Videoconferenza professionale: come renderla sicura ed efficiente

Negli ultimi mesi milioni di persone in tutto il mondo hanno sperimentato la possibilità di collaborare a distanza, anche senza recarsi in ufficio, grazie a servizi di collaboration come la videoconferenza.

Questa piccola rivoluzione – avviata già prima dell’emergenza Covid e destinata ad ampliarsi nei prossimi anni – ha trasformato la videoconferenza in uno degli strumenti più utilizzati per migliorare la collaborazione all’interno delle aziende – dalle microimprese fino alle multinazionali – nelle scuole e negli enti pubblici.

Come viaggiano i tuoi dati in videoconferenza?

Il boom di richieste ha alimentato un aumento esponenziale dei servizi di videoconferenza disponibili sul mercato. Ma la qualità non è sempre all’altezza delle esigenze di prestazioni e sicurezza delle imprese.

I servizi di videoconferenza vengono erogati tramite il Cloud e quindi devono essere valutati secondo alcuni parametri tecnici essenziali. Ecco alcune semplici domande da porsi prima di scegliere:

• sicurezza dei dati: che viaggio compiono i tuoi dati aziendali quando passano dal Cloud? Chi può vederli o intercettarli? Il servizio di videoconferenza viene erogato dall’Italia? Che tempi di latenza può assicurare la rete del fornitore?
• prestazioni della rete: quanta banda serve per effettuare una videoconferenza di qualità? Quali caratteristiche deve avere la mia connessione internet per sfruttare al meglio il servizio?
• qualità audio e video: il mio fornitore è in grado di garantire una qualità costante per le immagini e, soprattutto, per l’audio?
• flessibilità: posso utilizzare il servizio anche da mobile? I partecipanti che invito alle videoconferenze possono accedere senza doversi registrare e con procedure semplici?

Se leggi questo articolo, scoprirai come scegliere un servizio di videoconferenza professionale che migliori effettivamente l’efficienza aziendale.

Videoconferenza: i vantaggi di un servizio professionale

La videoconferenza è diventata uno strumento primario per il lavoro dell’era digitale, perché permette di attivare facilmente lo smart working nella sua accezione più ampia e moderna.

Lo smart working è infatti molto diverso dal vecchio telelavoro. Il lavoro smart modifica in maniera radicale i processi di collaborazione a vantaggio della produttività e del benessere lavorativo. Per questo, come rilevano i più grandi analisti, continuerà a essere un pilastro dell’organizzazione aziendale anche nei prossimi anni.

In questo contesto le aziende possono utilizzare la videoconferenza per ottenere subito grandi vantaggi:

• mantenere le relazioni con Clienti, Fornitori, Dipendenti, anche in smart working
• gestire con efficacia i team di vendita o i team di sviluppo su tutto il territorio
• effettuare selezioni di lavoro e corsi di formazione a distanza
• accelerare la condivisione e lo sviluppo dei progetti
• ridurre le spese per le trasferte
• ottenere flessibilità nell’organizzazione del lavoro anche in caso di emergenza
• offrire supporto da remoto a Clienti e Partner commerciali
• migliorare i livelli di servizio e l’immagine aziendale

Videoconferenza: le caratteristiche essenziali

Sicurezza, qualità, stabilità e facilità di utilizzo. Sono queste le caratteristiche fondamentali che contraddistinguono un prodotto di videoconferenza professionale.

Videoconferenze e sicurezza: come proteggere i dati

I rischi informatici che arrivano dal web continuano a crescere. Per questo tante aziende ritengono una priorità proteggere i propri dati. Questo vale naturalmente anche per i servizi di videoconferenza.

Prima di scaricare un software sconosciuto per utilizzare un servizio di videoconferenza gratuito trovato sul web è bene riflettere. Un software di questo tipo potrebbe aprire la strada a spyware capaci di accedere al microfono e alla videocamera del PC e creare un varco per pericolosi attacchi informatici.

Inoltre se ti affidi a un servizio di videoconferenza che utilizza server situati fuori dall’UE – questo caso può riguardare anche grandi player internazionali – i tuoi dati potrebbero non essere protetti secondo le norme sulla privacy e il GDPR.

Videoconferenza: 8 semplici azioni per proteggere il tuo lavoro

Ecco 8 semplici azioni da compiere per proteggere da subito la sicurezza delle tue videoconferenze.

1. scegli piattaforme di videocon­ferenza erogate da aziende che hanno i server dislocati sul territorio nazionale e custoditi in Data Center sicuri
2. accertati che il servizio di video­conferenza utilizzi la crittografia in transito
3. valuta piattaforme di videocon­ferenza con accesso a richiesta (Lobby Room) oppure ad accesso con password.
4. se è possibile, utilizza un servizio che funziona su un comune Browser Web senza installare alcun software.
5. se utilizzi un router che non è gestito da un operatore telefonico, controlla che il firmware del router sia aggiornato all’ultima versione
6. installa sul computer gli aggior­namenti del sistema operativo e dei programmi
7. attiva le funzionalità di firewall del sistema operativo
8. accertati che il computer utilizzato abbia un antivirus aggiornato.

Come scegliere una videoconferenza di qualità

La qualità dei servizi di videoconferenza dipende da molti fattori. Vediamo quali sono i più importanti.

Un Cloud efficiente. Come tutti i servizi in cloud, per funzionare bene la videoconferenza deve poter contare su una rete internet con bassi tempi di latenza, perdita di pacchetti ridotta al minimo e garanzie sulla continuità del servizio.

Qualità audio garantita. Un punto fondamentale da considerare è inoltre la qualità dell’audio. Una buona definizione delle immagini è certamente importante, ma non sempre indispensabile. Una cosa che invece non dovrebbe mai accadere è il degrado della qua­lità audio: perdere qualche frase o qualche parola di un interlo­cutore può compromettere la qualità di una riunione.
Utilizzare soluzioni software ospitate sui server (e sulla rete) del tuo operatore di tele­fonia, riduce al minimo questi rischi.

Un unico provider per internet e voce. Il ruolo del fornitore del servizio di videoconferenza è quindi determinante. Un semplice fornitore OTT (Over the Top), può solo offrire un servizio di videoconferenza best effort. La scelta più saggia, per chi utilizza le videoconferenze in maniera professionale, è affidarsi a un servizio erogato dallo stesso provider che ci fornisce la connettività e i servizi voce. Utilizzare la rete del proprio operatore permette di accedere ai server cloud con tempi di latenza ridotti e poter così contare su un servizio stabile e veloce che non funziona “a scatti”.

Naturalmente la qualità di una videoconferenza dipende anche dalla connessione del singolo utilizzatore. Pertanto, in caso di lavoro a distanza con uso frequente di videoconferenze, sarebbe importante fornire i dipendenti di una connessione professionale e di un sistema VPN (per la sicurezza).

Come scegliere un servizio di videoconferenza facile da utilizzare

L’utilità di una videoconferenza non dipende solo dalla qualità dell’infrastruttura dell’operatore TLC e dell’azienda, ma anche dalla semplicità di utilizzo. Ecco alcune caratteristiche essenziali da considerare per la scelta.

Accesso facile.

L’accesso ad una riunione dovrebbe avvenire rapidamente, con il minor numero di click. Quante volte ti è successo di collegarti a una riunione e scoprire di dover scaricare un applicativo oppure un plug-in? In alcuni casi viene anche richiesta la regi­strazione al servizio per partecipare. Tutti questi “ostacoli” possono scoraggiare chi deve partecipare alle riunioni o comunque creare disagi che si riflettono in negativo sull’immagine della tua azienda.

Partecipazione da smartphone o telefono.

La videoconferenza è uno strumento aperto a tutti, democratico, che deve funzionare con la massima flessibilità. Non sempre è possibile partecipare a una videoconferenza da PC. Il servizio di videoconferenza deve quindi permettere di connettersi da smartphone, tramite un’applicazione sicura, o da un telefono tradizionale. Così le persone possono accedere ai meeting e spostarsi liberamente, anche in auto o all’in­terno della propria abitazione.

Moderazione degli eventi.

La persona che organizza un incon­tro, dovrebbe poter controllare e gestire l’andamento dell’evento. Confermare oppure rifiutare la par­tecipazione di un ospite sono servizi essenziali per evitare di far colle­gare persone non attese. Così come poter silenziare il microfono di uno o più partecipanti per evitare la sovrapposizione delle voci.

Chat pubbliche e private.

Dialogare durante le riunioni è molto utile per scambiare informazioni, senza interrompere il flusso principale della conversazione. Una chat privata­ o pubblica è quindi un ser­vizio importante per una videoconferenza che si rispetti.

Condivisione di documenti.

Durante una riunione è fondamentale poter condividere documenti. Grazie alla funzione “Condividi schermo” è possibile proiettare il contenuto a tutti e, cosa partico­larmente utile, dare la possibilità di vedere in tempo reale ciò che viene fatto.

Bastano quindi pochi accorgimenti per avere a diposizione tutto il potenziale e la sicurezza di una videoconferenza professionale.