Lavorare da un luogo di vacanza? Con il Workation è possibile

C’è chi ha scelto di lavorare da una nave da crociera e chi da un’isola del Mediterraneo.
Oppure chi sviluppa un progetto importante da un resort attrezzato con accanto la sua famiglia e la possibilità di gestire le pause ricaricandosi con la mindfulness, l’attività fisica preferita o una semplice passeggiata in mezzo alla natura.
Da qualche anno il concetto di flessibilità sul lavoro ha allargato i suoi confini e introdotto nuove modalità operative che vanno oltre lo smart working. Tra queste spicca il Workation, ovvero il lavoro svolto da luoghi di vacanza.

Una nuova formula per il lavoro e il welfare

A rendere possibile questa formula – che si è diffusa dagli Stati Uniti e dal Nord Europa – è l’incontro tra evoluzione tecnologia e nuove sensibilità verso il lavoro.

Il benessere delle Persone è sempre più importante per le aziende.
Lo confermano i dati sull’adozione di sistemi di welfare aziendale a livello nazionale. Il 75% delle PMI, secondo la ricerca Welfare Index condotta da Generali, adotta programmi di welfare avanzati, con una preferenza per la conciliazione vita-lavoro.
Aziende e professionisti, infatti, danno sempre più importanza al work-life balance per ridurre i livelli di stress e aumentare produttività e creatività.

Lo smart working e le sue evoluzioni, come il workation, sono tra le forme più apprezzate di welfare.

Ma quali sono i reali benefici e i limiti del workation? E quali sono le tecnologie e gli strumenti di comunicazione e collaborazione necessari per garantirne l’efficacia?

Cos’è il workation e chi può scegliere la formula lavoro più vacanza

Il termine workation deriva dall’unione delle due parole work (lavoro) e vacation (vacanza) e descrive una nuova forma di lavoro che può essere svolto da luoghi considerati mete per le vacanze.

Il workation è un’opportunità per incentivare e fidelizzare i collaboratori, ma anche per stimolare la creatività, incrementare la produttività e migliorare il benessere aziendale e la soddisfazione dei dipendenti.

Naturalmente il workation non è adatto a tutte le categorie lavorative.
La sua formula si combina perfettamente con le esigenze di chi, ad esempio, svolge professioni creative o si occupa di project management e può lavorare per obiettivi ben definiti e gestibili a distanza.

In questi contesti, secondo gli esperti del settore, beneficiare di momenti di pausa in luoghi stimolanti può aiutare a migliorare le performance.

Professionisti, famiglie e “nomadi digitali”: una tribù che cresce

Non a caso, i primi ad adottare il workation sono stati i cosiddetti “nomadi digitali”, cioè persone che hanno scelto di lavorare da luoghi esotici approfittando della facilità di collaborazione permessa dalle tecnologie digitali.

Il trend ha poi raggiunto aziende più strutturate che hanno inserito il workation tra i benefit per i dipendenti.
Le persone interessate possono scegliere di lavorare a distanza per periodi più o meno lunghi, da qualunque luogo preferiscano.
Offrire la possibilità di lavorare da luoghi di vacanza può diventare anche un premio sovvenzionato dall’azienda.

Il workation aiuta anche le famiglie. Un esempio? Questa formula è di estrema attualità in questo periodo in cui le persone pianificano le vacanze estive. Per molti è infatti difficile far convivere le esigenze delle aziende e quelle delle famiglie che spesso si trovano a dover gestire scuole chiuse e ferie che non combaciano.

Workation: quali sono i vantaggi

Anche nel workation non tutto è oro quello che luccica. Prima di attivare un programma lavorativo di questo tipo è bene conoscerne pro e contro.

Tra i vantaggi del workation è possibile individuare:

• Flessibilità. Poter lavorare da qualsiasi luogo e dunque di andare in vacanza più volte, anche extra ferie, o di passare del tempo con la famiglia d’origine che magari vive lontano
• Gestione delle energie. La chance di scegliere una location più stimolante per incentivare creatività, ispirazione e ricaricarsi, senza legarsi a una routine troppo stringente
• Equilibrio. La possibilità di creare un migliore equilibrio tra vita lavorativa e personale, alternando lavoro e momenti di relax e svago
• Scambio di idee. L’occasione di arricchire la propria vita, anche professionale, con nuove esperienze in contesti culturali diversi

Workation: i rischi da evitare

Come tutte le forme di lavoro a distanza, i “pro” del workation possono facilmente trasformarsi in “contro”. Chi lavora da remoto rischia di:

• Veder saltare gli orari di ufficio e quindi lavorare in maniera continuativa senza riposarsi mai
• Non riuscire a trovare un equilibrio tra momenti dedicati al lavoro e al relax (o alla famiglia)
• Stressarsi nel tentativo di conciliare scadenze e attività extra lavorative
• Avere difficoltà nel coordinare le comunicazioni e soffrire l’isolamento rispetto al team con cui si è soliti confrontarsi
• Trovare un ostacolo in strumenti di lavoro non idonei per un’attività ottimale anche da remoto

Il successo del workation dipende dalla capacità dei team aziendali di lavorare con obiettivi prefissati gestibili in autonomia (e con risultati misurabili). Molto importante è anche avere a disposizione le giuste tecnologie per collaborare senza interruzione e senza mettere a rischio i dati aziendali (ad esempio connettendosi da WiFi pubblici non sicuri).

Strumenti e tecnologie essenziali

Il successo di un programma di workation dipende in gran parte da una corretta gestione del personale e dei progetti.
A questo si aggiunge sicuramente la disponibilità azienda di strumenti e tecnologie idonei per garantire la massima efficienza:

1. Dispositivi portatili performanti come laptop, tablet e smartphone, dotati di accessori di qualità come auricolari, webcam esterne, batterie portatili;

2. Connessioni Internet affidabili, stabili e veloci, che possono essere garantite con soluzioni come Wi-Fi portatile e hotspot mobili;

3. Software di collaborazione e comunicazione tra cui piattaforme di videoconferenza, messaggistica istantanea, piattaforme di condivisione di documenti e gestione dei progetti;

4. Soluzioni di unified communication che permettano la gestione delle chiamate di rete fissa e mobile dallo smartphone

Per garantire la sicurezza dei dati aziendali è infine indispensabile che l’azienda sia dotata di VPN (Virtual Private Network) per connessioni sicure e soluzioni di cybersecurity per proteggere i dati sensibili.

Come organizzare il workation

Come per il più tradizionale smart working, la collaborazione tra professionista e azienda è la chiave per rendere soddisfacente e funzionale il workation.

Per minimizzare le potenziali criticità il lavoratore ha il compito di stabilire dei confini, settarsi su nuove modalità e rispettare gli impegni presi.

Da parte sua l’azienda deve offrire supporto tramite alcune best practice da applicare prima e dopo l’avvio del progetto:

• Identificare i collaboratori idonei
• Definire obiettivi chiari e misurabili
• Fissare delle linee guida per la sicurezza e la privacy dei dati
• Mantenere alta la produttività e l’engagement dei collaboratori
• Monitorare prestazioni e soddisfazione del collaboratore, senza limitare la flessibilità
• Garantire feedback e supporto costanti

Il lavoro in vacanza? Ha bisogno di servizi affidabili e sicuri

Le aziende puntano sempre più sul welfare per migliorare la produttività e per attirare (e mantenere) i migliori talenti.
Le forme di welfare più apprezzate sono quelle che permettono di migliorare il work-life balance. Il workation, come tutte le forme di lavoro smart, rientra pienamente in questa categoria.

In questa nuova era del lavoro ibrido, le nuove tecnologie di collaborazione basate sul Cloud (centralini, collaboration, storage ecc) permettono alle persone di lavorare al meglio, ovunque si trovino.

Anche in questo contesto innovativo è fondamentale affidarsi a fornitori di servizi affidabili che mettano a disposizione connettività stabili e piattaforme di collaborazione (centralini, desktop sharing, videoconferenza ecc) performanti, affidabili e sicure per quanto riguarda la protezione dei dati aziendali.