Il lavoro ibrido aumenta la produttività: come introdurlo con semplicità in azienda

Lo smart working e il lavoro ibrido tornano a crescere nelle grandi aziende e nelle PMI italiane, grazie alla capacità di creare un nuovo equilibrio tra esigenze di flessibilità dei lavoratori e delle imprese.
Lo confermano i nuovi dati dell’Osservatorio per lo Smart Working del Politecnico di Milano.

Il 96% delle grandi imprese italiane nel 2023 ha adottato forme di smart working, alternando giornate in ufficio e da casa secondo un modello ibrido. Forme di lavoro smart sono già presenti anche nel 56% delle PMI italiane, anche se con una crescita più lenta.
Queste percentuali sono destinate a crescere anche nel 2024, quando in Italia avremo circa 3,65 milioni di lavoratori smart e ibridi.

Perché tante PMI e grandi aziende scelgono queste forme flessibili di organizzazione del lavoro? In questo breve vademecum spieghiamo quali sono i vantaggi concreti e come applicarli in azienda.

Lavoro ibrido e smart: perché sempre più aziende li utilizzano

Il trend generale di crescita del lavoro ibrido trova conferma da uno studio dell’università di Stanford ripubblicato dal settimanale britannico The Economist.

Secondo lo studio, prima della pandemia il 5% delle persone lavorava già da remoto.
Durante il lockdown la percentuale è salita al 60%, per poi scendere per motivi fisiologici.

Questa è stata la fine dello smart working, come hanno pensato alcuni analisti? Non proprio.
Perché la percentuale di persone che usufruiscono dell’hybrid work si è stabilizzata per poi ricominciare a crescere. Adesso il 45% dei lavoratori americani adotta una qualche forma di smart working: il 30% usufruisce del lavoro ibrido, il 15% lavora completamente da remoto.

Secondo il professor Nicholas Bloom – autore della ricerca – due giorni di lavoro da casa alla settimana, renderebbero i dipendenti più felici e produttivi.

Le aziende che hanno adottano il lavoro ibrido hanno visto la produttività crescere tra il 3 e il 5%. Inoltre hanno visto scendere i tassi di abbandono da parte dei dipendenti e sono diventate più attrattive per i candidati più qualificati.

Ma cosa si intende esattamente per lavoro ibrido e smart working? Quali vantaggi concreti portano ad imprese e lavoratori? E cosa serve per attivarli mantenendo efficienza, sicurezza e costi ridotti?

Lavoro ibrido e smart working: cosa sono e perché vanno abbinati

Negli ultimi anni si è parlato molto di smart working e di lavoro ibrido (hybrid work in inglese). I due termini sono spesso utilizzati come sinonimi, perché descrivono entrambi forme di flessibilità del lavoro. Ma c’è una differenza importante che non va sottovalutata.

Quando si parla di smart working si pone l’accento soprattutto sulle tecnologie e sui processi aziendali utilizzati per favorire una collaborazione agile e flessibile. Lo smart working, secondo le definizione del Politecnico, è un modello organizzativo fondato sulla capacità di restituire alle persone autonomia decisionale sugli spazi, sugli orari e sugli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Lo smart working non implica necessariamente un lavoro a distanza. Gli strumenti digitali, l’organizzazione del lavoro per obiettivi, secondo gli esperti del Politecnico di Milano, possono rendere più efficace anche la collaborazione tra persone che si trovano nella stessa stanza.

Il lavoro ibrido è invece un modello organizzativo che prevede una parte di lavoro in ufficio, quindi in presenza, e una parte da remoto (a casa, in uno spazio di co-working o in qualunque altro luogo). La percentuale di lavoro da casa e in ufficio può variare in base alle esigenze delle aziende.
Secondo gli esperti, la condizione ottimale sarebbe avere 2-3 giorni a casa e il resto in ufficio.

Per essere veramente efficace, il lavoro ibrido deve essere anche “smart”: fiducia e autonomia, organizzazione per obiettivi e tecnologie ICT (cloud, UCC, convergenza fisso-mobile, VPN, servizi di collaboration) giocano un ruolo fondamentale nel suo successo.

Migliorare la collaborazione e ridurre i costi: i vantaggi per le aziende

Questo modello ibrido ha successo, come hanno rilevato gli studi del Politecnico e dell’università di Stanford, proprio perché bilancia la necessità di interagire in presenza con la flessibilità offerta dal lavoro da remoto.
I vantaggi per aziende e dipendenti sono importanti:

1. Flessibilità e inclusività
   I dipendenti possono bilanciare meglio il lavoro con la vita personale. Lavorare vicino alle proprie famiglie e senza faticosi spostamenti può ridurre lo stress e aumentare la soddisfazione.
   Rendere flessibile il lavoro aumenta anche i livelli di inclusività per categorie protette, famiglie e minoranze.
2. Aumento della Produttività
   Molte persone trovano che lavorare in un ambiente tranquillo, come la propria casa, possa aumentare la concentrazione e la produttività. La possibilità di scegliere in maniera flessibile quando e dove svolgere determinate attività migliora la concentrazione e la distribuzione dei carichi di lavoro. La felicità dei dipendenti migliora anche le relazioni con i Clienti.
3. Risparmio economico e riduzione dell’impatto ambientale
   Il lavoro ibrido permette di ridurre i costi per i trasferimenti e per la gestione delle sedi. Con meno viaggi e utilizzo ridotto degli uffici si riduce anche l’impatto ambientale.
4. Attrattività e retention dei talenti
   Offrire forme di lavoro flessibili, compreso il lavoro ibrido, rende un’azienda più attraente per i talenti sul mercato del lavoro e contribuisce a trattenere i dipendenti esistenti.
   Introdurre forme di flessibilità del lavoro amplia anche il bacino geografico dei possibili candidati da assumere.

Cosa serve per rendere efficiente il lavoro ibrido

Il segreto del successo, nell’era dell’hybrid work, è riuscire a creare uffici da remoto efficienti e sicuri in qualunque luogo si decida di lavorare. Il lavoro ibrido non può essere certamente improvvisato. Per renderlo veramente efficiente serve un mix equlibrato di tecnologia e organizzazione.

Le best practice organizzative per gestire il lavoro ibrido

Lavoro per obiettivi, flessibilità, responsabilizzazione e autonomia delle persone sono i pilastri del lavoro smart e ibrido. Per applicarli con successo è importante compiere alcune semplici azioni.

1. Sviluppa processi organizzativi chiari, con obiettivi condivisi e semplici da gestire. Le persone dovrebbero sempre sapere cosa fare e dovrebbero avere la possibilità di distribuire il carico di lavoro anche in base alle proprie esigenze familiari o personali. La produttività dovrebbe essere misurata in base ai risultati raggiunti e non al tempo impiegato per svolgere un lavoro
2. Aiuta le persone a creare uno spazio per lo smart working ordinato, sicuro e fornito dei giusti strumenti (es. cuffie, PC, schermi) per favorire la concentrazione e la produttività.
3. Gestisci efficacemente la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team che lavorano in luoghi diversi. Metti a disposizione delle persone diversi strumenti per comunicare (chat, e-mail, videochiamate, desktop sharing) in modo che possano scegliere quello che preferiscono o quello più adatto alle circostanze. Tutte le sedi aziendali – sia on premise che remote – dovrebbero avere strumenti di comunicazione con gli stessi livelli di efficienza per accedere a CRM aziendali, applicativi aziendali e documenti condivisi.
4. Crea occasioni di incontro anche virtuali per promuovere un senso di comunità, anche quando si lavora da luoghi diversi. In questo senso anche l’ufficio deve trasformarsi in un luogo ibrido pensato per promuovere la collaborazione smart e coinvolgere le persone che lavorano da remoto.
5. Punta sulla formazione. Conoscere le caratteristiche di ogni strumento di comunicazione permette di compiere le scelte giuste, eliminare ostacoli tecnici, tutelare la sicurezza informatica.

Lo studio dell’università di Stanford inserisce anche un altro elemento organizzativo da valutare con attenzione. Nelle modalità di lavoro ibride, spiega l’autore dell’analisi, è essenziale che i dipendenti lavorino negli stessi giorni in ufficio e da remoto, in maniera coordinata, “per massimizzare la coesione e l’efficacia”.

Lavoro ibrido: mettere la tecnologia al servizio delle Persone

Nel lavoro ibrido la tecnologia deve essere messa al servizio delle persone.
Questo significa fornire strumenti di lavoro efficienti e semplici da utilizzare per tutti. In questo modo si favorisce la collaborazione senza creare rallentamenti e frustrazioni.

Tecnologie come il cloud, la convergenza fisso-mobile e i servizi di collaboration (es. desktop sharing, videoconferenze, archiviazione cloud) hanno una grande potenzialità.

In questa nuova era del lavoro ibrido, le nuove tecnologie di collaborazione basate sul Cloud permettono alle persone di lavorare al meglio, ovunque si trovino, in sicurezza.

Investire in queste risorse permette di tenere sotto controllo i costi e migliorare la qualità complessiva del lavoro, non solo per l’hybrid work.

Quali sono i servizi essenziali per rendere efficiente e sicuro lo smart working?

Cloud e lavoro ibrido: gli strumenti per migliorare l’efficienza

Il Cloud fa la parte del leone nei processi di digitalizzazione delle imprese e quindi anche nell’adozione di lavoro ibrido e smart. Ecco come questa tecnologia, nelle sue varie declinazioni, può aiutare le imprese.

• grazie ai centralini in Cloud, gli interni telefonici aziendali di rete fissa possono essere utilizzati anche sugli smartphone, ovunque ci si trovi, senza più bisogno di una postazione fissa o apparati dedicati
• email, messaggi, appuntamenti e contatti sono disponibili in maniera sincronizzata e automatica su tutti i device
• servizi di videoconferenza e desktop sharing facilitano la collaborazione e permettono di ridurre i costi di trasferta e i tempi di sviluppo dei progetti
• lo storage online permette di archiviare e aggiornare grandi quantità di dati, rendendoli accessibili da qualunque luogo alle persone autorizzate
• sistemi di backup e disaster recovery in Cloud permettono di garantire la business continuity, anche in caso di guasti o attacchi informatici
• l’hardware e il software possono essere “virtualizzati” sulla nuvola con prestazioni garantite e risparmi notevoli per acquisto, manutenzione e alimentazione energetica.

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Centralini virtuali e convergenza fisso-mobile

La perdita di centralità della postazione fissa necessita di nuovi sistemi ad hoc, come la convergenza fisso-mobile permessa dai centralini virtuali.

Questi sistemi potenziano la reperibilità perché permettono agli utenti di utilizzare app dedicate per gestire le chiamate di rete fissa e mobile dai loro smartphone ovunque si trovino.

In alcuni casi le app permettono di utilizzare le reti WiFi per effettuare e ricevere chiamate in uffici e abitazioni dove la rete mobile non arriva.

La telefonia in cloud semplifica anche il lavoro dei reparti tecnici.
Poter usufruire di un centralino virtuale permette di attivare lo smart working con pochi clic e di scalare il numero di utenti attivi senza difficoltà.
Queste caratteristiche di flessibilità ed efficienza, permettono ad esempio di spostare con facilità il luogo di lavoro di interi reparti nevralgici per l’azienda, come i servizi di assistenza ai Clienti, senza intaccare produttività e qualità.

Infine i centralini virtuali portano anche grandi vantaggi economici, eliminando i costi legati all’acquisto di hardware e alla manutenzione degli apparati fisici.

Sicurezza dei dati aziendali nel lavoro ibrido

Ogni azienda dovrebbe scegliere servizi sicuri e sviluppare delle policy per proteggere i dati in ogni situazione, in particolar modo quando si pratica il lavoro ibrido e gli utenti possono accedere alla rete da device personali o reti non protette.

Ecco alcuni consigli utili:

• Scegliere strumenti sicuri. Videoconferenze, desktop sharing e sistemi per la condivisione dei file devono essere erogati da fornitori strutturati che utilizzano Data Center sicuri ed essere dotati di sistemi di protezione dei dati (es.crittografia)
• Utilizzare accessi protetti. Scegliere un servizio di VPN professionale che consente di collegarsi ai dati aziendali in maniera sicura, anche se si utilizzano WiFi pubbliche o ci si connette dal PC di casa
• Proteggere i dispositivi fissi e mobili. I dispositivi devono essere protetti tramite sistemi antivirus e software di sicurezza sempre aggiornati. Sono anche consigliati sistemi autenticazione a più fattori o che permettano di scegliere password di qualità costantemente aggiornate (es.token).
• Creare una cultura della sicurezza. L’investimento più importante e redditizio è comunque sempre quello sulle persone. I dipendenti di un’azienda dovrebbero essere formati sul tema della sicurezza informatica e saper quindi riconoscere, ad esempio, email di phishing o altre minacce informatiche.

L’importanza della connettività e della manutenzione predittiva

Il cloud e il digitale non possono funzionare senza connessioni internet efficienti e affidabili.

Al fine di unire prestazioni, sicurezza e facilità di utilizzo è sempre meglio affidarsi a provider con infrastrutture di rete di proprietà, che siano preparati per fornire assistenza in tempo reale.
Un fornitore che eroga servizi efficienti e offre assistenza in tempi rapidi permette di semplificare notevolmente il lavoro dei reparti IT che devono gestire una forza lavoro ibrida.

Ad esempio una rete di telecomunicazioni di qualità professionale dedicata alle imprese garantisce elevate prestazioni anche nei momenti di picco perché non viene sovraccaricata dai volumi di traffico generati da attività consumer (streaming video ecc.).

L’utilizzo frequente di sistemi in cloud richiede bande di accesso superiori, soprattutto in upload.
Utilizzare servizi cloud erogati dallo stesso fornitore della connettività permette di migliorare ulteriormente le prestazioni per latenza, packet loss e stabilità.
In ogni caso una rete business efficiente deve essere costantemente monitorata da tecnici esperti, aiutati da algoritmi evoluti, che applicano la cosiddetta manutenzione predittiva per evitare rallentamenti e guasti.

Se l’azienda non ha la possibilità di fornire connettività professionali a tutti i dipendenti, può favorire il lavoro a distanza ricorrendo agli smartphone.
Ad esempio mettendo a disposizione SIM con connessioni dati efficienti.
Inoltre è consigliabile realizzare nelle abitazioni dei collaboratori reti WiFi separate, dedicate esclusivamente all’attività lavorativa.
Le reti WiFi possono anche essere utilizzate per effettuare e ricevere chiamate dallo smartphone senza costi, anche nelle aree non raggiunte dalla copertura mobile.

La flessibilità è una risorsa per il futuro

La flessibilità è una risorsa per il futuro, concordano i maggiori esperti internazionali.

Il lavoro ibrido sta plasmando il futuro delle aziende in tutto il mondo, offrendo una soluzione innovativa che coniuga flessibilità e produttività. Questa nuova modalità di lavoro non solo risponde alle esigenze dei dipendenti, ma rappresenta anche un’opportunità per le aziende di ridefinire il concetto di ufficio e di creare ambienti di lavoro più agili e sostenibili, sia dal punto di vista economico che ambientale.

La possibilità di scegliere di lavorare da casa 2-3 volte alla settimana oppure incontrarsi in ufficio solo se necessario, diventerà la nuova normalità per la maggior parte delle aziende mondiali. 

La tecnologia per gestire con efficienza una forza lavoro distribuita è già accessibile per tutti, dalle PMI alle grandi imprese. Gli investimenti in questo settore resteranno a disposizione delle aziende per migliorare anche il lavoro del futuro.