Supporto Mail

Il nuovo servizio Mail si basa sulla suite Qboxmail, sviluppata dall’omonima azienda del gruppo Vianova.

Il servizio è costituito da 4 componenti principali:

1. Il Pannello di Controllo, da cui gli utenti amministratori gestiscono i domini e gli account
2. la Webmail responsiva, da cui tutti accedono alla propria casella di posta, anche da smartphone e tablet
3. La Mail Time Machine, da cui è possibile visualizzare e anche ripristinare gli snapshot degli ultimi 15 giorni della propria casella di posta
4. L’Archivio, servizio opzionale da cui è possibile visualizzare e scaricare tutti i messaggi inviati e ricevuti negli ultimi 10 anni, anche se precedentemente cancellati

Le caratteristiche più importanti sono:

1. Il servizio è riservato ai profili da 1.5 in su
2. Il numero di account inclusi è pari a 6 per ogni canale voce delle sedi con profilo 1.5 o superiore, fino a un massimo di 60 canali o 360 caselle
3. Le caselle incluse hanno quota massima di 8 GB, ma tale quota può essere estesa a pagamento a 25 GB, 50 GB o 100 GB
4. Il protocollo ActiveSync funziona solo su smartphone e tablet
5. Ogni utente può attivare in autonomia l’autenticazione a due fattori, e l’amministratore di un dominio di posta ha la facoltà di renderla obbligatoria per tutti

Ogni utente attivo ha sempre accesso alla propria Webmail e al Mail Time Machine. L’Archivio sarà invece disponibile per le caselle su cui è stato attivato. Il Pannello di Controllo può essere acceduto dal postmaster e dagli utenti abilitati all’amministrazione dei domini, chiamati Manager.

Gli URL sono:

• Pannello di Controllo: https://mailadmin.vianova.it
• Webmail: https://webmail.vianova.it
• Mail Time Machine: https://mailtimemachine.vianova.it
• Archivio: https://mailarchivio.vianova.it

Ulteriori informazioni relative all’utilizzo di questi strumenti possono essere consultate su: https://docs.qboxmail.com/it/panel/getting-started/intro.

Ogni dominio nomedominio.tld di posta registrato su Qboxmail ha il proprio utente postmaster@nomedominio.tld. Tale utente viene creato automaticamente all’atto della registrazione del dominio sulla piattaforma Qboxmail. Le credenziali vengono inviate al Cliente. L’utente Postmaster può gestire le caselle del proprio dominio in completa autonomia. Nel caso in cui il Cliente abbia bisogno di attivare servizi opzionali o voglia gestire più domini con un’unica utenza, può richiedere la creazione di un utente Manager chiamando il 145 o scrivendo all’indirizzo info@vianova.it. Il Cliente riceverà il modulo di richiesta sul quale specificherà la propria ragione sociale, i dati del Manager e i domini che dovranno essere associati ad esso. Sarà possibile modificare l’elenco dei domini associati in un secondo momento. Ogni dominio di posta può essere gestito da un solo Postmaster e al più da un Manager.

Il Postmaster può:

• creare ed eliminare caselle di posta
• modificare gli attributi delle caselle di posta: dati anagrafici, password, impostazioni di sicurezza e quota massima
• consultare il log Tracemail
• consultare il registro degli accessi

Il Manager può, in aggiunta a quanto elencato per il Postmaster:

• associare/eliminare Archivi a caselle di posta
• personalizzare la Webmail con il nome e il logo della propria Azienda
• aumentare/diminuire il limite degli invii giornalieri di una casella verso destinatari esterni al proprio dominio
• creare Delegati (utenti a cui è consentito l’accesso agli Archivi)

È possibile accedere alla propria casella di posta inserendo le credenziali all’indirizzo https://webmail.vianova.it.

È possibile configurare client di posta come Outlook, Thunderbird o Apple Mail in POP3 o IMAP utilizzando i seguenti parametri:

• Username: il proprio indirizzo email
• Password
• Per i client in POP3
  • Server: pop.vianova.it
  • Porta: 995
  • Sicurezza: TLS
• Per i client in IMAP
  • Server: imap.vianova.it
  • Porta: 993
  • Sicurezza: TLS
• Accesso SMTP (valido per entrambe le connessioni)
  • Stesse credenziali della casella di posta
  • smtp.vianova.it
  • Porta: 465
  • Sicurezza: SSL

Per la creazione, la modifica o la cancellazione di indirizzi email è necessario accedere al Pannello di Controllo (https://mailadmin.vianova.it) con l’utente Postmaster o l’utente Manager del dominio di cui si vogliono effettuare le modifiche. Le credenziali del Postmaster vengono spedite all’indirizzo email del Rappresentante Legale del Cliente contestualmente alla creazione del dominio, e sarà obbligatorio modificare la password al primo accesso. L’utente Manager viene creato su richiesta: per chiedere la creazione di un utente Manager chiamare il 145 o scrivere all’indirizzo info@vianova.it.

Dal Pannello di Controllo, il Postmaster o il Manager potranno effettuare le operazioni di gestione del proprio dominio e dei propri indirizzi di posta. La documentazione dettagliata sul pannello di controllo è disponibile su: https://docs.qboxmail.com/it/panel/getting-started/intro

Certamente. Per monitorare i costi è sufficiente collegarsi all’Area Clienti di Vianova con un utente il cui profilo possa accedere alla configurazione del servizio Mail. Dal menu in alto a sinistra, selezionare la voce Mail -> Monitor. Viene visualizzata la tabella di dettaglio aggiornata in tempo reale. Vengono visualizzati, in modo aggregato per i domini del Cliente, le caselle create e quelle incluse, gli upgrade di spazio o di invio, i servizi aggiuntivi sottoscritti o gli interventi straordinari richiesti, con il calcolo degli eventuali costi da sostenere. Le variazioni al costo del servizio vengono notificate via email entro 24 ore al Rappresentante Legale.

Un Cliente che crei una casella di posta aggiuntiva oltre quelle incluse visualizzerà nella successiva fattura l’importo corrispondente al costo della casella aggiuntiva. Questa variazione sarà visibile in tempo reale nella tabella Monitor in Area Clienti. Un’email di notifica della variazione dell’importo in fattura sarà spedita a fine giornata al Rappresentante Legale del Cliente.

L’Archivio è un servizio opzionale e può essere creato o eliminato in autonomia accedendo al Pannello di Controllo all’indirizzo https://mailadmin.vianova.it con le credenziali dell’utente Manager.

L’Archivio salva e conserva una copia di tutti i messaggi ricevuti e inviati dagli utenti, totalmente in cloud, senza software o plugin da installare. Per visualizzare l’Archivio di una casella è sufficiente accedere all’indirizzo https://mailarchivio.vianova.it con le credenziali della propria casella di posta.

Contestualmente all’attivazione dell’Archivio, è possibile salvare alcuni o tutti i messaggi che sono attualmente nella posta grazie ad una procedura guidata di importazione. Una volta attivato, tutti i messaggi inviati e ricevuti da un account email saranno automaticamente salvati nell’Archivio, che conserverà tali messaggi per il periodo scelto dall’utente, fino ad un massimo di 10 anni. L’Archivio conserva i messaggi in ingresso nella cartella “Posta in Arrivo” e quelli in uscita nella cartella “Posta inviata”. I messaggi in Archivio sono in sola lettura, non possono essere modificati o eliminati dall’utente. I messaggi ricevuti o inviati da un periodo maggiore di quello impostato verranno automaticamente rimossi.

Il Manager può attivare l’Archivio su una nuova casella di posta accedendo alla voce di menu Archivio del Pannello di Controllo: potrà aggiungerlo seguendo le istruzioni a video. Le email in Archivio possono essere consultate dal proprietario della casella o da un Delegato. Possono essere scaricate in locale per ripristinarle eventualmente all’interno della casella di posta.

La Mail Time Machine è un servizio disponibile per tutte le caselle Mail senza costi aggiuntivi. La Mail Time Machine permette di accedere ai backup di una casella di posta fino a 15 giorni indietro.

La Mail Time Machine (MTM) è accessibile da https://mailtimemachine.vianova.it, inserendo le credenziali di accesso dell’account email e selezionando il giorno da visualizzare. La MTM permette di visualizzare la casella di posta così come appariva alla mezzanotte del giorno scelto, L’accesso è in sola lettura (non è possibile, spostare, modificare o eliminare messaggi). Dalla MTM è possibile scaricare singoli messaggi in formato standard .eml. Cliccando sul pulsante di ripristino è possibile richiedere che la propria casella sia riportata allo stato del giorno selezionato. L’intervento è a pagamento: il Cliente viene avvisato quando ne fa richiesta.

La quota standard di una casella di posta è 8 GB. La modifica della quota di una casella può essere effettuata in autonomia dall’utente Postmaster del dominio della casella o dall’utente Manager se presente, accedendo al Pannello di Controllo con le proprie credenziali, visualizzando la lista delle caselle nel dominio e cliccando sulla casella da modificare. La quota si trova nella sezione “Generali” ed è possibile impostare 8 GB (standard), 25 GB, 50 GB e 100 GB. L’upgrade della quota è un servizio opzionale.

Non ci sono limiti nel numero di invii all’interno del proprio dominio di posta. Nel caso di invii verso domini di posta esterni, ogni casella ha un limite impostato inizialmente pari a 250. Il Manager può incrementarlo a 1.000, 2.000 o 5.000 secondo quanto riportato nell’Offerta. L’invio di più di 1.000 messaggi al giorno all’esterno del proprio dominio è un servizio opzionale. Il Manager del dominio può modificare questo valore accedendo al Pannello di Controllo con le proprie credenziali, selezionando il valore che intende impostare per la casella di posta scelta in “Limite invio giornaliero” all’interno della sezione “Generali”.

Per chi abbia esigenze di spedire un numero più elevato di messaggi di posta, Qboxmail mette a disposizione il servizio Email Delivery. Per maggiori informazioni consultare questa guida.