La Mail in Cloud ora parla italiano e semplifica il lavoro delle aziende

La posta elettronica è il fulcro delle comunicazioni aziendali e uno dei pilastri che sostengono la Digital Transformation delle aziende. Contare su un servizio mail in cloud semplice da gestire, affidabile e sicuro è fondamentale per chi fa business.
Purtroppo non sempre è semplice individuare la soluzione ideale per la propria azienda.

Mail in Cloud: lo strumento ideale per semplificare il lavoro

Le vecchie soluzioni con server di posta e software installati in sede (on premise) sono dispendiose e difficili da gestire e mantenere aggiornate.
I servizi in cloud offerti dai grandi provider internazionali, invece, richiedono costose integrazioni per ottenere garanzie sulla funzionalità, l’assistenza e la sicurezza, anche in ottica GDPR. Affidarsi a un provider estero, sottoposto a regole diverse da quelle europee, non offre garanzie sulla gestione dei dati aziendali.
La soluzione a questi problemi, che accomunano PMI e grandi imprese, esiste già: scegliere una mail in cloud tutta italiana.

Una mail in cloud offre una soluzione completa, fornendo alle aziende la flessibilità, la potenza e la sicurezza necessarie per ottimizzare la gestione delle comunicazioni e aumentare la produttività. Il fatto che venga sviluppata direttamente in Italia ed erogata tramite Data Center dislocati nel nostro paese garantisce prestazioni costanti, assistenza puntuale e tutela rigorosa dei dati.

Scopri come semplificare il tuo lavoro con l’email in cloud.

Che cos’è la mail in cloud?

L’email in cloud è un servizio che permette alle aziende di gestire la propria posta elettronica attraverso una piattaforma basata sul cloud.
Questa caratteristica semplifica il lavoro e migliora la collaborazione, perché le email, i contatti e i calendari sono accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Inoltre i servizi email in cloud gravano meno sulle risorse e le attività aziendali, eliminando tutti i problemi legati alla gestione hardware e software.

Mail On-Premise vs. Mail in Cloud: il confronto

Fino a pochi anni fa molte aziende preferivano gestire i loro servizi di posta elettronica tramite email server ospitati in sede, con la convinzione di garantire più sicurezza alle loro comunicazioni.
La rivoluzione del Cloud ha reso rapidamente obsoleto questo modo di gestire la posta elettronica.

Le aziende che gestiscono la posta elettronica con server interni (on-premise) devono affrontare numerose criticità:

• Costi elevati per hardware, manutenzione e aggiornamenti;
• Rischi di downtime e perdita di dati per guasti o attacchi informatici;
• Difficoltà nella scalabilità quando l’azienda cresce e le esigenze aumentano;
• Carichi di lavoro aumentati per il reparto IT, che deve occuparsi della sicurezza e delle performance.

Perché scegliere un servizio mail in cloud

Scegliere un servizio in Cloud gestito da un provider affidabile e dotato di un’infrastruttura sicura elimina tutti questi problemi.
I benefici di un Cloud mail per le aziende sono evidenti:

• scalabilità: le aziende possono facilmente aumentare o diminuire le risorse dedicate alla loro cloud mail (es numero di caselle mail o capacità di archiviazione) in base alle esigenze del momento. Questa flessibilità è fondamentale per le imprese in crescita o con necessità variabili
• accessibilità e collaborazione: grazie al cloud, è possibile accedere alle email da qualsiasi luogo e dispositivo. Che si tratti di un computer, uno smartphone o un tablet, le informazioni sono sempre a portata di mano. Questo è particolarmente utile per le aziende con dipendenti che lavorano da remoto o in mobilità
• sincronizzazione continua: i messaggi email, i dati in essi contenuti, i calendari e le rubriche aziendali sono sempre sincronizzati su tutti i dispositivi, ovunque ci si trovi. Questo rende più produttivi e semplifica la vita, permettendo di avere sempre a disposizione le informazioni aggiornate
• riduzione dei costi: con la cloud email, non è necessario investire in server fisici o in costose licenze software. Inoltre, le spese di manutenzione e aggiornamento sono significativamente ridotte, poiché il provider del servizio si occupa di tutto
• sicurezza avanzata: le soluzioni di mail cloud offrono protezioni avanzate contro malware, phishing e altre minacce informatiche. I dati sono criptati e protetti da accessi non autorizzati, garantendo la massima sicurezza per le comunicazioni aziendali
• backup e recupero dati: un altro grande vantaggio è la possibilità di effettuare backup automatici e di recuperare facilmente le email in caso di perdita di dati. Questo assicura la continuità del lavoro e la protezione delle informazioni critiche, anche in caso di furto o smarrimento di un device. In caso di necessità o di sostituzione di un device, tutte le informazioni possono essere recuperate in pochi secondi dall’utente autorizzato.
• archiviazione illimitata: la possibilità di archiviare i messaggi senza limiti di spazio garantisce che tutte le comunicazioni siano conservate in modo sicuro e accessibile in qualsiasi momento.
• integrazione: grazie agli API puoi integrare facilmente la posta elettronica in cloud con gli altri sistemi gestionali e di comunicazione aziendale (CRM, videoconferenze ecc).

L’importanza di scegliere un provider affidabile

La scelta del provider di posta elettronica in cloud è cruciale per le aziende.

Optare per soluzioni offerte da provider affidabili, con server situati preferibilmente in Italia o nell’Unione Europea, garantisce un alto livello di sicurezza e conformità alle normative locali.

La localizzazione dei dati all’interno dell’UE, ad esempio, assicura il rispetto del GDPR, tutelando la privacy degli utenti e minimizzando i rischi legati al trasferimento transfrontaliero delle informazioni.

Le aziende che vogliono scegliere un provider affidabile possono verificare se il fornitore ha ottenuto certificazioni come la ISO27001 o se è qualificato per fornire servizi alle pubbliche amministrazioni tramite la ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale).

Inoltre, scegliere un provider italiano che sviluppa direttamente i propri servizi permette di ottenere servizi costantemente aggiornati, standard di sicurezza più elevati e tempi di risposta più rapidi in caso di assistenza, garantendo una continuità operativa essenziale per qualsiasi attività.

Come verificare se il servizio mail in Cloud è sicuro: la checklist

Gli elementi per determinare se un servizio di posta è veramente sicuro sono numerosi. Abbiamo provato a sintetizzarli in una breve checklist.

• server mail dedicati ai Clienti custoditi in Data Center sicuri locati in Italia, con garanzie sulla continuità del servizio
• sistemi di protezione dei server cloud da attacchi informatici
• antivirus e antispam sulla posta in arrivo del Cliente costantemente aggiornati
• utilizzo di sistemi di sicurezza come l’antispam in uscita che, in caso di violazione di una casella del Cliente, rileva la spedizione di spam per evitare problemi di sicurezza e danni alla reputazione dell’azienda
• possibilità di impostare policy di sicurezza come autenticazione a due fattori (2FA), forza cambio password al primo accesso, eccesso limitato a IP autorizzati ecc
• possibilità di crittografare i messaggi, affinché non siano leggibili da estranei
• sistemi di autenticazione SPF, DKIM e DMARC che aiutano i tuoi destinatari a comprendere che una certa email proviene effettivamente dal tuo server di posta invece che da un mittente fittizio
• monitoraggio costante e proattivo del servizio con assistenza qualificata in tempi rapidi.

Mail Vianova: la soluzione che garantisce sicurezza ed efficienza

Un esempio di servizio di mail in cloud affidabile e completo è quello offerto da Vianova.
La soluzione proposta da Vianova è progettata in ogni dettaglio per fornire massima efficienza e sicurezza, adattandosi perfettamente alle esigenze delle aziende.
Ecco i vantaggi offerti dal servizio:

• cloud sicuro e italiano: tutte le informazioni sono memorizzate nel Cloud italiano di Vianova, garantendo la massima sicurezza e conformità alle normative europee
• sviluppato in Italia: la suite di posta elettronica di Vianova è sviluppata in Italia in collaborazione con Qboxmail, azienda del Gruppo Vianova, per offrire servizi pensati per le imprese costantemente aggiornati e monitorati in modo da offrire la massima qualità senza dipendere da fornitori esterni
• webmail responsiva e pannello di controllo: la webmail permette di accedere ai messaggi e agli appuntamenti sempre sincronizzati, mentre il pannello di controllo offre una gestione semplice e centralizzata di tutti gli account email
• strumenti di collaborazione: con Vianova, le aziende possono usufruire di calendari multipli e condivisi, migliorando l’organizzazione e la gestione del lavoro di squadra
• archivio e backup automatico: questo servizio assicura che tutti i messaggi inviati e ricevuti siano archiviati senza limiti di spazio, con possibilità di recupero autonomo dei messaggi persi
• email security: Vianova protegge i domini aziendali da attacchi informatici e accessi non autorizzati, salvaguardando la reputazione e la sicurezza delle comunicazioni