Smartphone e SIM aziendali: come unire produttività e welfare

Sempre più aziende utilizzano smartphone e SIM aziendali per i propri dipendenti.

Nel 2021, il 64,3% delle imprese italiane ha fornito ai propri dipendenti dispositivi portatili e connessioni mobili a internet (smartphone, tablet, sim aziendali), con una crescita del 2% rispetto al 2020.

La percentuale sfiora il 90% per le medie imprese con più di 100 addetti e arriva 95% nelle grandi imprese con più di 250 dipendenti. A rivelarlo è l’indagine Imprese e ICT2021 dell’ISTAT.

I motivi dietro la crescita sono molteplici, ma tutti convergono verso un punto comune: gli smartphone aziendali creano una situazione win-win che mette d’accordo le esigenze di produttività delle aziende e quelle lavorativo-familiari dei dipendenti.

Come sfruttare tutti questi vantaggi in azienda? Di seguito è disponibile un vademecum con alcuni semplici consigli, applicabili singolarmente o in maniera integrata, per migliorare l’efficienza in aziende di ogni dimensione con SIM e smartphone.

Come migliorare l’efficienza aziendale con smartphone e SIM aziendali

La flessibilità organizzativa e la scalabilità delle risorse giocano un ruolo sempre più determinante per le imprese.

Negli ultimi due anni, molte aziende hanno adottato forme di smart working trovando nei servizi di telefonia mobile un alleato fondamentale per mantenere i livelli di servizio ai Clienti e facilitare la collaborazione. Una situazione che secondo gli analisti proseguirà anche dopo l’emergenza.

Grazie agli smartphone e ad altri strumenti ICT (come i centralini virtuali, le VPN e i router LTE), molte aziende hanno creato postazioni di lavoro efficienti anche nelle case dei dipendenti trasformandole in uffici distaccati dell’azienda.

In questo modo è stato possibile:

• aumentare la reperibilità
• mantenere gli stessi livelli di efficienza anche quando si lavora fuori ufficio
• semplificare la gestione dei rapporti con Clienti, Fornitori e Colleghi
• evitare blocchi della produttività e migliorare la business continuity anche in caso di emergenze
• rendere più felici i dipendenti con forme di welfare facilmente gestibili e sostenibili economicamente.

Quest’ultimo punto è molto importante.
L’evoluzione tecnologica permette infatti di individuare soluzioni flessibili, adattabili alle esigenze di aziende di ogni dimensione. Inoltre non va dimenticato che i costi sostenuti per SIM e smartphone sono anche detraibili.

Smartphone e SIM aziendali: i vantaggi per i dipendenti

Dal punto di vista dei dipendenti, l’evoluzione del lavoro ha ridotto l’importanza dell’ufficio fisico e ha fatto scoprire i vantaggi dello smart working (che ormai viene sempre più spesso considerato un motivo per scegliere un’azienda). Anche in questo caso gli smartphone e le SIM sono strumenti preziosi per:

• gestire con flessibilità gli impegni lavorativi
• utilizzare anche la connettività dati della SIM per lavorare (come backup o anche come connessione principale)
• avere un unico device per accedere a strumenti di lavoro professionali e gestire la vita privata
• risparmiare i costi per l’acquisto di uno smartphone e i canoni mensili per la SIM.

1. SIM aziendali a pacchetto o a consumo? Le soluzioni più adatte per ogni azienda

Lo step più semplice è mettere a disposizione dei dipendenti una SIM aziendale.
La domanda che si pongono molti operatori è: quali sono le tipologie di offerta più adatte tra SIM a pacchetto, a consumo e dati?

Le offerte a pacchetto si basano su un canone mensile fisso che mette a disposizione quantità stabilite di traffico voce e dati GB. Queste formule eliminano le preoccupazioni di molti imprenditori sui consumi eccessivi e sull’utilizzo promiscuo (cioè lavorativo e privato) delle SIM.

Il mercato offre anche soluzioni alternative.
Molto spesso gli utenti utilizzano una minima parte del traffico dati e delle chiamate a disposizione nel pacchetto. In questi casi per le aziende può essere vantaggioso valutare SIM con offerte a consumo, che permettono di pagare soltanto il traffico che viene effettivamente consumato.

Così l’azienda riduce i costi mensili fissi per la telefonia mobile e sa di avere SIM che non producono costi quando non vengono utilizzate. Una soluzione ideale per realtà che hanno bisogno di tecnici reperibili, collaboratori esterni e lavoratori stagionali.

Le SIM solo dati sono invece utilizzate per dispositivi e impianti come ascensori, allarmi, strumenti per la videosorveglianza, tablet, mobile router o chiavette USB 4G.

Scopri le soluzioni a pacchetto e a consumo di Vianova Mobile

2. Semplificare la gestione delle SIM

Molto spesso le esigenze delle aziende sono sfumate e gli imprenditori vorrebbero utilizzare un mix di tutte le tipologie di SIM aziendali.
Adesso questo è possibile grazie alla disponibilità di applicazioni progettate per gestire in autonomia e con la massima flessibilità le SIM e i singoli servizi, senza dover contattare l’operatore. Con questi innovativi sistemi, come ad esempio il SIM Manager di Vianova, è possibile:

• modificare i profili di offerta (pacchetto, consumo, solo dati), scegliendo quelli più adatti per le esigenze dell’azienda, senza costi aggiuntivi
• impostare SIM con servizi personalizzati per ogni utente (anche tramite template replicabili)
• autorizzare o bloccare in ogni momento l’utilizzo di servizi extra soglia come il roaming internazionale
• tenere sotto controllo in tempo reale tutti i costi e i consumi.

In questo modo le aziende possono attivare per ogni SIM il profilo più adatto alle loro esigenze (pacchetto, consumo o solo dati) e modificarlo in piena libertà e senza necessità di parlare con l’operatore.

3. Mettere a disposizione smartphone efficienti e sicuri

Mettere a disposizione una SIM aziendale è sicuramente di grande aiuto. Ma per migliorare la qualità del lavoro potrebbe essere importante valutare anche la possibilità di fornire uno smartphone aziendale con prestazioni elevate.

In questo caso l’azienda può infatti scegliere uno smartphone di ultima generazione e dotarlo di app e software sempre aggiornati. Così le prestazioni per voce e dati sono assicurate e diventa anche più facile tutelare i dati aziendali.

Utilizzare un cellulare di ultima generazione permette di sfruttare il VoLTE, la tecnologia che abilita le chiamate in alta definizione e consente di chiamare e navigare nello stesso tempo alla massima velocità in 4G.

4. Garantire la sicurezza degli smartphone aziendali

Sempre più spesso si parla di sicurezza dei dati aziendali anche per gli smartphone.
Gli smartphone non servono più infatti soltanto per le telefonate.

Sempre più spesso le persone li utilizzano per altre attività lavorative come consultare la posta elettronica, effettuare videoconferenze, accedere ad applicazioni, archiviare file in Cloud.
Se il dipendente usa un telefono privato per queste attività lavorative diventa più difficile proteggere i dati aziendali.

Sul mercato esistono sistemi di sicurezza gestibili singolarmente o tramite applicativi di Mobile Device Management (MDM). Utilizzando questi strumenti le aziende possono configurare gli smartphone da remoto e decidere se abilitare o disabilitare determinate app, software e funzionalità, ad esempio la videocamera o il microfono.
Il controllo a distanza permette anche di mantenere sempre aggiornati gli antivirus e le applicazioni su tutti i device. Un modo per semplificare il lavoro dei reparti tecnici delle aziende che devono gestire più SIM di dipendenti.

5. Realizzare una connettività dedicata

Molto spesso le connettività di rete fissa delle abitazioni dei dipendenti non possono offrire garanzie sulle prestazioni.

Le reti consumer sono infatti sottoposte a carichi variabili legati all’utilizzo contemporaneo da parte di grandi numeri di utenti. Nei momenti di picco, le prestazioni possono scendere notevolmente a causa dell’overbooking applicato dagli operatori generalisti.

La soluzione più efficiente sarebbe quella di collegare l’abitazione del dipendente con una linea di rete fissa professionale gestita da un operatore solo business (e quindi non sottoposta ai carichi delle reti consumer).

Se questo non è fattibile, si possono comunque utilizzare le reti mobili per realizzare connettività dedicate.
Ad esempio il dipendente potrebbe utilizzare la connessione dati mobile in 4G messa a disposizione dall’azienda (tramite SIM e/o smartphone) per effettuare il tethering in connessione con il PC (tramite Bluetooth o WiFi).

6. Utilizzare lo smartphone per rispondere alle chiamate verso il numero fisso

La tecnologia permette adesso di rispondere dallo smartphone alle chiamate dirette al proprio numero fisso dell’ufficio, senza bisogno di attivare una deviazione di chiamata. Una soluzione “smart” che svincola il lavoro dalla postazione fissa e che risulta molto utile quando si lavora da casa o in viaggio.

Tutto questo è reso possibile dall’utilizzo di moderni centralini virtuali o Cloud PBX che sfruttano la convergenza fisso-mobile, insieme ad app dedicate che permettono di utilizzare le funzionalità di un softphone.

Le applicazioni della convergenza fisso-mobile sono innumerevoli e rispondo alle esigenze di flessibilità di molti lavoratori.
Ad esempio un addetto all’assistenza o un tecnico reperibile può rispondere da casa ad un Cliente come se si trovasse in ufficio. Un libero professionista può invece gestire le chiamate con semplicità anche quando è in visita da un Cliente.

Utilizzare questi strumenti migliora l’efficienza aziendale e si trasforma in un benefit utile per i dipendenti che possono così usufruire dello smart working con più facilità.

7. Sfruttare il WiFi Calling per chiamare dove la rete non arriva

La tecnologia WiFi è un altro alleato importante in questo contesto di lavoro smart.

La copertura delle reti mobili in 4G ha raggiunto gran parte del nostro paese. Tuttavia ci sono luoghi in cui il segnale delle reti cellulari non può arrivare per motivi legati alla struttura fisica degli edifici.

I servizi di wifi calling permettono di continuare a utilizzare lo smartphone per effettuare o ricevere chiamate anche dove la rete mobile non arriva.

C’è molta differenza tra questi servizi e le applicazioni generaliste per le chiamate VoIP come Whatsapp.
Ad esempio il meccanismo della reciprocità. Con Whatsapp, le persone che effettuano e ricevono la chiamata, devono avere la stessa app installata sul proprio smartphone.
Il wifi calling non ha questo vincolo e permette così di chiamare tutti i numeri fissi e mobili, anche digitandoli direttamente sul tastierino.

Molte aziende utilizzano questi servizi, in combinazione con i centralini virtuali, per garantire la reperibilità di tecnici che vivono in zone con scarsa copertura GSM.