Telefoni VoIP e qualità: come ottenere i migliori servizi per la tua impresa

I centralini e i telefoni VoIP stanno cambiando per sempre il mondo delle telecomunicazioni aziendali. I vantaggi della telefonia su IP per le imprese sono tangibili e aumentano ogni giorno con la continua introduzione di nuovi servizi innovativi. I risultati sono sotto gli occhi di tutti:

• miglioramento della collaborazione tra colleghi in azienda e delle interazioni con i Clienti
• possibilità di effettuare chiamate da qualunque luogo e da qualunque device collegato a internet
• semplificazione e riduzione dei costi per l’installazione di nuove linee
• riduzione dei costi per hardware, manutenzione degli apparati e chiamate
• possibilità di collegare più sedi tramite un unico centralino PBX
• più efficienza e trasparenza, grazie alla possibilità di affidarsi a un unico fornitore per la connettività e per tutti i servizi di telefonia fissa e mobile.

Una chiave di questa piccola rivoluzione sono i telefoni VoIP o SIP (i due termini sono sinonimi).

Come funzionano questi apparati? E soprattutto come scegliere un fornitore di telefonia IP in grado di garantire la qualità del servizio?

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Cos’è il VoIP e perché è indispensabile per la tua azienda

Il VoIP sta portando la telefonia nel futuro. Quasi tutte le telefonate a livello mondiale utilizzano ormai questa tecnologia. Per questo è importante conoscerla per sfruttarne al meglio i vantaggi.

La sigla VoIP (Voice over Internet Protocol) indica una tecnologia che permette alle chiamate di viaggiare sulla rete internet in forma di pacchetti dati, senza più utilizzare la tradizionale rete telefonica.

Con il VoIP l’audio telefonico standard viene trasformato in pacchetti digitali che possono essere trasmessi facilmente via Internet.

Il trend verso il VoIP è inarrestabile, perché il protocollo IP risulta più flessibile, economico e innovativo dal punto di vista dei servizi.

I principali fornitori di telecomunicazioni in tutto il mondo hanno avviato da tempo l’eliminazione delle vecchie linee (es. ISDN o POTS) per sostituirle con il protocollo IP.

Anche i segnali dei vecchi telefonici analogici vengono ormai trasformati in IP per poter essere trasportati sulla rete degli operatori.

Cosa sono e come funzionano i telefoni VoIP

I telefoni VoIP sono apparati abilitati a utilizzare l’Internet Protocol per le telefonate e gli altri servizi di collaborazione permessi dai protocolli IP (come ad esempio le videoconferenze).

I telefono IP possono essere normali apparati fisici.
Ma una delle grandi novità introdotte è la possibilità di gestire le telefonate IP tramite softphone, cioè software che permettono di effettuare e ricevere chiamate tramite device come PC, tablet o smartphone.

I telefoni IP permettono di gestire le funzionalità telefoniche tradizionali e di aggiungere servizi innovativi rispetto ai telefoni analogici:

• controllare se altri utenti sono connessi e se sono impegnati in altre conversazioni (presenza)
• spostare la propria identità telefonica, ad esempio il numero dell’interno, da un apparato a un altro, anche in sedi diverse
• possibilità di effettuare videochiamate o videoconferenze direttamente sul display dei telefoni abilitati.

Come collegare i telefoni VoIP in azienda

I telefoni IP devono essere collegati all’infrastruttura dell’operatore telefonico tramite una connessione internet a banda larga o superiore.

In un’abitazione o nell’ufficio di un professionista con una sola postazione di lavoro, l’accesso di un singolo telefono IP può avvenire in maniera diretta collegando l’apparato fisico alle porte dedicate di router DSL o modem abilitati.

Nelle aziende più strutturate i telefoni IP vengono invece collegati a un PC e quindi alla rete aziendale LAN tramite un cavo Ethernet. Alcuni modelli di telefono IP possono collegarsi anche tramite la rete WIFI. 

I flussi di chiamate possono essere gestiti con la massima efficienza tramite un centralino PBX on premises o virtuale in Cloud. Ogni telefono avrà a disposizione un indirizzo IP privato, come gli altri PC che fanno parte della rete, e potrà essere gestito come uno nodo della rete, tramite uno switch.

L’importanza del cablaggio certificato per la qualità del VoIP

Molto importante, per la qualità della fonia VoIP in una LAN, è avere un cablaggio certificato e switch configurati con VLAN (Virtual Local Area network).

In questo contesto, la VLAN – cioè una rete virtuale che collega gruppi di apparati IP –  permette di creare una rete interna separata per il traffico fonia e quello dati. Se si utilizzano telefoni collegati in WiFi è altrettanto importante creare una rete VLAN certificata dedicata al WiFi o che supporti la QoS.

Creare VLAN dedicate permette di controllare meglio la qualità del servizio di telefonia, garantendo al traffico voce la giusta quantità di banda e le giuste “precedenze”. Una VLAN ben costruita migliora anche le prestazioni complessive della rete aziendale e aumenta la sicurezza, grazie alla possibilità di creare reti separate e protette con diversi livelli di protezione.

Anche per questo motivo è sempre consigliabile affidarsi a un operatore di telefonia infrastrutturato che collabori con System Integrator specializzati in ICT in grado di aiutare le imprese a sviluppare reti di telefonia efficienti.

Cos’è il protocollo SIP e perché è importante per le aziende

Quasi tutti i servizi voce VoIP disponibili sul mercato utilizzano il protocollo SIP (Session Initiation Protocol).

Questo protocollo serve a stabilire, modificare e concludere telefonate tra due o più utenti su una rete IP. Il protocollo descrive anche l’identità univoca dei partecipanti alla conversazione.

Ogni utente che utilizza un telefono IP, fisico o virtuale, deve essere dotato di un’utenza SIP univoca, simile a un indirizzo email (es. sip: username@dominio.com), che permette di identificare il telefono sulla rete ovunque si trovi.

Per consentire di registrarsi e accedere al servizio, l’operatore deve fornire dati di autenticazione come user name e password che identificano l’utente e proteggono le connessioni.

SIP Trunk e chiamate virtuali

Le vecchie linee ISDN basate su doppini in rame stanno gradualmente sparendo.

Le più moderne comunicazioni tramite VoIP utilizzano invece il SIP Trunk, una tecnologia basata sul protocollo SIP che permette agli operatori di fornire alle aziende linee telefoniche virtuali attraverso una semplice connessione internet.

Utilizzando il SIP Trunk gli operatori possono collegare uno o più canali voce al centralino PBX del Cliente (on premise o virtuale).
I sistemi SIP Trunk, in questa fase di transizione, permettono anche di collegare le vecchie linee ISDN alla rete IP e farle funzionare in parallelo con le linee all-IP.

Come utilizzare i telefoni analogici con il VOIP

Anche i telefoni analogici possono essere utilizzati in modalità VoIP. Per farlo è possibile installare un gateway VoIP che faccia da adattatore e permetta di convertire i segnali telefonici analogici in pacchetti di dati digitali.

In questo modo è possibile utilizzare il VoIP su telefoni analogici già esistenti in azienda.

Questo tipo di soluzione può favorire un graduale passaggio al VoIP senza investimenti hardware, ma non permette di sfruttare tutti i servizi disponibili con le soluzioni di telefonia IP.

Semplificare la gestione delle linee e ridurre i costi con i telefoni VoIP

Tra i principali vantaggi dei telefoni IP figurano la semplicità di gestione e la riduzione dei costi:

• aggiungere o eliminare utenti e collegarli a un centralino è più semplice
• non servono collegamenti telefonici dedicati per connettere un telefono IP alla rete, ma è sufficiente un unico cavo Ethernet per telefono e PC
• la configurazione e l’aggiornamento dei telefoni possono essere gestiti a distanza
• le impostazioni vengono memorizzate dal telefono e restano quindi attive se il telefono viene spostato e ricollegato
• i numeri di rete fissa possono funzionare anche su PC o smartphone, senza bisogno di acquistare apparati di telefonia fissa dedicati.

Come funziona un telefono VoIP cordless

Molte persone nelle aziende utilizzano telefoni cordless per muoversi liberamente tra gli uffici e restare reperibili.
Esistono due tipi di telefoni cordless: quelli che utilizzano il WIFI per connettersi direttamente alla rete aziendale e quelli che hanno una base radio (DECT) collegata in ethernet al router.

Nel primo caso consigliabile attivare una rete WIFI dedicata esclusivamente alla telefonia. Anche su questo punto potrebbe essere utile affidarsi a un System Integrator specializzato in ICT per individuare le soluzioni più appropriate.

Trasformare lo smartphone in un cordless evoluto

L’evoluzione tecnologica dei centralini IP e Cloud, grazie alla convergenza fisso-mobile, permette di migliorare la reperibilità e ridurre i costi, eliminando i tradizionali telefoni cordless.

Con la convergenza, ogni smartphone può infatti trasformarsi in un cordless aziendale evoluto. 

Grazie a un’applicazione dedicata, tutti gli utenti collegati al centralino possono utilizzare i loro numeri fisso e mobile sullo smartphone, anche quando si trovano fuori ufficio (o addirittura all’estero).

In questo modo, grazie a servizi come Vianova Phone, la gestione delle chiamate diventa più semplice:  

• i numeri fisso e mobile sono sempre disponibili 
• non serve più attivare la deviazione di chiamata
• basta un clic per gestire più chiamate in contemporanea e unirle in una conference.

Come ottenere un servizio di telefonia VoIP di alta qualità

Contare su servizi voce efficienti e sicuri è fondamentale per un’azienda.
Voci gracchianti, buchi di fonia e chiamate che si interrompono: un servizio voce che funziona a singhiozzo ostacola la collaborazione e può danneggiare l’immagine aziendale.

In passato questi malfunzionamenti venivano erroneamente identificati con la tecnologia VoIP. Il nodo cruciale è invece nella gestione della connettività da parte dell’operatore.

A fare la differenza per la telefonia IP sono la quantità di banda disponibile per la voce e, soprattutto, la capacità di gestione del traffico sulla rete da parte degli operatori per garantire la qualità del servizio (QoS).

Ecco cosa valutare per scegliere un servizio di alto livello.

Cos’è un Codec e perché è importante per la qualità delle tue telefonate

Per poter viaggiare sulla rete internet, i segnali acustici delle telefonate devono essere trasformati in pacchetti dati digitali.
Una volta giunti a destinazione i pacchetti IP saranno decodificati per essere udibili.

Questo processo di codifica e decodifica viene effettuato attraverso un software chiamato CODEC.

Il CODEC determina quanto viene compresso il segnale per farlo viaggiare sulla rete dati: se la compressione è elevata si occupa meno banda, ma la qualità si riduce.

Per questo è importante avere un accesso internet con un quantità di banda sufficiente che permetta di utilizzare bassi livelli di compressione della voce.

La quantità di banda non è comunque il solo elemento a determinare la qualità dei servizi voce su IP.

Un circuito dedicato per dare la precedenza al traffico voce

I pacchetti voce devono arrivare al destinatario nel giusto ordine, senza ritardi e senza perdite di informazioni. Se questo non accade si perdono parole o frasi intere e la conversazione diventa difficile.

Un operatore che punta sulla qualità dovrebbe gestire i pacchetti voce con particolare cura riuscendo a dare loro la “precedenza” rispetto al traffico dati.

In questo è importante che la rete che eroga i servizi sia veloce e soprattutto stabile, cioè con bassa variabilità della latenza (jitter).

La condizione ideale per garantire la qualità sarebbe far viaggiare il traffico voce su un circuito distinto e dedicato con banda minima garantita, in modo da ridurre al minimo la compressione delle informazioni tramite CODEC e garantire la precedenza ai pacchetti voce in ogni situazione.

Continuità del servizio e protezione dei dati: come rendere sicuri i telefoni VoIP

Quando si sceglie un fornitore di telefonia è necessario valutare anche l’elemento sicurezza. Questo è fondamentale per la business continuity e la protezione dei dati.

La rete dell’operatore e gli apparati per erogare i servizi di telefonia devono essere completamente ridondati per assicurare la continuità del servizio. I server e gli apparati devono anche essere monitorati 24 ore su 24 da tecnici specializzati per anticipare eventuali disservizi.
Il fornitore dovrebbe anche rispettare gli standard europei sulla protezione dei dati per la privacy e il GDPR.

La seconda questione riguarda la sicurezza del traffico voce.

Fintanto che le chiamate restano sulla rete privata del Cliente e sulla centrale dell’operatore la sicurezza delle chiamate è prossima al 100%.

Quando invece il traffico telefonico viaggia sulla rete pubblica di internet può essere intercettato e “catturato” da eventuali hacker (esiste un fenomeno chiamato voice phishing).

Per proteggere questi dati, gli operatori utilizzano contemporaneamente due protocolli di criptazione: TLS per tutte le comunicazioni su internet e SRTP, per mettere in sicurezza il traffico voce.

Esistono tanti modelli di telefoni IP che rispondono alle esigenze di tutte le tipologie di impresa e che permettono, in combinazione con i centralini che utilizzano la stessa tecnologia, di accedere a servizi innovativi.
Qualunque sia il modello di telefono scelto, il segreto della loro efficienza è sempre lo stesso: la qualità del servizio offerto dall’operatore.