Perché il backup dei dati può salvare la tua azienda

Una delle attività più importanti per le aziende nell’era digitale? Effettuare un backup dei dati che garantisca la continuità dei servizi in caso di attacchi informatici, disastri, guasti hardware o errori umani.

I riflettori su questo tema si riaccenderanno il 31 marzo in occasione del World Backup Day, una giornata dedicata a sensibilizzare le aziende sull’importanza di proteggere i propri dati con un efficace sistema di backup.
Il backup dei dati è un tema che ogni azienda, professionista o semplice cittadino dovrebbe inserire nelle proprie priorità ogni giorno, senza esitazioni.

Cosa si rischia se si perdono i dati?

Le minacce alla sicurezza dei dati sono sempre più frequenti e sofisticate.

• nell’ultimo anno il 41% delle aziende ha subito attacchi malware (Fonte: Thales Data Threat Report)
• ogni mese un decimo dei computer viene infettato da virus (Fonte: World Backup Day)
• le principali cause di perdita di dati (data loss) sono guasti hardware (43% dei casi), errori umani (30% dei casi) e attacchi informatici
• un downtime (cioè uno stop dell’infrastruttura informatica che permette l’accesso ai dati) fa perdere alle aziende mediamente fino 5600 dollari al minuto (Fonte: Gartner)

La perdita di dati può quindi avere conseguenze devastanti per il business, causando interruzioni operative, danni reputazionali e perdite finanziarie pesanti (o addirittura irreparabili).

Per questo il backup dei dati è un aspetto fondamentale di ogni piano di business continuity, insieme al disaster recovery, perché permette di minimizzare i tempi di inattività e le perdite di dati essenziali in caso di incidente o “disastro”.

C’è anche un importante aspetto legale da considerare.
Secondo il GDPR, infatti, le aziende che trattano dati sensibili sono tenute a proteggerli da eventuali attacchi e ad evitare i cosiddetti data breach.
Se questo non avviene, ai danni materiali e di immagine provocati da un virus o da un incidente che blocchi le attività, vanno ad aggiungersi i rischi di multe salatissime.

Il backup non è quindi un’opzione, ma una necessità per la sopravvivenza di qualsiasi azienda.
Di seguito troverete le risposte ad alcune importanti domande. Quali sono le migliori strategie e gli strumenti per effettuare un backup efficiente ed economico? Quali sono i 4 errori più comuni commessi dalla imprese? E quali sono le best practice da applicare immediatamente?

Cos’è il backup dei dati e perché è importante?

Il backup dei dati è un processo che prevede la creazione di copie di file, database o informazioni e la loro archiviazione sicura su sistemi fisici o in cloud.

Le best practice del backup suggeriscono che i dati da proteggere vengano archiviati in un luogo diverso (sito secondario) da quello che ospita i dati originali (il cosiddetto sito primario).
Ad esempio, custodire un server di backup nella stessa sede dove sono archiviati i dati originari renderebbe inutile il piano di backup in caso di incendio o incidente.

Con un backup eseguito a regola d’arte, invece, anche se i file originali andassero in qualche modo perduti – a causa di guasti hardware, attacchi informatici, disastri o cancellazioni accidentali – le copie potrebbero essere recuperate facilmente per garantire la business continuity.

Gli errori più comuni commessi dalle imprese

Nonostante la crescente consapevolezza, molte aziende commettono errori gravi nella gestione dei backup, esponendosi a rischi notevoli.
Tra gli errori da evitare ci sono sicuramente:

• Mancanza di una strategia di backup definita: Non avere un piano chiaro di backup, che definisca quali dati devono essere salvati (es. file personali, documenti aziendali, foto, e-mail, ecc), con quale frequenza (giornaliera, settimanale, mensile) e dove (es. disco rigido esterno, cloud, NAS) è un errore comune che può portare a perdite ingenti
• Scelta di soluzioni di backup inadeguate: Optare per soluzioni obsolete o non adatte alle proprie esigenze specifiche può compromettere l’efficacia del backup e la capacità di ripristino in caso di disastro
• Mancanza di verifica e testing: Non testare regolarmente il backup per verificarne l’integrità e la capacità di ripristino è un errore fatale che può rendere inutili i backup in caso di necessità
• Ignorare la sicurezza dei dati di backup: Non proteggere adeguatamente i dati di backup da accessi non autorizzati o da attacchi informatici può vanificare tutti gli sforzi fatti per la loro conservazione. Ad esempio i dati di backup devono essere protetti da accessi non autorizzati tramite una crittografia forte e password robuste.

Quali tipi di backup esistono?

L’importanza di attivare sistemi di backup e di gestirli in maniera adeguata a questo punto dovrebbe essere chiara.
Ma quali sono gli strumenti da attivare?

Esistono moltissimi tipi di backup che utilizzano strumenti hardware, software e cloud. Questi strumenti possono essere utilizzati singolarmente o combinati, creando soluzioni ibride (che uniscono i vantaggi del backup on-premise con quelli del cloud), per aumentare i livelli di sicurezza.

Non esiste una formula uguale per tutti. La scelta della soluzione di backup più adatta dipende da diversi fattori, tra cui:

• le dimensioni e la complessità dell’azienda
• il tipo e la quantità di dati da proteggere
• il budget disponibile
• le esigenze di sicurezza e conformità
• le preferenze dell’azienda in termini di gestione e controllo dei dati.

Le tecnologie per il backup dati: hardware, software e cloud

Ogni strumento per il backup dei dati aziendali possiede caratteristiche proprie e si contraddistingue per punti di forza e controindicazioni. Ecco un elenco delle principali tipologie di soluzioni:

Backup su hardware

Il backup su hardware sfrutta dispositivi fisici per conservare le copie di sicurezza dei dati aziendali. Il backup su supporti fisici offre il vantaggio di avere un controllo diretto sui dati e di non dipendere da una connessione internet. Gli svantaggi sono legati agli investimenti necessari per l’acquisto dell’hardware, alla scarsa flessibilità e alla vulnerabilità a guasti e disastri.

Ecco alcuni esempi di soluzioni hardware per il backup dei dati:

Hard disk esterni: soluzione economica e versatile per backup occasionali o di piccole quantità di dati. Ideali per trasferire file o creare una copia di sicurezza di un computer personale.

NAS (Network Attached Storage): dispositivo di archiviazione centralizzato che collega più computer alla stessa rete, permettendo di condividere file e creare backup automatici. Offre maggiore capacità e scalabilità rispetto agli hard disk esterni.

Server: I server fisici offrono generalmente una capacità di archiviazione maggiore rispetto agli hard disk esterni o ai NAS, rendendoli ideali per il backup di grandi volumi di dati. I server posseggono anche processori e memorie che offrono prestazioni elevate e flessibilità. I costi elevati e la complessità di gestione li rendono adatti ad aziende con elevate competenze tecniche.

Tape drive: soluzione affidabile per la conservazione a lungo termine di grandi volumi di dati, particolarmente adatta a organizzazioni che necessitano di archivi inalterabili e sicuri.

Backup su software: flessibilità e sicurezza per i tuoi dati digitali

Il backup su software utilizza programmi specifici per creare e gestire copie di sicurezza dei tuoi dati.

Questa soluzione è semplice da installare e offre flessibilità e funzionalità avanzate, come la deduplicazione dei dati, il backup incrementale e il ripristino granulare.

Gli svantaggi riguardano la dipendenza da software e sistemi operativi specifici e la necessità di acquistare licenze aggiuntive.

Backup su cloud: accessibilità e scalabilità a portata di clic

Il backup su cloud archivia le copie di sicurezza dei dati aziendali su server remoti, ospitati in Data center gestiti da provider esterni, e raggiungibili solo da persone autorizzate tramite una connessione internet.

Questa soluzione offre accessibilità da qualsiasi luogo e scalabilità illimitata, adattandosi perfettamente alle esigenze di aziende in crescita.

Le prestazioni e i livelli di sicurezza dipendono rispettivamente dalla qualità delle connessioni internet e dai livelli di sicurezza garantiti dal provider.

Le 5 best practice per ottenere un backup dei dati efficace

La varietà di soluzioni a disposizione per i backup rendono questa pratica accessibile ad aziende di ogni dimensione.

Indipendentemente dalla tecnologia scelta, è fondamentale seguire alcune best practice per il backup, come la definizione di una strategia, l’utilizzo di soluzioni tecnologiche affidabili, l’automatizzazione dei processi per salvataggio e ripristino dei dati e la regolare verifica e il testing delle procedure.

Ecco alcuni esempi su come proteggere al meglio i propri dati:

1. Definire una strategia di backup completa:

• Identificare i dati critici per il business e la loro frequenza di utilizzo
• Stabilire la RPO (Recovery Point Objective), ovvero il tempo massimo che deve intercorrere tra la produzione di una dato e la sua messa in sicurezza. L’RPO è importante perché misura quanto un’applicazione o un servizio può restare attivo in caso durata di perdita di dati per un evento avverso
• Determinare la RTO (Recovery Time Objective), ovvero il tempo massimo accettabile per ripristinare la normale operatività aziendale dopo un evento di perdita
• Scegliere la soluzione di backup più adatta alle proprie esigenze, tra backup locale, cloud o soluzioni ibride
• Integrare soluzioni di backup che permettano di sviluppare una strategia di backup 3-2-1: questa prevede che i dati siano salvati in tre luoghi, su due tipi di tecnologia di storage con una copia salvata off-site (cioè in un luogo diverso da dove sono custoditi i dati originali).

2. Implementare una soluzione affidabile:

• Valutare soluzioni di backup certificate e conformi agli standard di sicurezza
• Privilegiare soluzioni scalabili e flessibili che possano adattarsi alle esigenze future del business
• Garantire la ridondanza dei dati su più supporti di backup per una maggiore protezione.

3. Automatizzare e snellire i processi:

• Configurare backup automatici regolari per evitare errori umani e garantire la protezione continua dei dati
• Implementare soluzioni di disaster recovery per ripristinare rapidamente i sistemi e i dati in caso di disastro.

4. Testare e monitorare regolarmente i backup:

• Verificare periodicamente l’integrità e la capacità di ripristino dei dati di backup
• Effettuare simulazioni di disaster recovery per mettere alla prova l’efficacia del piano di backup
• Monitorare le attività di backup per identificare eventuali anomalie o problemi

5. Adottare una cultura della sicurezza informatica:

• Implementare politiche di sicurezza informatica rigorose per proteggere i dati da accessi non autorizzati
• Formare il personale sulla prevenzione delle minacce informatiche, sulle best practice di sicurezza e sulle procedure da seguire in caso di incidente.

Il backup dei dati è un arte: come scegliere la giusta soluzione

Il backup dei dati è un’attività di vitale importanza per le aziende e non può sicuramente essere lasciato all’improvvisazione.

Esistono soluzioni per tutte le tasche e per tutte le esigenze.
È importante valutare attentamente le diverse opzioni, soppesando i pro e i contro, e richiedere prove gratuite o consulenze con esperti – provider di servizi o system integrator – per identificare la soluzione migliore per le proprie esigenze specifiche.

Il Cloud e il digitale hanno ulteriormente aumentato le opzioni a disposizione delle imprese e ridotto i costi per l’archiviazione e lo storage dei dati.
Anche in questo caso è però fondamentale affidarsi a fornitori con infrastrutture adeguate, che garantiscano la protezione dei dati e la loro disponibilità in ogni circostanza.

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