Softphone e UCC: chiama e collabora ovunque

Nell’era del lavoro ibrido e della comunicazione istantanea, il telefono fisso dell’ufficio sembra appartenere a un’altra epoca. Tecnologie semplici da utilizzare, flessibili ed economiche come il softphone possono sostituire i vecchi apparati telefonici, permettendo alle persone di collaborare, da ogni luogo, senza limiti geografici o di tempo, e da qualunque device (PC, smartphone o tablet).

Come funziona uno softphone e perché la diffusione di questi sistemi di comunicazione unificate continua a registrare crescite a due cifre (+25% annuale nel periodo 2025-2030. Fonte: Nasdaq) in tutto il mondo ?

Softphone e UCC: la ricetta per aumentare efficienza

Quante volte è successo anche alla tua azienda?
Un Prospect interessante o un Cliente importante che ha bisogno di assistenza chiama e non riesce a parlare con il referente giusto che in quel momento è in viaggio, si trova fuori ufficio o lavora da remoto.

Queste difficoltà si moltiplicano quando le aziende hanno reti di venditori, tecnici o consulenti esterni che operano sul territorio.
Chiamate perse, tempi di risposta lunghi, confusione nella gestione delle comunicazioni interne ed esterne: senza un sistema integrato di comunicazioni aziendali, collaborare a distanza diventa difficile. Una situazione che crea inefficienza, compromette i rapporti con la clientela e offre un’immagine poco professionale.

La buona notizia è che esistono strumenti pensati proprio per risolvere questi problemi. Tra questi, il softphone è uno dei più efficaci e immediati da adottare. Integrato in una piattaforma di Unified Communication and Collaboration (UCC), consente di utilizzare telefonate, messaggi, videochiamate e contatti in un unico ambiente digitale, accessibile ovunque, senza più bisogno di una postazione fissa.

In questo articolo ti spieghiamo cos’è un softphone, come funziona e perché può diventare uno strumento chiave per semplificare il lavoro e favorire la trasformazione digitale delle imprese.

Cos’è un softphone e come funziona?

Il termine softphone unisce le parole software e telefono. È un’applicazione che consente di telefonare direttamente da PC, smartphone o tablet, usando la connessione Internet.
Nessun telefono fisso, nessun cablaggio: basta un dispositivo e una cuffia per avere sempre con sé la propria linea aziendale e i principali strumenti di collaborazione, ovunque si decida di lavorare.

I softphone sono spesso usati in ambienti professionali in combinazione con sistemi telefonici IP-PBX o servizi di telefonia cloud e Unified Collaboration & Communication.

Il softphone si collega al centralino virtuale o al sistema di CTI (Computer Telephony Integration) dell’azienda e consente di effettuare o ricevere chiamate tramite VoIP (Voice over IP), proprio come se si fosse alla scrivania.

Un servizio evoluto di softphone permette agli utenti di utilizzare le principali funzionalità telefoniche del centralino (incluse le deviate) in pochi clic, direttamente dallo schermo del PC o del device preferito, tramite un’interfaccia intuitiva.

Lo stesso interno, lo stesso numero aziendale, ma con tutta la libertà di spostarsi: a casa, in viaggio o in qualsiasi altra sede aziendale, anche in logiche di hot desking.

Softphone ed efficienza: un esempio concreto

Un esempio può aiutare a capire meglio.
Pensiamo ancora a un’azienda con una estesa rete di venditori sul territorio.

Senza un softphone, ogni commerciale chiama e risponde con il proprio numero privato o si affida a strumenti di comunicazione non integrati.

Con il softphone, invece, ogni venditore è raggiungibile sul proprio interno aziendale anche fuori sede, può richiamare i Clienti con il numero dell’azienda, condividere documenti con i colleghi e partecipare a riunioni online – tutto dallo stesso strumento.
Più ordine, più produttività, meno complicazioni.

Perché il softphone conviene alle imprese?

I vantaggi sono molti e concreti, soprattutto per chi gestisce un’attività in crescita o ha collaboratori che si muovono spesso:

• Flessibilità totale: i dipendenti possono rispondere ovunque, senza perdere neanche una chiamata.
• Zero costi hardware: non servono telefoni fissi né impianti complessi. Basta un computer o uno smartphone.
• Immagine professionale: anche quando si lavora da remoto, il numero che appare è sempre quello aziendale.
• Più efficienza, meno attese: con la rubrica centralizzata, il trasferimento di chiamata e la messaggistica interna, tutto diventa più veloce.
• Controllo e sicurezza: le chiamate passano per il centralino aziendale e seguono le regole interne, garantendo ordine e protezione dei dati.

Come scegliere un softphone di qualità e sicuro

Quando si valuta l’adozione di un softphone in azienda, è fondamentale orientarsi verso soluzioni professionali e scalabili, in grado di integrarsi con i sistemi esistenti di Unified Communication and Collaboration.
Tutti questi sistemi si basano sul Cloud e quindi devono essere erogati tramite Data center sicuri in grado di garantire continuità del servizio e protezione dei dati.

Una volta soddisfatto questo criterio essenziale, un softphone efficace deve inoltre offrire:

• Criptaggio delle comunicazioni tramite protocolli sicuri come SRTP e TLS, per proteggere le conversazioni aziendali;
• Autenticazione sicura e centralizzata, compatibile con i sistemi di gestione identità;
• Qualità audio elevata, anche su reti non perfettamente stabili, grazie a codec ottimizzati e controllo della latenza;
• Compatibilità nativa con centralini VoIP e CTI, per una gestione uniforme di numerazioni, gruppi di risposta, registrazioni e rubriche;
• Aggiornamenti costanti e supporto tecnico specializzato, per garantire la massima continuità operativa.

La proposta di Vianova

Le soluzioni UCC di Vianova rispondono a tutte queste caratteristiche.

Vianova UCC è l’offerta di Unified Communication & Collaboration che unisce le funzionalità di un centralino professionale in Cloud con servizi di collaboration, come chat, videoconferenza e desktop sharing, in un’unica applicazione, disponibile sia da smartphone che da PC.

UCC è sviluppata internamente e ospitata nei Data Center italiani di Vianova, per offrire ai Clienti una piattaforma sempre aggiornata con nuove funzionalità, costantemente monitorata e in grado di garantire elevati livelli di qualità e sicurezza.

Nuovi strumenti per comunicare in un mondo nuovo

Il modo di lavorare è cambiato. Anche le comunicazioni aziendali devono evolversi di conseguenza.
I sistemi UCC e i softphone portano la collaborazione a un nuovo livello semplificando notevolmente il lavoro e aumentando l’efficienza.