Cosa serve per lo smart working nel 2024: AI e Cloud guidano il cambiamento

Ha senso continuare a parlare di smart working nel 2024? A quanto pare sì.
A confermarlo sono i numeri e le recenti evoluzioni della tecnologia, come l’AI. Collaborare a distanza diventa sempre più facile ed economico, creando grandi opportunità per le imprese e migliorando la soddisfazione dei dipendenti.

Cosa serve ad aziende e professionisti per applicare in maniera proficua lo smart working nel 2024?

Lo smart working continua a crescere

Gli esperti lo avevano previsto: tornare indietro dallo smart working non è possibile.

Gli smart worker in Italia nel 2024 sono diventati 3,65 milioni, con una crescita costante negli ultimi due anni (dopo il calo fisiologico registrato subito dopo il picco della pandemia). Secondo le ultime ricerche dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le persone che fanno smart working sono ben il 541% in più rispetto al periodo pre-Covid.

Questa piccola rivoluzione riguarda tutte le tipologie di aziende ed enti, dalle grandi imprese alle PMI, e include anche la Pubblica Amministrazione.

Lo smart working sta superando tutte le perplessità degli imprenditori e diventa una risorsa per gestire al meglio le risorse economiche (es. uffici ridotti, meno consumi energetici, diminuzione delle trasferte) e favorire la soddisfazione dei dipendenti.

Lo sviluppo del Cloud e l’arrivo dell’AI rendono ancora più semplice e vantaggioso rispondere a questa diffusa esigenza di flessibilità.

Gli elementi indispensabili per lo smart working nel 2024

Smart working, lavoro ibrido e telelavoro non sono più un’eccezione, ma una consuetudine per molte aziende.

Per questo è diventato fondamentale individuare gli strumenti necessari per una collaborazione a distanza agile, efficace e sicura.

Ecco la checklist degli strumenti necessari ad attivare per uno smart working di qualità:

• Connessione internet di rete fissa o mobile veloce e affidabile
• Dispositivi mobili di qualità (possibilmente abilitati per VoLTE e 5G)
• Software di collaborazione e comunicazione
• Software di gestione del tempo e delle attività
• Soluzioni Cloud per l’archiviazione e la condivisione dei file
• Sistemi per la sicurezza informatica e la tutela della privacy
• Strumenti di feedback e monitoraggio del benessere

Questa, in linea generale, è la dotazione di base per creare un ambiente flessibile che promuove produttività, collaborazione e sicurezza.
Non vanno però trascurati anche aspetti relazionali, motivazionali e di supporto, indispensabili per la buona riuscita del progetto: tra questi, l’assicurare formazione e supporto tecnico e psicologico ai collaboratori per essere certi che sfruttino al meglio le risorse a loro disposizione.

Come automazione e l’intelligenza artificiale potenziano lo smart working

Con l’arrivo di nuove tecnologie di automazione e intelligenza artificiale, l’elenco dei servizi per facilitare la collaborazione a distanza si amplia.
I nuovi strumenti sono ideali per annullare ancor di più le distanze tra collaboratori, partner e azienda, ma soprattutto per ottimizzare i flussi di lavoro.

Ecco come l’AI può integrarsi nei processi lavorativi dei team in smart working:

Miglioramento della produttività

• Gli strumenti di collaborazione come che utilizzano l’IA possono migliorare l’efficienza delle comunicazioni, suggerendo risposte, trascrivendo riunioni e ottimizzando la gestione dei compiti
• L’automazione di alcune attività può ridurre il tempo dedicato a compiti più ripetitivi come l’inserimento dei dati, la gestione delle email e l’organizzazione delle riunioni. Bot e script automatizzati possono liberare tempo alle risorse umane per consentirgli di dedicarsi a compiti più strategici

Analisi dei dati e decision-making facilitati

• Le dashboard e i report avanzati che si possono ottenere con strumenti di analisi dei dati basati su IA, possono fornire insight dettagliati sulle performance del team, identificando aree di miglioramento e prevedendo tendenze future
• I modelli di machine learning possono analizzare grandi quantità di dati e agevolare i manager nel prendere decisioni informate e personalizzate

Gestione del personale ottimizzata

• Recruiting e onboarding possono essere semplificati attraverso la pre-selezione automatica dei candidati tramite IA e con chatbot in grado di rispondere alle domande più comuni dei nuovi assunti
• Il benessere dei dipendenti può essere monitorato costantemente analizzando i pattern di lavoro, segnalando rischi di possibili burnout e suggerendo azioni preventive.

Flessibilità e personalizzazione del lavoro

• Il lavoro da remoto è più efficiente grazie a strumenti basati su IA che riescono a ottimizzare le connessioni internet, migliorare la qualità delle videochiamate e personalizzare l’ambiente di lavoro virtuale in base alle preferenze individuali
• Gli assistenti virtuali basati su IA aiutano a gestire l’agenda, ricordare scadenze e dare priorità ai task più importanti.

Potenziamento di sicurezza e privacy

• I sistemi avanzati di Cybersecurity rilevano e prevengono minacce informatiche in tempo reale, proteggendo i dati sensibili aziendali e personali
• La gestione degli accessi può essere automatizzata, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere a determinate informazioni o applicazioni.

Formazione e sviluppo

• Le piattaforme di e-learning basate su IA possono creare percorsi di apprendimento personalizzati, adattando il contenuto e il ritmo di studio alle esigenze individuali
• I sistemi di feedback in tempo reale possono fornire suggerimenti su come migliorare le competenze e le prestazioni, basandosi sull’analisi continua delle attività lavorative.

Il futuro dello smart working? Passa ancora dalle telecomunicazioni

Lo smart working, come sappiamo, offre numerosi vantaggi alle aziende tra cui l‘aumento della produttività, il risparmio sui costi, la possibilità di individuare e mantenere i migliori talenti (anche se vivono in aree geografiche lontane dalle sedi aziendali) e una maggiore sostenibilità ambientale.

Strumenti come il Cloud e i centralini virtuali hanno reso lo smart working accessibile a tutti. L’integrazione delle nuove tecnologie come l’AI permettono di compiere un ulteriore passo in avanti verso una collaborazione efficiente e personalizzata in tempo reale.

Per ottenere il massimo dallo smartworking è importante seguire due semplici consigli.
Primo, evitare di introdurre complessità e incertezze inseguendo le novità a tutti i costi.
Secondo, dare la priorità alla creazione di infrastrutture di comunicazione resilienti e sicure (soprattutto per quanto riguarda connettività e Cloud): su questa base solida è possibile innestare tutti i nuovi servizi. Alla fine l’efficienza dell’AI dipende dal Cloud e da connessioni internet veloci.

Ancora una volta il futuro dello smart working passa dalla qualità delle telecomunicazioni.