma di servizi che li comprenda tutti e garantisca semplicità d’accesso, nonché livelli di servizio adeguati. L’ipotesi che tutti questi servizi vengano erogati in forma integrata dal proprio operatore TLC è vincente sotto diversi punti di vista, ma in particolare per la semplificazione che ne deriva, visto che il Cliente non deve acquistare né imparare a usare strumenti di terze parti. Inoltre, di fronte a qualsiasi problema di natura tecnica o organizzativa, il Cliente ha un unico contatto da chiamare, che si fa carico di risolvere l’inconveniente.