La proroga dello smart working? Un’occasione di crescita per la tua azienda

La proroga dello smart working decisa dal Governo? Può diventare una grande occasione per le imprese. Il lavoro smart non è più soltanto una necessità dettata dall’emergenza, ma è diventato un elemento determinante nella scelta di un’azienda da parte dei dipendenti. A evidenziarlo è una ricerca di Wyser, società che si occupa di selezione di middle e senior manager. Secondo quanto riportato da Repubblica, il 50% dei manager interpellati da Wyser mette al primo posto dei suoi desideri la possibilità di lavorare da remoto. Il 49% dei manager oggetto della ricerca cambierebbe lavoro proprio per poter usufruire del lavoro smart. Le aziende italiane devono preoccuparsi per questa voglia di lavoro smart? Sembrerebbe proprio di no.

Lo smart working piace sempre di più: buona notizia per le aziende?

Ci sono almeno 5 buoni motivi per considerare positivo il cambio di atteggiamento delle Persone verso lo smart working.

1. secondo molte ricerche lo smart working fa aumentare la produttività e la soddisfazione del personale (una ricerca Pwc, ad esempio, fa sapere che il 57% dei manager e dei responsabili HR ha constatato miglioramenti della produttività durante il lockdown)
2. avere dipendenti felici facilita le relazioni con i Clienti e migliora la collaborazione tra le persone in ogni contesto
3. avere a disposizione strumenti di smart working flessibili permette di garantire la business continuity, anche in caso di guasti o imprevisti
4. lo smart working riduce l’impatto ambientale del lavoro e i costi per le trasferte (secondo il Polimi, se ogni persona lavorasse 2,5 giorni alla settimana da casa risparmierebbe 1450 euro all’anno)
5. la tecnologia permette di attivare o disattivare lo smart working in sicurezza con investimenti ridotti e in tempi rapidi.

Lo Smart working non è solo lavoro a distanza: il valore del lavoro “intelligente”

I dati del Politecnico di Milano confermano l’importanza crescente di queste forme di lavoro ibrido nelle aziende. A settembre 2021 nell’81% delle grandi imprese erano presenti progetti di smart working (53% nelle Pmi e 67% nelle Pubbliche amministrazioni). La proroga dello smart working decisa dal governo potrebbe far crescere questi dati. Quando l’emergenza Covid sarà superata, ci saranno ancora oltre 4 milioni e mezzo di lavoratori che usufruiranno di forme di lavoro ibrido. Su questo punto occorre una precisazione. Lo smart working non è semplice lavoro a distanza, ma lavoro “intelligente” (smart significa proprio questo) che facilita le relazioni e accelerare la produttività ovunque ci si trovi: non ci deve essere differenza se la persona con cui collaboriamo si trova accanto a noi in ufficio, a casa o alle Maldive. Per tutti questi motivi lo smart working non può più essere considerato provvisorio, assumendo un grande valore per le aziende proiettate al futuro. Come muoversi quindi per trasformarlo con semplicità in un’occasione di crescita?

Smart working: la tecnologia lo rende più semplice

In questi anni l’evoluzione tecnologica ha fatto passi da gigante, rendendo sempre più semplice organizzare e gestire lo smart working per aziende di ogni dimensione. Di seguito puoi trovare i 7 elementi essenziali che possono essere adottati singolarmente o combinati per realizzarlo.

1. Telefonia mobile con servizi evoluti
2. Centralini virtuali e convergenza fisso-mobile
3. Servizi di Collaboration come videoconferenze, desktop sharing e conference call
4. Servizi Cloud
5. Sicurezza dei device
6. Reti con prestazioni garantite e backup
7. Assistenza efficiente

Telefonia mobile

Nel mondo della collaborazione a distanza, il cellulare non serve più soltanto per telefonare, ma anche per navigare, consultare la posta elettronica ed effettuare videoconferenze. Secondo un dato di Cisco, il 27% delle riunioni viene ormai effettuato da device mobili. Per eseguire tutte queste attività in maniera efficiente e sicura non basta avere un cellulare qualunque. Le aziende dovrebbero poter contare su smartphone performanti, con software aggiornati e sistemi di sicurezza affidabili e facilmente gestibili anche a distanza, ad esempio tramite sistemi di Mobile Device Management (MDM). Utilizzare un cellulare di ultima generazione permette anche di sfruttare il VoLTE, la tecnologia che abilita le chiamate in alta definizione e consente di chiamare e navigare nello stesso tempo alla massima velocità in 4G. La qualità dei device deve essere integrata dalle performance della rete. Per questo è necessario scegliere fornitori con un’adeguata copertura di rete 4G. Esistono comunque molti edifici dove, per motivi fisici, la rete mobile non può arrivare. Per ovviare a questo problema esistono soluzioni di WiFi Calling che consentono di effettuare e ricevere chiamate sullo smartphone, anche dove non c’è campo o quando ci si trova all’estero.

Centralini virtuali

La perdita di centralità della postazione fissa necessita di nuovi sistemi ad hoc, come la convergenza fisso-mobile permessa dai centralini virtuali o Cloud PBX. Questi sistemi potenziano la reperibilità perché permettono agli utenti di utilizzare app dedicate per gestire le chiamate di rete fissa e mobile dai loro smartphone ovunque si trovino. In questi momenti di incertezza sull’organizzazione del lavoro, poter usufruire di un centralino virtuale permette di attivare lo smart working con pochi clic e di scalare il numero di utenti attivi senza difficoltà. I centralino virtuali, grazie alle API, sono anche integrabili con i principali software gestionali e i CRM. Dal punto di vista dei costi, i centralini in cloud eliminano anche i problemi legati all’acquisto di hardware e alla manutenzione degli apparati fisici. Tutte queste caratteristiche concorrono inoltre a garantire la business continuity, ad esempio grazie a sistemi di backup nativo dei servizi voce. Cosa significa? Gli smartphone degli utenti che utilizzano la convergenza sono collegati alla piattaforma di centralino virtuale che risiede nei Data Center protetti del provider. Qualunque cosa accada alla sede fisica del Cliente (guasti, interruzioni elettriche prolungate, chiusure per cause di forza maggiore ecc), i numeri fisso e mobile continueranno a funzionare sfruttando il WiFi o la connessione dati dello smartphone.

Collaboration

Videoconferenze, conference call professionali e servizi di desktop sharing hanno molti vantaggi.

• aiutano a condividere le informazioni in tempo reale
• snelliscono la gestione delle riunioni
• riducono i costi per le trasferte
• accelerano i tempi di sviluppo dei progetti.

Quando si scelgono questi servizi è bene considerare elementi come la sicurezza dei dati e l’affidabilità. Ad esempio le riunioni video devono essere crittografate in transito e il servizio deve permettere di utilizzare password personalizzate per ogni riunione. I servizi devono poter essere utilizzati in tutta sicurezza anche da mobile. Un vantaggio da considerare è che tutti questi strumenti di collaboration sono preziosi anche per fornire assistenza tecnica a distanza.

Servizi Cloud

Sempre più aziende utilizzano servizi in Cloud, sfruttando le infrastrutture ad elevate prestazioni messa a disposizione dai provider. Uno spazio di archiviazione personalizzato sul cloud garantisce un accesso rapido e ordinato alle risorse aziendali e semplifica la collaborazione a distanza. Anche in questo caso, i sistemi di crittografia, backup e ridondanza dei fornitori più affidabili proteggono i dati da accessi non autorizzati e garantiscono la continuità del lavoro oltre che il rispetto delle normative sulla privacy e il GDPR. Un servizio efficiente di backup in Cloud permette anche di ripristinare rapidamente dati e servizi in caso di attacchi informatici.

Sicurezza

La sicurezza è sempre un elemento fondamentale per le aziende, a maggior ragione nell’era dello smart working. Con il lavoro a distanza il network aziendale si “allarga” sfruttando collegamenti (hotspot pubblici, reti domestiche, ecc) e dispositivi che in molti casi non sono più sotto il diretto controllo dei responsabili IT. Pertanto, oltre ad adottare sistemi di protezione dei singoli dispositivi, è necessario diffondere tra i dipendenti una cultura aziendale della sicurezza informatica. Si tratta di un primo step, semplice da realizzare, che permette di sfruttare tutti i vantaggi dello smart working in tranquillità. Dal punto di vista tecnologico le soluzioni adottabili sono diverse. Installare un servizio di Virtual Private Network (VPN) professionale permette di connettersi da remoto alla rete aziendale in modo protetto, da qualunque dispositivo. E per il mobile? Per incrementare ulteriormente il livello di sicurezza in mobilità sono disponibili SIM con IP statico privato che permettono di effettuare il traffico sempre all’interno della rete proprietaria dell’Operatore, senza passare da internet.

Reti con prestazioni garantite e backup

Spesso si sente ripetere che lo smart working non può essere improvvisato. Una verità incontrovertibile: attivare lo smart working è sempre più semplice, ma non ci si può affidare al caso (o ai primi servizi che si trovano sul web). Al fine di unire prestazioni, sicurezza e facilità di utilizzo è sempre meglio affidarsi a provider con infrastrutture di rete di proprietà, che siano preparati per fornire assistenza in tempo reale. Ad esempio una rete di telecomunicazioni dedicata alle imprese garantisce elevate prestazioni anche nei momenti di picco perché non viene sovraccaricata dai volumi di traffico generati da attività consumer (streaming video ecc.) e viene costantemente monitorata da tecnici esperti, aiutati da algoritmi evoluti, che applicano la cosiddetta manutenzione predittiva per evitare rallentamenti e guasti. Anche scegliere servizi Cloud forniti dallo stesso fornitore della connettività contribuisce notevolmente a migliorare le performance, riducendo i tempi di latenza e la perdita di pacchetti. In questo contesto sono molto importanti i servizi di backup. Il rischio di interruzioni delle attività può essere ridotto notevolmente con soluzioni avanzate per la continuità del lavoro, installando linee e router di backup che si attivano automaticamente in caso di guasto permettendo di mantenere gli stessi indirizzi IP (e quindi di continuare a essere raggiungibili sul web).

Assistenza

Cosa succede quando i servizi di telecomunicazione hanno comunque un blocco o un rallentamento? Le attività dell’azienda subiscono uno stop e tutti i dipendenti chiedono l’assistenza del reparto IT. Un fornitore che mette a disposizione un Servizio Clienti rapido ed efficiente è una risorsa permettere la continuità del lavoro, anche quando i dipendenti lavorano da casa. Il Servizio Clienti deve rispondere in tempi rapidi permettendo all’azienda di entrare in contatto diretto con personale competente, preparato a risolvere problemi. Inoltre un Cliente dovrebbe essere affiancato sul territorio da un system integrator specializzato in ICT, esperto nei servizi offerti dall’operatore, informato sulle esigenze dell’azienda e pronto a intervenire in caso di necessità.