Dal centralino PBX alle piattaforme cloud UCaaS: i vantaggi per le imprese

Unire i sistemi di collaborazione per moltiplicare l’efficienza aziendale. Nessuna impresa, dalle PMI alle grandi multinazionali, dovrebbe ignorare questa semplice formula. Le piattaforme Ucaas (Unified Communication as a service) stanno infatti trasformando in maniera radicale il panorama delle comunicazioni aziendali, rendendole più efficienti, flessibili ed economiche per le aziende.

Questi strumenti innovativi basati sul Cloud consentono di gestire le comunicazioni aziendali (chiamate, videoconferenze, chat, desktop sharing ecc) da un unico ambiente, accessibile da PC o smartphone, per migliorare la collaborazione tra team (anche a distanza e in smart working) l’assistenza ai Clienti e i collegamenti tra le sedi aziendali.

In questo articolo raccontiamo in maniera semplice come semplificare il lavoro quotidiano con i sistemi di Unified Communications and Collaboration basati sul Cloud.

Perché il centralino PBX non è più al passo con i tempi

Tradizionalmente, le PMI hanno utilizzato centralini PBX ospitati in sede per gestire le chiamate telefoniche interne ed esterne. Questi sistemi, seppur efficaci, presentano diversi limiti:

• costo elevato: l’acquisto, l’installazione e la manutenzione di un centralino PBX richiedono un investimento significativo. Ogni aggiornamento hardware o software comporta ulteriori spese
• manutenzione complessa: la gestione di un centralino PBX richiede personale qualificato, con conseguente aumento dei costi operativi. Inoltre, le riparazioni e gli aggiornamenti possono causare interruzioni del servizio
• scalabilità limitata: aumentare la capacità di un centralino PBX può essere complicato e costoso. Ogni nuovo utente richiede un’espansione fisica del sistema, con costi e tempi di implementazione non trascurabili
• mobilità ridotta: i centralini PBX tradizionali non supportano efficacemente il lavoro remoto. Le chiamate sono legate a linee fisiche, rendendo difficile la comunicazione per i dipendenti fuori ufficio.

Dal PBX tradizionale al VoIP: l’evoluzione delle comunicazioni aziendali

Il Voice over IP (VoIP) ha introdotto una rivoluzione nel mondo delle comunicazioni aziendali, trasformando le chiamate vocali in pacchetti dati trasmessi tramite Internet. Questo ha permesso di superare le limitazioni dei centralini PBX tradizionali, riducendo i costi e aumentando la flessibilità in quanto le aziende non hanno più bisogno di usare linee analogiche.

Con l’evoluzione del VoIP, è nato l’hosted PBX, un sistema che consente di spostare il centralino telefonico in piattaforme Cloud gestite da provider esterni.

Questa transizione ha modificato radicalmente il modo in cui le aziende comunicano. Le PMI non sono più vincolate ad un’infrastruttura fisica complessa e costosa. Invece, possono accedere a un sistema telefonico avanzato che offre maggiore scalabilità e accessibilità.

Le chiamate non sono più legate ad una linea fissa, ma possono essere effettuate e ricevute da qualsiasi dispositivo connesso ad Internet (smartphone, tablet o PC). Questo ha aperto nuove opportunità per lo smart working e la collaborazione tra team dislocati in diverse sedi.

UCaaS cos’è e perché semplifica le comunicazioni

L’Unified Communication as a Service (UCaaS) rappresenta un ulteriore passo avanti rispetto al VoIP. UCaaS integra diverse forme di comunicazione in un’unica piattaforma Cloud, offrendo un’esperienza unificata e senza soluzione di continuità. Le funzionalità tipiche includono:

• telefonia: chiamate vocali e video di alta qualità
• messaggistica: chat istantanea e messaggistica di gruppo
• videoconferenze: strumenti per riunioni virtuali e condivisione dello schermo
• collaboration tools: condivisione di documenti e collaborazione in tempo reale
• integrazione: compatibilità con altre applicazioni aziendali, come CRM e sistemi di gestione dei progetti

I vantaggi dell’UCaaS: perché sceglierla per la tua azienda

L’adozione di UCaaS offre numerosi vantaggi alle PMI, rendendola una scelta strategica per migliorare la comunicazione e la collaborazione.

1. Supporto al lavoro remoto e flessibilità operativa

Grazie a UCaaS, i dipendenti possono rimanere connessi e collaborare efficacemente, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Questo si traduce in una maggiore flessibilità operativa, permettendo ai team di lavorare da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

2. Miglioramento del servizio clienti e aumento della produttività

Strumenti come la messaggistica istantanea e le videoconferenze consentono di rispondere rapidamente alle richieste, migliorando l’esperienza complessiva del cliente. L’integrazione di diversi strumenti di comunicazione e collaborazione in un’unica piattaforma riduce il tempo perso a passare da un’applicazione all’altra, aumentando la produttività.

4. Scalabilità e riduzione dei costi operativi

Grazie alla comunicazione unificata le aziende non devono più investire in costosi hardware, poiché le piattaforme Cloud sono scalabili e consentono di pagare solo per i servizi effettivamente utilizzati. Questo modello di spesa operativa prevedibile è particolarmente vantaggioso per le PMI, che possono facilmente aggiungere o rimuovere utenti in base alle esigenze aziendali.

5. Innovazione continua e misure di sicurezza avanzate

I provider di UCaaS rilasciano aggiornamenti regolari, assicurando che le PMI abbiano sempre accesso alle tecnologie più recenti e alle funzionalità avanzate. Ad esempio, l’introduzione di nuove funzionalità per la collaborazione o miglioramenti nella qualità delle chiamate possono essere implementati senza interruzioni, mantenendo l’azienda al passo con le ultime tendenze tecnologiche.

Le soluzioni UCaaS includono anche misure di sicurezza avanzate, fondamentali per proteggere le comunicazioni aziendali da potenziali minacce esterne di fronte ad panorama cyber threat sempre più complesso, come evidenziano i dati dell’ultimo rapporto OAD dell’AIPSI.

Piattaforme Cloud UCaaS: la chiave per una comunicazione semplificata

In sintesi, le soluzioni UCaaS offrono alle PMI un modo più semplice, efficiente e flessibile per comunicare. Eliminando la complessità dei sistemi tradizionali e consentendo una maggiore mobilità, l’UCaaS libera le aziende da vincoli tecnologici, permettendogli di concentrarsi sulle proprie attività.

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