Supporto Mail

Microsoft Outlook 2019 può collegarsi a Mail tramite i protocolli IMAP e POP3, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo ActiveSync per sfruttare tutti i vantaggi del prodotto.

Per configurare MS Outlook 2019 col protocollo IMAP è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

Immettere l’indirizzo di posta elettronica e selezionare Consenti la configurazione manuale dell’account. Al termine selezionare Connetti.

Selezionare il tipo di account IMAP.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Si consiglia di proteggere le comunicazioni tra MS Outlook 2019 e il server attivando le opzioni di crittografia.

Al termine selezionare Avanti.

Immettere la password e selezionare Connetti.

Al termine MS Outlook 2019 mostrerà l’esito della verifica, se corretto selezionare OK per completare la procedura.

Microsoft Outlook può collegarsi a Mail tramite i protocolli POP3 e IMAP, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo ActiveSync per sfruttare tutti i vantaggi del prodotto.

Per configurare MS Outlook 2019 col protocollo POP3 è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

Immettere l’indirizzo di posta elettronica e selezionare Consenti la configurazione manuale dell’account. Al termine selezionare Connetti.

Selezionare il tipo di account POP.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Si consiglia di proteggere le comunicazioni tra MS Outlook e il server attivando le opzioni di crittografia.

Al termine selezionare Avanti.

Immettere la password e selezionare Connetti.

Al termine MS Outlook 2019 mostrerà l’esito della verifica, se corretto selezionare OK per completare la procedura.

Per configurare MS Outlook 2019 tramite il protocollo ActiveSync, è necessario creare un nuovo profilo di posta elettronica.

Accedere al Pannello di controllo di Windows e selezionare la voce Mail (Mail Outlook 2016).

Selezionare Mostra Profili.

Selezionare Aggiungi e indicare il Nome profilo (ad es. ActiveSync).

Selezionare Configurazione manuale o tipi di server aggiuntivi e il pulsante Avanti.

Selezionare Exchange ActiveSync e il pulsante Avanti.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Nella sezione Impostazioni offline, scegliere se mantenere offline soltanto i messaggi dell’ultimo mese o tutta la posta.

Al termine selezionare il pulsante Avanti.

Una volta effettuata la verifica dei dati inseriti, MS Outlook mostrerà l’esito della configurazione. In caso di esito positivo sarà possibile selezionare Fine per completare la procedura.

Una volta effettuata la verifica dei dati inseriti, MS Outlook mostrerà l’esito della configurazione. In caso di esito positivo sarà possibile selezionare Fine per completare la procedura.

È possibile indicare a MS Outlook 2019 di utilizzare sempre il nuovo profilo all’avvio, indicando la scelta nella schermata Posta Elettronica.

Selezionare OK per completare la procedura.

In caso di smarrimento della password, è possibile accedere al proprio account Mailutilizzando la funzionalità “password dimenticata”

Le credenziali del servizio Mail sono le stesse utilizzate per l’accesso all’Area Clienti. Di conseguenza, dopo aver reimpostato la password sarà necessario utilizzare le nuove credenziali per accedere anche all’Area Clienti.

Per avviare la procedura è sufficiente visitare areaclienti.vianova.it e cliccare su “password dimenticata?”.

All’interno della pagina Password dimenticata, digitare il proprio indirizzo di posta elettronica e cliccare su continua.

La procedura guidata offre il recupero della password attraverso tre diverse modalità, selezionabili dal menu a tendina:

• email: consente di reimpostare la propria password inserendone una nuova
• SMS: il sistema genera in automatico una nuova password e la invia come SMS al numero precedentemente impostato dell’utente
• Domanda di sicurezza: dopo aver risposto alle domande di sicurezza, il sistema genera una nuova password in automatico e la mostra direttamente su browser

Seguire una delle seguenti procedure a seconda modalità di recupero selezionata.

Recupero mediante email

Selezionare la voce email dal menu a tendina e premere sul pulsante continua per ricevere un’email generata automaticamente dal sistema.

Controllare la propria casella Mail e cliccare sul link presente nel messaggio.

All’interno della pagina “Cambia la tua password” inserire le nuove credenziali desiderate e cliccare su salva.

Recupero mediante SMS

Selezionare la voce SMS (solo se inserito preventivamente all’interno della sezione opzioni Account dell’Area Clienti) dal menu a tendina.

All’interno del campo “numero di cellulare”, digitare il numero di telefono connesso al profilo utente e premere continua.

Al numero indicato verrà inviato un SMS contenente la nuova password.

Recupero mediante Domanda di sicurezza

Selezionare Domanda di sicurezza (solo se impostate preventivamente all’interno della sezione opzioni Account dell’Area Clienti) dal menu a tendina.

All’interno dei campi “domanda”, digitare le risposte alle domande di sicurezza e premere su continua.

In caso di risposte corrette, apparirà un pop-up contenente la nuova password.

Il recupero della password nelle modalità SMS e Domanda di sicurezza sostituirà la password originale con una generata dal sistema. Una volta ricevuta la nuova password è consigliato sostituirla con una più mnemonica, accedendo alla sezione opzioni Account dell’Area Clienti

Se non è possibile recuperare la propria password mediante una delle modalità indicate, o se un pop-up notifica la disattivazione della funzionalità “password dimenticata” sull’indirizzo Mail, si consiglia di contattare il proprio amministratore dell’Area Clienti.

Per configurare MS Outlook 2013 e 2016 tramite il protocollo ActiveSync, è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

Selezionare Configurazione manuale o tipi di server aggiuntivi e il pulsante Avanti.

Selezionare Servizio compatibile con Outlook.com o Exchange ActiveSync e il pulsante Avanti.

Configurare l’account con i seguenti dati:

All’interno della sezione Impostazioni offline, scegliere se mantenere offline soltanto i messaggi dell’ultimo mese o tutta la posta.

Al termine selezionare il pulsante Avanti.

Una volta effettuata la verifica dei dati inseriti, MS Outlook mostrerà l’esito della configurazione. In caso di esito positivo sarà possibile selezionare Fine per completare la procedura.

Per ciascun utente Mail è possibile bloccare l’invio o la ricezione di messaggi da domini di posta diversi da quelli aziendali (maggiori informazioni sono disponibili alla sezione Configurazione di una casella Mail).

Grazie alla funzionalità Abilitazioni è possibile estendere la lista dei domini abilitati allo scambio di email con tali utenti.

Le regole di abilitazione possono essere definite per l’intero dominio aziendale e non per il singolo account di posta.

I messaggi interni al proprio dominio sono sempre consentiti.

Aggiungere un elenco di domini abilitati

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail , Domini e poi la voce Abilitazioni.

Cliccare sul pulsante aggiungi posto sotto alla lista delle regole impostate.

All’interno della pagina Domini abilitati, completare i campi:

• dominio: seleziona il dominio aziendale su cui impostare la regola
• domini abilitati: digitare i domini per i quali è permesso l’invio e la ricezione dei messaggi (separati da spazio)

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettiva l’aggiunta.

Modificare un elenco di domini abilitati 

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail , Domini e poi la voce Abilitazioni.

Dalla lista, cliccare sulla riga corrispondente la regola che si desidera modificare.

Nella pagina successiva, modificare il campo Domini abilitati per aggiornare l’elenco dei domini per i quali è permesso l’invio e la ricezione dei messaggi (separati da spazio).

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

Eliminare un elenco di domini abilitati

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail , Domini e poi la voce Abilitazioni.

Dalla lista, cliccare sulla riga corrispondente alla regola che si desidera eliminare.

Nella pagina successiva, cliccare sul pulsante elimina.

Infine, nella finestra di dialogo aperta, cliccare sul pulsante conferma per rendere effettiva l’eliminazione.

La funzionalità permette di inoltrare automaticamente verso un’altra casella email un messaggio di posta che soddisfa determinate condizioni (ad esempio proviene da uno specifico mittente, o contiene una particolare parola nell’oggetto).

Il messaggio avrà come mittente la casella che effettua l’inoltro con l’aggiunta dell’indicazione “I:” all’inizio dell’oggetto.

Se invece si desidera che tutte le email ricevute vengano indistintamente reindirizzate verso un’altra casella di posta, è necessario che l’amministratore del servizio completi il campo “reindirizza a” in fase di configurazione della casella Mail.

Il messaggio reindirizzato non verrà in alcun modo modificato e manterrà il mittente originale. Per maggiori informazioni sulla funzionalità di reindirizzamento consultare la sezione Configurazione di una casella Mail all’interno del Manuale amministratore.

E’ importante segnalare che nel caso di sincronizzazione della posta tramite protocollo ActiveSync, le regole di inoltro del Client utilizzato (es. MS Outlook o Mozilla Thunderbird) verranno ignorate a favore delle regole impostate a monte dalla Webmail.

Creare una regola di inoltro

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Dalla pagina del proprio account Mail selezionare Impostazioni, in alto a destra.

Nella schermata successiva, cliccare su Regole messaggi nella colonna di sinistra.

Cliccare su Nuovo e digitare il nome da attribuire alla regola.

Nel menu a tendina “Quando il messaggio…”, scegliere la condizione che il messaggio deve soddisfare per essere inoltrato (ad es. “ricevuto da”) e cliccare su Selezionare per completare la condizione (ad es. digitando l’indirizzo email del mittente).

Cliccare su Aggiungi condizione per inserire ulteriori condizioni alla regola di inoltro.

Nel menu a tendina “Esegui le seguenti operazioni…”, selezionare Inoltra il messaggio a e cliccare su Selezionare per indicare l’indirizzo o gli indirizzi email di destinazione, scegliendo dalla rubrica o digitando all’interno del campo “A:”.

Infine, cliccare su Salva per salvare la regola e poi su Applica per rendere esecutiva l’impostazione.

Non sempre il reale mittente di una email coincide con quello che compare al destinatario. Spesso per comunicazioni di tipo commerciale viene mostrato un mittente che susciti maggiore interesse in chi riceve il messaggio di posta elettronica. In questi casi i messaggi possono contenere allegati pericolosi o tentativi di frode informatica.

Per ragioni di sicurezza è qundi importante poter identificare il reale mittente di una email. È possibile verificare il mittente attraverso la Webmail o attraverso il Client di posta utilizzato (ad esempio Outlook e Mozilla Thunderbird).

Per visualizzare l’informazione da Webmail:

• cliccare con il tasto destro sul messaggio
• nel menu contestuale, cliccare sulla voce Opzioni
• all’interno del testo che compare nel campo intestazioni, ricercare l’indicazione “envelope-from”. A tal fine è possibile sfruttare la funzione di ricerca del proprio browser (CTRL+F).
• l’indirizzo associato al parametro “enveloped from” corrisponde al reale mittente del messaggio di posta elettronica.

Infine, per verificare il reale mittente attraverso da qualsiasi Client si consiglia di far riferimento alla manualistica del produttore.

Nell’ambito dello stesso account Mail la casella principale può convivere con più account “condivisi”. Supponiamo, ad esempio, di dover configurare due account appartenenti allo stesso dominio su Webmail: l’account1@miodominio.it (principale) e l’account2@miodominio.it (condiviso).

In questo caso sarà necessario effettuare due passaggi:

• concedere all’account1 il permesso di aprire e gestire l’account2, impostando i relativi privilegi
• aprire l’account2 su Webmail dopo aver effettuato l’accesso con l’account1

Impostazione dei permessi

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta con le credenziali di account2.

Cliccare col tasto destro del mouse la radice dell’account Posta in Arrivo – account2 e successivamente Proprietà.

Selezionare il gruppo Permessi e il pulsante Aggiungi.

Selezionare l’utente account1@miodomionio.it e cliccare su OK.

Selezionare il profilo desiderato tra quelli proposti (vedi Differenze tra i profili predefiniti).

Cliccare su OK e poi Esci.

Apertura dell’account condiviso

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta con le credenziali di account1.

Selezionare Apri mail condivise…

Selezionare Nome.

Selezionare l’utente account2@miodomionio.it e cliccare su OK.

Scegliere il tipo cartella Cassetta Postale e cliccare su OK per terminare la procedura.

La funzionalità Posta indesiderata permette di specificare i mittenti da cui consentire la ricezione di messaggi di posta elettronica (whitelist) o, al contrario, di specificare i mittenti da cui bloccare le email (blacklist). Le email bloccate saranno ricevute ugualmente ma all’interno della cartella Quarantena anziché in Posta in Arrivo.

Le regole di Posta indesiderata configurate dalla Webmail saranno valide solo per l’utente e sovrascriveranno le eventuali regole impostate dall’amministratore dell’Area Clienti^WI per tutti gli utenti appartenenti al medesimo dominio.

E’ importante segnalare che nel caso di sincronizzazione della posta tramite il protocollo MAPI, le impostazioni di posta indesiderata di MS Outlook verranno ignorate a favore delle regole impostate a monte dalla Webmail oppure dall’Area Clienti.

Nel caso si desideri impostare regole di Posta indesiderata per messaggi frutto di invii automatici (es. newsletter pubblicitarie) è molto probabile che il mittente sia randomico, pertanto è consigliabile inserire direttamente il dominio di provenienza (es. “@dominio.it”).

Infine, le regole di Posta indesiderata vengono applicate al reale mittente della email. Per maggiori informazioni consultare Come posso individuare il reale mittente di una email?.

Creare una regola dalla lista delle email

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Dalla pagina del proprio account Mail selezionare con il tasto destro del mouse il messaggio di posta per cui si desidera creare una regola.

Dal menu contestuale, selezionare Selegnala come.

Nel menu successivo, scegliere una delle seguenti opzioni a seconda della regola che si desidera creare:

• Blocca messaggi dal mittente: blocca la ricezione di tutti i messaggi provenienti dall’indirizzo email esatto (ad es. marco.rossi@dominio.it)
• Blocca messaggi dal dominio: blocca la ricezione di tutti i messaggi provenienti dall’intero dominio di posta del mittente (ad es. @dominio.it)
• Consenti messaggi dal mittente: consente la ricezione di tutti i messaggi provenienti dall’indirizzo email esatto (ad es. marco.rossi@dominio.it)
• Consenti messaggi dal dominio: consente la ricezione di tutti i messaggi provenienti dall’intero dominio di posta del mittente (ad es. @dominio.it)

Una volta l’opzione desiderata una regola verrà automaticamente creata e aggiunta all’interno della sezione Impostazioni (vedi di seguito per maggiori dettagli).

Creare una regola dalle Impostazioni

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Dalla pagina del proprio account Mail selezionare Impostazioni, in alto a destra.

Nella schermata successiva, cliccare su Posta indesiderata nella colonna di sinistra.

Cliccare su Nuovo, digitare l’indirizzo email o il dominio (preceduto dal carattere @) a cui si desidera applicare una regola.

Nel menu a tendina “Azione”, selezionare la voce Consenti (per ricevere email dal mittente in oggetto in Posta in Arrivo) o Blocca (per ricevere email dal mittente in oggetto in Quarantena) e cliccare su Salva.

Infine, cliccare su Applica per rendere esecutiva l’impostazione.

La funzionalità Posta indesiderata permette di specificare i mittenti da cui consentire la ricezione di messaggi di posta elettronica (whitelist) o, al contrario, di specificare i mittenti da cui bloccare le email (blacklist). Le email bloccate saranno ricevute ugualmente ma all’interno della cartella Quarantena anziché in Posta in Arrivo.

Le regole impostate dall’amministratore saranno valide per tutti gli utenti appartenenti allo stesso dominio di posta elettronica.

Al contrario, le regole di Posta Indesiderata configurate dalla Webmail saranno valide solo per l’utente e sovrascriveranno le eventuali regole impostate dall’amministratore dell’Area Clienti.

E’ importante segnalare che nel caso di sincronizzazione della posta tramite il protocollo MAPI, le impostazioni di posta indesiderata di MS Outlook verranno ignorate a favore delle regole impostate a monte dalla Webmail oppure dall’Area Clienti.

Nel caso si desideri impostare regole di Posta indesiderata per messaggi frutto di invii automatici (es. newsletter pubblicitarie) è molto probabile che il mittente sia randomico, pertanto è consigliabile inserire direttamente il dominio di provenienza (es. “@dominio.it”).

Infine, le regole di Posta indesiderata vengono applicate al reale mittente della email. Per maggiori informazioni consultare Come posso individuare il reale mittente di una email?.

Creare una regola

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Posta indesiderata.

Cliccare sul pulsante aggiungi posto sotto alla lista delle regole di posta indesiderata.

All’interno della pagina di creazione, completare i campi:

• mittente: inserire l’indirizzo email o il domino (preceduto dal carattere @) sul mittente a cui applicare la regola
• dominio destinatario: scegliere il dominio destinatario su cui verrà applicata la configurazione (la regola sarà valida per tutti gli utenti appartenenti allo stesso dominio di posta elettronica).
• azione: selezionare consenti (per ricevere email dal mittente in oggetto in Posta in Arrivo) o nega (per ricevere email dal mittente in oggetto in Quarantena) nella voce azione

Infine cliccare su salva per attivare la regola.

Modificare una regola

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Posta indesiderata.

Dalla lista delle regole di posta indesiderata, cliccare sulla riga corrispondente alla regola che si desidera modificare.

Nella pagina successiva, modificare il campo mittente per aggiornare l’indirizzo su cui creare la regola e il campo azione per scegliere se consentire o negare la ricezione di messaggi.

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

Eliminare una regola 

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Posta indesiderata.

Dalla lista delle regole di posta indesiderata, cliccare sulla riga corrispondente alla regola che si desidera eliminare.

Nella pagina successiva, cliccare sul pulsante elimina.

Infine, nella finestra di dialogo aperta, cliccare sul pulsante conferma per rendere effettiva l’eliminazione.

Per inviare messaggi per conto di un altro utente è possibile impostare una delega di spedizione o una regola di Send as.

La delega può essere impostata direttamente dall’utente (vedi Impostazione dei permessi di delega di spedizione), mentre il Send as deve essere creato dall’amministratore (vedi Gestione dei Send as).

Il messaggi inviati tramite la delega di spedizione mantengono l’evidenza del reale mittente (“inviato per conto di”) sia nella cartella posta inviata di delegante e delegato che nei confronti del destinatario, anche se alcuni Client di posta non la visualizzano.

I messaggi inviati tramite la funzionalità Send as mantengono l’evidenza del reale mittente (“inviato per conto di”) nella cartella di posta inviata di delegante e delegato, mentre il destinatario visualizza soltanto il delegato.

Una volta impostata la Delega o la regola di Send as, è possibile utilizzare il nuovo mittente dalla Webmail o dal Client di posta (vedi Selezione del mittente).

Sia dalla Webapp che da MS Outlook è possibile selezionare il mittente da cui inviare un messaggio di posta.

Questa funzionalità è necessaria del caso di più account Mail configurati sullo stesso Client di posta (vedi Configurazione di più account Mail), oppure nel caso siano presenti deleghe (vedi Impostazione dei permessi di delega di spedizione) o regole di Send as (vedi Gestione dei Send as) che consentano all’utente di inviare email per conto di un altro indirizzo.

Da Webmail

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso al servizio.

Cliccare sul pulsante nuova email.

Nel menu di creazione del messaggio, cliccare sul pulsante Mostra campo from per mostrare il campo A:.

Nella composizione del messaggio, inserire nel campo A: l’indirizzo email da cui si vuole inviare il messaggio.

Da MS Outlook

Avviare il proprio Client MS Outlook.

Cliccare sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica.

Nel menu di creazione del messaggio, cliccare sulla tab Opzioni.

Nella sezione Mostra campi, cliccare sul pulsante Da.

Nella composizione del messaggio, cliccare sul pulsante Da e poi su Altro indirizzo di posta elettronica.

Inserire l’indirizzo email da cui si vuole inviare il messaggio e premere Ok.

È possibile impedire ai singoli utenti di reimpostare la propria password attraverso la funzionalità “password dimenticata” presente nelle pagine di login della Webmail e dell’Area Clienti.

Le credenziali del servizio Mail sono infatti le stesse utilizzate per l’accesso all’Area Clienti. Di conseguenza la disattivazione della funzionalità di “password dimenticata” impedirà all’utente di reimpostare anche le credenziali di accesso all’Area Clienti.

Per disabilitare la funzionalità “password dimenticata” è necessario Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore.

All’interno del menu, selezionare la voce Impostazioni e poi la voce Utenti.

Dalla lista degli utenti, cliccare sulla riga corrispondente all’utente per il quale si desidera disabilitare la funzionalità “password dimenticata”.

All’interno del profilo dell’utente, nella sezione Credenziali, cliccare sulla casella disabilita “password dimenticata”. 

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

La funzionalità Send as consente a uno o più utenti di inviare messaggi di posta a nome di un altro indirizzo email, senza che il destinatario abbia alcuna evidenza della delega di invio.

Per poter abilitare la funzionalità, tutti gli indirizzi devono appartenere a domini Mail dell’azienda.

Una volta impostata la regola di Send as è possibile utilizzare il nuovo mittente dalla Webmail o dal Client di posta (vedi Selezione del mittente).

E’ importante segnalare che l’eventuale presenza di deleghe di spedizione (vedi Impostazione dei permessi di delega di spedizione) sull’indirizzo email che fornisce la delega all’invio sovrascrive la regola di Send as.

Una volta impostato il Send as potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che la regola sia attiva.

Aggiungere un Send as

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Send as.

Cliccare sul pulsante aggiungi posto sotto alla lista dei Send as aziendali.

All’interno della pagina Nuovo Send as, completare i campi:

• a nome di: digitare l’indirizzo email a nome del quale inviare messaggi di posta elettronica
• da: digitare l’indirizzo o gli indirizzi email delegati all’invio

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettiva l’aggiunta.

Modificare un Send as

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Send as.

Dalla lista dei Send as aziendali, cliccare sulla riga corrispondente al Send as che si desidera modificare.

Nella pagina successiva, modificare il campo da per aggiornare l’indirizzo o gli indirizzi email delegati all’invio.

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

Eliminare un Send as

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Send as.

Dalla lista dei Send as aziendali, cliccare sulla riga corrispondente al Send as che si desidera eliminare.

Nella pagina successiva, cliccare sul pulsante elimina.

Infine, nella finestra di dialogo aperta, cliccare sul pulsante conferma per rendere effettiva l’eliminazione.

Per creare un indirizzo email contenente più destinatari è possibile utilizzare le funzionalità:

• Alias o Gruppi presenti sull’Area Clienti (areaclienti.vianova.it), se in possesso delle autorizzazioni di amministrazione dell’Area Clienti o del servizio Mail. In questo modo è possibile creare una lista contenente più indirizzi appartenenti al medesimo dominio Mail. Per maggiori informazioni sulle funzionalità Alias e Gruppi consultare il Manuale amministratore
• Lista di distribuzione della Webmail. In questo modo verrà creata una lista valida per l’account in oggetto, sia da Webmail che da Client di posta (ad esempio Outlook) configurato in MAPI. Per maggiori informazioni sulla funzionalità Lista di distribuzione consultare il Manuale utente
• Gruppo contatti di Outlook configurato in MAPI. In questo modo verrà creata una lista valida per l’account in oggetto, utilizzando sia Outlook che la Webmail
• Creazione di gruppi di contatti di qualsiasi Client collegato in IMAP o POP3. In questo modo la lista sarà valida solo sul Client in cui è creata. Per utilizzare la funzionalità per la creazione di gruppi di contatti da qualsiasi Client si consiglia di far riferimento alla manualistica del produttore

Le liste di distribuzione consentono di inviare messaggi di posta elettronica a più utenti contemporaneamente senza aggiungere l’indirizzo di ogni destinatario.

Creare una lista

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Cliccare sulla freccetta rivolta verso il basso, posta a destra del pulsante per la creazione di una nuova email.

Cliccare sul pulsante Lista di distribuzione.

All’interno della pagina di creazione, digitare il nome da attribuire alla lista all’interno del campo Nome.

Per aggiungere un contatto alla lista, cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo e specificare Nome e Indirizzo email.

In alternativa, cliccare sul pulsate Seleziona membri, selezionare uno o più contatti dalla propria rubrica, premere sul pulsante Membri e poi su Ok.

Terminato l’inserimento dei contatti, cliccare sul pulsante di salvataggio posto nella barra in alto per rendere effettive le modifiche.

In caso di smarrimento della password, è possibile accedere al proprio account Mailutilizzando la funzionalità “password dimenticata”

Le credenziali del servizio Mail sono le stesse utilizzate per l’accesso all’Area Clienti. Di conseguenza, dopo aver reimpostato la password sarà necessario utilizzare le nuove credenziali per accedere anche all’Area Clienti.

Per avviare la procedura è sufficiente visitare areaclienti.vianova.it e cliccare su “password dimenticata?”.

All’interno della pagina Password dimenticata, digitare il proprio indirizzo di posta elettronica e cliccare su continua.

La procedura guidata offre il recupero della password attraverso tre diverse modalità, selezionabili dal menu a tendina:

• email: consente di reimpostare la propria password inserendone una nuova
• SMS: il sistema genera in automatico una nuova password e la invia come SMS al numero precedentemente impostato dell’utente
• Domanda di sicurezza: dopo aver risposto alle domande di sicurezza, il sistema genera una nuova password in automatico e la mostra direttamente su browser

Seguire una delle seguenti procedure a seconda modalità di recupero selezionata.

Recupero mediante email

Selezionare la voce email dal menu a tendina e premere sul pulsante continua per ricevere un’email generata automaticamente dal sistema.

Controllare la propria casella Mail e cliccare sul link presente nel messaggio.

All’interno della pagina “Cambia la tua password” inserire le nuove credenziali desiderate e cliccare su salva.

Recupero mediante SMS

Selezionare la voce SMS (solo se inserito preventivamente all’interno della sezione opzioni Account dell’Area Clienti) dal menu a tendina.

All’interno del campo “numero di cellulare”, digitare il numero di telefono connesso al profilo utente e premere continua.

Al numero indicato verrà inviato un SMS contenente la nuova password.

Recupero mediante Domanda di sicurezza

Selezionare Domanda di sicurezza (solo se impostate preventivamente all’interno della sezione opzioni Account dell’Area Clienti) dal menu a tendina.

All’interno dei campi “domanda”, digitare le risposte alle domande di sicurezza e premere su continua.

In caso di risposte corrette, apparirà un pop-up contenente la nuova password.

Il recupero della password nelle modalità SMS e Domanda di sicurezza sostituirà la password originale con una generata dal sistema. Una volta ricevuta la nuova password è consigliato sostituirla con una più mnemonica, accedendo alla sezione opzioni Account dell’Area Clienti

Se non è possibile recuperare la propria password mediante una delle modalità indicate, o se un pop-up notifica la disattivazione della funzionalità “password dimenticata” sull’indirizzo Mail, si consiglia di contattare il proprio amministratore dell’Area Clienti.

E’ possibile recuperare i messaggi e le cartelle eliminate fino ad un massimo di trenta giorni dalla data di cancellazione.

Esistono due modalità per accedere alla procedura di ripristino:

• utilizzare la funzionalità Ripristina elementi della Webmail
• utilizzare la funzionalità Ripristina messaggi cancellati di MS Outlook, se configurato tramite protocollo MAPI

Da Webmail

Accedere alla propria Webmail dalla pagina del servizio Mail.

Dalla pagina del proprio account Webmail, cliccare con il tasto destro sulla cartella dalla quale si desidera recuperare la posta eliminata.

Dal menu contestuale, cliccare su Ripristina elementi.

Selezionare se si desidera ripristinare messaggi o cartelle, attraverso la spunta in alto a destra.

Selezionare gli elementi da ripristinare e cliccare su Ripristina, nel menu in alto.

In alternativa, cliccare su Ripristina tutti, sempre nel menu in alto.

Da MS Outlook

Avviare il proprio Client MS Outlook.

Selezionare la cartella da cui recuperare la posta eliminata.

Da MS Outlook 2010 e 2013 e cliccare su Ripristina Messaggi Cancellati nel TAB Zarafa.

Da MS Outlook 2007 cliccare su Ripristina Messaggi Cancellati dal menu Strumenti.

Selezionare se si desidera ripristinare messaggi o cartelle, attraverso la spunta in alto a destra.

Selezionare gli elementi da ripristinare e cliccare su Ripristina, nel menu in alto.

In alternativa, cliccare su Ripristina tutti, sempre nel menu in alto.

Le regole di Posta Indesiderata vengono applicate al reale mittente del messaggio.

In alcuni casi (ad esempio nel caso di email automatiche o di newsletter) il reale mittente di una email non coincide con quello che compare al destinatario.

Per poter verificare quale sia il reale mittente è necessaria verifica manuale dell’intestazione del messaggio. Per maggiori informazioni si prega di consultare la FAQ Come posso individuare il reale mittente di una email?.

Inoltre, nel caso si desideri impostare regole di Posta indesiderata per messaggi frutto di invii automatici (es. newsletter pubblicitarie), è molto probabile che il mittente sia randomico. Pertanto è consigliabile impostare la regola per l’intero dominio di provenienza (es. “@dominio.it”).

Mozilla Thunderbird può collegarsi a Mail tramite i protocolli IMAP e POP3, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo ActiveSync disponibile esclusivamente con MS Outlook 2013 e 2016, per godere anche della sincronizzazione dei calendari e dei contatti su tutti i dispositivi.

Per configurare la casella di posta con il protocollo IMAP è necessario creare un nuovo account, selezionando Email dal menu Account.

Nella successiva finestra di dialogo, cliccare il pulsante in basso a sinistra Saltare questo passaggio e utilizzare un servizio esistente.

Completare i campi con i seguenti dati:

Selezionare Continua e poi Configurazione manuale.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Cliccare su Riesaminare e poi sul tasto Fatto per rendere effettive le modifiche.

Mozilla Thunderbird può collegarsi a Mail tramite i protocolli IMAP e POP3, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo ActiveSync disponibile esclusivamente con MS Outlook 2013 e 2016, per godere anche della sincronizzazione dei calendari e dei contatti su tutti i dispositivi.

Per configurare la casella di posta con il protocollo IMAP è necessario creare un nuovo account, selezionando Email dal menu Account.

Nella successiva finestra di dialogo, cliccare il pulsante in basso a sinistra Saltare questo passaggio e utilizzare un servizio esistente.

Completare i campi con i seguenti dati:

Selezionare Continua e poi Configurazione manuale.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Cliccare su Riesaminare e poi sul tasto Fatto per rendere effettive le modifiche.

La funzionalità Risorse consente di gestire sale riunioni, auto o altri strumenti aziendali che necessitano di essere prenotati da più utenti.

Per prenotare una Risorsa invita il rispettivo indirizzo email ad un appuntamento a calendario. La Risorsa risponderà automaticamente in base alla propria disponibilità, accettando o rifiutando l’invito.

Aggiungere una Risorsa

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Risorse.

Cliccare sul pulsante aggiungi posto sotto alla lista delle Risorse aziendali.

All’interno della pagina Nuova risorsa, completare i campi:

• risorsa: digitare l’indirizzo email da assegnare alla Risorsa (l’indirizzo deve appartenere a uno dei domini Mail di cui si è amministratori)
• nome: digitare il nome da visualizzare nella rubrica aziendale

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettiva l’aggiunta.

Modificare una Risorsa

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Risorse.

Dalla lista delle Risorse aziendali, cliccare sulla riga corrispondente alla Risorsa che si desidera modificare.

Nella pagina successiva, modificare il campo nome per aggiornare il nome da visualizzare nella rubrica aziendale.

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

Eliminare una Risorsa

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Risorse.

Dalla lista delle Risorse aziendali, cliccare sulla riga corrispondente alla Risorsa che si desidera eliminare.

Nella pagina successiva, cliccare sul pulsante elimina. 

Infine, nella finestra di dialogo aperta, cliccare sul pulsante conferma per rendere effettiva l’eliminazione.

La funzionalità Gruppi consente di inviare messaggi di posta elettronica a più utenti in contemporanea senza aggiungere l’indirizzo di ogni destinatario.

Gli indirizzi legati ai Gruppi, al contrario di ciò che accade con gli Alias, sono visibili e compaiono nelle rubriche aziendali. Per ciascun Gruppo è possibile definire permessi di accesso e utilizzo.

Aggiungere un Gruppo

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Gruppi.

Cliccare sul pulsante aggiungi posto sotto alla lista dei Gruppi aziendali.

All’interno della pagina Nuovo Gruppo, completare i campi:

• gruppo: digitare l’indirizzo email da assegnare al Gruppo (l’indirizzo deve appartenere a uno dei domini Mail di cui si è amministratori)
• destinazione: digitare gli indirizzi email su cui smistare i messaggi ricevuti dal Gruppo

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettiva l’aggiunta.

Modificare un Gruppo

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Gruppi.

Dalla lista dei Gruppi aziendali, cliccare sulla riga corrispondente del Gruppo che si desidera modificare.

Nella pagina successiva, modificare il campo destinazione per aggiornare la lista degli indirizzi email a cui vengono smistati i messaggi destinati al Gruppo.

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

Eliminare un Gruppo

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Gruppi.

Dalla lista dei Gruppi aziendali, cliccare sulla riga corrispondente al Gruppo che si desidera eliminare.

Nella pagina successiva, cliccare sul pulsante elimina. 

Infine, nella finestra di dialogo aperta, cliccare sul pulsante conferma per rendere effettiva l’eliminazione.

La funzionalità Alias permette di attribuire un nome alternativo ad una o più caselle Mail appartenenti al dominio aziendale.

I messaggi di posta diretti all’Alias verranno inoltrati automaticamente alle caselle Mail associate.

Gli indirizzi legati agli Alias non sono visibili ai mittenti dei messaggi di posta e non compaiono nelle rubriche aziendali.

Aggiungere un Alias

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Alias.

Cliccare sul pulsante aggiungi posto sotto alla lista degli Alias aziendali.

All’interno della pagina Nuovo Alias, completare i campi:

• alias: digitare l’indirizzo email dell’Alias (l’indirizzo deve appartenere a uno dei domini Mail di cui si è amministratori)
• destinazione: digitare l’indirizzo o gli indirizzi email su cui indirizzare i messaggi ricevuti dall’Alias

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettiva l’aggiunta.

Modificare un Alias

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Alias.

Dalla lista degli Alias aziendali, cliccare sulla riga corrispondente all’Alias che si desidera modificare.

Nella pagina successiva, modificare il campo destinazione per aggiornare l’indirizzo o gli indirizzi email a cui vengono inviati i messaggi destinati all’Alias.

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettive le modifiche.

Eliminare un Alias

Accedere all’Area Clienti con le credenziali amministratore e, all’interno del menu, selezionare la voce Mail e poi la voce Alias.

Dalla lista degli Alias aziendali, cliccare sulla riga corrispondente all’Alias che si desidera eliminare.

Nella pagina successiva, cliccare sul pulsante elimina. 

Infine, nella finestra di dialogo aperta, cliccare sul pulsante conferma per rendere effettiva l’eliminazione.

Per configurare il servizio Mail è necessario accedere alla propria Area Clienti con le credenziali amministratore fornite dal Servizio Clienti in fase di attivazione del servizio.

L’Area Clienti è raggiungibile all’indirizzo areaclienti.vianova.it, tramite un qualunque browser.

Una volta effettuato l’accesso, selezionare la voce Mail dal menu posto in alto e scegliere la sezione desiderata tra le seguenti:

• Domini > Elenco: l’elenco dei domini aziendali con indicata la quota di spazio attualmente occupata da caselle di posta, rubriche, calendari e altri dati relativi ai servizi Mail
• Domini > Abilitazioni: l’elenco dei domini di posta abilitati allo scambio di email con gli utenti a cui sono state impostate le opzioni di restrizione (tramite la pagina Impostazioni > Utenti)
• Alias: gli Alias di posta elettronica creati per l’azienda
• Gruppi: gli indirizzi di Gruppo con le caselle di posta a essi associate
• Risorse: le Risorse aziendali, come sale riunioni, auto o altri strumenti aziendali che necessitano di essere prenotate da più utenti
• Send as: le regole di Send as che permettono di inviare messaggi di posta a nome di un altro utente dello stesso dominio
• Posta indesiderata: le whitelist e le blacklist applicate al dominio

Per configurare una casella Mail è necessario accedere alla propria Area Clienti con le credenziali amministratore fornite dal Servizio Clienti in fase di attivazione del servizio.

L’Area Clienti è raggiungibile all’indirizzo areaclienti.vianova.it, tramite un qualunque browser.

Una volta effettuato l’accesso, selezionare la voce Impostazioni e poi la voce Utenti dal menu posto in alto. Infine cliccare sul pulsante aggiungi.

All’interno della pagina Nuovo utente, completare i seguenti campi.

Credenziali

• email: digitare l’indirizzo di posta elettronica che si desidera assegnare all’utente (l’indirizzo deve appartenere a uno dei domini Mail di cui si è amministratori)
• password:  digitare la password che si desidera assegnare all’utente. La password deve essere composta da minimo 8 caratteri alfanumerici, contenenti almeno un numero, una lettera maiuscola e una minuscola
• conferma password: digitare nuovamente la password desiderata per confermarla
• disabilita “password dimenticata”: scegliere se impedire all’utente di reimpostare la propria password attraverso la funzionalità “password dimenticata”

Configurare una casella Mail

• quota limite: selezionare la quota massima di spazio da assegnare alla casella Mail dell’utente, a partire da un minimo di 100 MB, fino a un massimo di 25 GB. La quota limite può essere modificata in ogni momento
• quota utilizzata: indica la quota di spazio attualmente occupata dalla casella Maildell’utente. In fase di creazione di un nuovo utente, non sarà presente alcun valore
• servizio antivirus: scegliere se abilitare il filtro antivirus per la casella Mail dell’utente . I messaggi identificati come potenzialmente pericolosi verranno consegnati nella cartella “Quarantena” (scelta consigliata)
• servizio antispam: scegliere se abilitare il filtro antispam per la casella Mail dell’utente. I messaggi identificati come indesiderati verranno consegnati nella cartella “Quarantena” (scelta consigliata)
• consegna locale: scegliere se si desidera che i messaggi di posta diretti all’utente vengano recapitati nella sua casella Mail. Se la consegna locale viene disattivata sarà necessario indicare almeno un indirizzo email nel campo “reindirizza a” per garantire che le email dirette alla casella dell’utente vengano consegnate almeno a un altro indirizzo
• reindirizza a: inserire un indirizzo di posta a cui vuoi reindirizzare le email dirette alla casella dell’utente. I messaggi reindirizzati appariranno come se provenissero direttamente dal mittente originale, senza alcuna indicazione del fatto che sono stati recapitati per mezzo di un altro account. Se invece si desidera impostare delle regole di inoltro solo per le email che corrispondono a particolari condizioni, si consiglia di consultare la sezione Impostazione delle regole di Inoltro all’interno del Manuale utente
• restrizione invio: scegli se l’utente può inviare messaggi solo al proprio dominio e a quelli elencati in Mail > Domini > Abilitazioni. Per maggiori informazioni sulla funzionalità visita la sezione Gestione delle Abilitazioni
• restrizione ricezione: scegli se l’utente può ricevere messaggi solo dal proprio dominio e da quelli elencati in Mail > Domini > Abilitazioni. Per maggiori informazioni sulla funzionalità visita la sezione Gestione delle Abilitazioni

La creazione di una casella Mail coincide con la creazione di un utente Area Clienti. Per terminare la procedura è quindi necessario completare i restanti campi obbligatori relativi ai permessi Area Clientidell’utente.

Infine, cliccare sul pulsante salva per rendere effettiva l’aggiunta.

I principali dati necessari alla configurazione di un account di Posta sono i seguenti:

I principali dati necessari alla configurazione di un account di Posta sono i seguenti:

Mail è compatibile con i principali modelli di smartphone e tablet dotati di sistema operativo Android, Apple iOS o Windows Mobile.Se il dispositivo è compatibile, è sufficiente aggiungere un account di tipo Microsoft Exchange, denominato Aziendale su alcune versioni di Android. I principali dati necessari alla configurazione sono i seguenti:

Si consiglia di utilizzare SSL dove consentito, accettare tutti i certificati dove richiesto e sincronizzare tutto (Posta, Contatti e Calendari).

I dispositivi non compatibili possono essere connessi a Mail mediante i protocolli POP3 o IMAP.

Selezionare la voce di menu File > Aggiungi Account.

Inserire le credenziali di accesso:

Selezionare il pulsante Continua.

Compilare le impostazioni con i seguenti dati:

Selezionare il pulsante Continua.

Compilare le impostazioni relative al server di posta in uscita:

Selezionare il pulsante Continua.

Selezionare il pulsante Crea nella schermata di riepilogo lasciando attivo Connetti account.

Una volta connesso l’account, se necessario cliccare la scritta “mostra” sulla sinistra accanto al nome dell’account in modo da mostrare le cartelle.

Selezionare la cartella Bozze dell’account appena creato, poi selezionare Casella > Usa questa casella per > Bozze.

Selezionare la cartella Posta Eliminata dell’account appena creato, poi fare click su Casella > Usa questa casella per > Cestino.

Selezionare la cartella Posta inviata dell’account appena creato, poi fare click su Casella > Usa questa casella per > Inviata.

Selezionare Mail > Preferenze.

Nella schermata successiva selezionare a sinistra l’account appena creato, cliccare sul tab Avanzate e inserire il valore:

Chiudere la finestra e premere su Salva.

Selezionare la voce di menu File > Aggiungi Account.

Inserire le credenziali di accesso:

Selezionare il pulsante Continua.

Compilare le impostazioni con i seguenti dati:

Selezionare il pulsante Continua.

Compilare le impostazioni relative al server di posta in uscita:

Selezionare il pulsante Continua.

Selezionare il pulsante Crea nella schermata di riepilogo lasciando attivo Connetti account.

Microsoft Outlook può collegarsi a Mail tramite i protocolli POP3, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo ActiveSync per sfruttare tutti i vantaggi del prodotto.

Per configurare MS Outlook 2007, 2010 e 2013 col protocollo IMAP è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

Selezionare Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e il pulsante Avanti.

Selezionare il servizio Posta elettronica Internet e il pulsante Avanti.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Al termine selezionare il pulsante Altre impostazioni per accedere alle impostazioni avanzate.

Selezionare nel pannello Server della posta in uscita le caselle Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l’autenticazione e Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.

Configurare le impostazioni con i seguenti dati:

Si consiglia di proteggere le comunicazioni tra MS Outlook e il server attivando le opzioni di crittografia:

• Il server richiede una connessione crittografata (SSL)
• Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente (SSL o TLS se disponibile)

Al termine selezionare il pulsante OK.

Selezionare Avanti nella finestra Aggiunta nuovo account per verificare le impostazioni.

Al termine Outlook mostrerà l’esito della verifica, se corretto selezionare Fine per completare la procedura.

Microsoft Outlook può collegarsi a Mail tramite i protocolli POP3, sebbene sia consigliabile utilizzare il protocollo ActiveSync per sfruttare tutti i vantaggi del prodotto.

Per configurare MS Outlook 2007, 2010 e 2013 col protocollo POP3 è necessario creare un nuovo account, selezionando il pulsante Aggiungi account dal menu File.

Selezionare Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e il pulsante Avanti.

Selezionare il servizio Posta elettronica Internet e il pulsante Avanti.

Configurare l’account con i seguenti dati:

Al termine selezionare il pulsante Altre impostazioni per accedere alle impostazioni avanzate.

Selezionare nel pannello Server della posta in uscita le caselle Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l’autenticazione e Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.

Configurare le impostazioni con i seguenti dati:

Si consiglia di proteggere le comunicazioni tra MS Outlook e il server attivando le opzioni di crittografia:

• Il server richiede una connessione crittografata (SSL)
• Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente (SSL o TLS se disponibile)

Al termine selezionare il pulsante OK.

Selezionare Avanti nella finestra Aggiunta nuovo account per verificare le impostazioni.

Al termine MS Outlook mostrerà l’esito della verifica, se corretto selezionare Fine per completare la procedura.

Per configurare MS Outlook 2007 e 2010 col protocollo MAPI è necessario scaricare il seguente plug-in e avviare la procedura di installazione completa.

La procedura che segue è stata redatta per Windows 7 pertanto può variare a seconda del sistema operativo.

Completata l’installazione è possibile aggiungere un nuovo account MAPI ai profili di posta. Selezionare dal Pannello di controllo di Windows la voce Posta Elettronica e il pulsante Mostra Profili nella finestra “Impostazioni di posta”.

Selezionare il pulsante Aggiungi, inserire il nome del nuovo profilo (es. “Vianova Mail”) e confermare la scelta tramite il pulsante OK.

Nella successiva schermata, selezionare l’opzione Configura manualmente le impostazioni del server e confermare la scelta col pulsante Avanti.

Scegliere il servizio Altro e selezionare la tipologia di server Zarafa Server.

Configurare l’account con i seguenti dati:

La modalità di connessione (Connection type) può essere scelta tra i seguenti valori:

• Online (consigliata): consente di leggere i contenuti direttamente dal server senza salvarli in locale. Questa modalità implica che MS Outlook sia sempre connesso al server, in caso contrario non sarà possibile consultare i messaggi, appuntamenti e contatti. Questa scelta è indicata per postazioni fisse, mentre è sconsigliata per chi lavora spesso offline e ha la necessità di leggere la posta.
• Cached: scarica il contenuto dal server in locale e lo mantiene sincronizzato, consentendo così l’accesso ai messaggi, appuntamenti e contatti anche offline. La sincronizzazione dei contenuti avverrà automaticamente al ripristino della connessione con il server, ogni 15 minuti. È possibile forzare la sincronizzazione selezionando il pulsante Sincronizza presente nella scheda Zarafa di MS Outlook. Per modificare l’intervallo di sincronizzazione selezionare il pulsante Configura.

• Detect at startup: seleziona automaticamente la modalità di avvio (Online o Cached) in base alla presenza di connessione col server. Se durante una sessione Online viene a mancare la connessione, sarà necessario riavviare MS Outlook e selezionare Offline. Questa modalità di connessione è generalmente sconsigliata.

Completate le scelte per impostare l’account, selezionare il pulsante OK per concludere la procedura guidata. Per rendere effettive le modifiche sarà necessario riavviare MS Outlook.

È possibile indicare a MS Outlook di utilizzare sempre il nuovo profilo all’avvio, indicando la scelta nella schermata Posta Elettronica.

Ad oggi non sono previste integrazioni con servizi esterni.

L’impostazione dei permessi sulle proprie cartelle di posta (ad es. Contatti, Calendario e Posta in Arrivo) avviene tramite un sistema di profilazione molto flessibile che consente di selezionare le singole azioni che ciascun utente può compiere sui vari elementi del nostro spazio di posta. I profili predefiniti disponibili in MS Outlook o nella Webmail sono:

• Nessun Privilegio: l’utente può visualizzare solo la cartella e le sottocartelle ma non può esplorare gli elementi al loro interno
• Sola Lettura: l’utente può visualizzare la cartella, le sue sottocartelle e gli elementi in esse contenuti. L’utente non può né creare nuovi elementi né modificare o eliminare quelli esistenti
• Segretario: l’utente può visualizzare la cartella, le sue sottocartelle e gli elementi in esse contenuti. L’utente può creare nuovi elementi, modificare ed eliminare quelli esistenti ma non può creare sottocartelle
• Controllo Completo: l’utente può visualizzare la cartella, le sue sottocartelle e gli elementi in esse contenuti. L’utente può creare nuovi elementi, modificare ed eliminare quelli esistenti e creare sottocartelle
• Proprietario: l’utente può visualizzare la cartella, le sue sottocartelle e gli elementi in esse contenuti. L’utente può creare nuovi elementi, modificare ed eliminare quelli esistenti e creare sottocartelle. L’utente può impostare i permessi per altri utenti sulle cartelle, come il proprietario

In aggiunta ai profili predefiniti è possibile attribuire permessi personalizzati, in questo caso il valore del profilo cambierà in Altro.

I permessi disponibili sono:

• Cartella Visibile: è il permesso indispensabile per poter operare su una cartella contenente elementi di posta
• Leggi elementi: consente la lettura degli elementi presenti all’interno della cartella
• Crea elementi: consente di creare nuovi elementi all’interno della cartella
• Crea sottocartelle: consente di creare sottocartelle all’interno della cartella
• Permessi Cartelle: consente di impostare permessi sulle sottocartelle.
• Modifica elementi:
  • Nessuno: l’utente non può modificare alcun elemento all’interno della cartella
  • Propri: l’utente può modificare solo i propri elementi
  • Tutti: l’utente può modificare tutti gli elementi
• Elimina elementi:
  • Nessuno: l’utente non può eliminare alcun elemento all’interno della cartella
  • Propri: l’utente può eliminare solo i propri elementi
  • Tutti: l’utente può eliminare tutti gli elementi

I permessi possono essere impostati su tutte le cartelle di posta, compresa la cartella “radice”. In questo caso è possibile concedere la gestione dell’account ad atri utenti, come descritto nella sezione Configurazione di più account Mail su MS Outlook.

I permessi sono ereditari, ad es. se A contiene B e su B non sono definiti permessi, B eredita i permessi di A. In pratica ogni cartella eredita i permessi dalla prima cartella superiore sulla quale sono stati definiti permessi, a meno che sulla cartella non siano stati definiti permessi che annullano l’effetto di quelli ereditati.

E’ possibile concedere ad uno o più utenti la delega di spedizione per proprio conto. Supponiamo che l’utente luca@dominio.it desideri concedere all’utente stefania@dominio.it il permesso di spedire email a suo nome. La procedura che segue varia a seconda della modalità di accesso alla posta.

Da Webmail

Cliccare sulla voce di menu Accedi > Webmail posto in alto sul sito ed effettuare l’accesso alla casella di posta.

Effettuare l’accesso con le credenziali dell’utente luca@dominio.it.

Dalla pagina dell’account Mail selezionare Impostazioni, in alto a destra.

Nella schermata successiva, cliccare su Delegati nella colonna di sinistra e il pulsante Aggiungi.

Cercare e selezionare l’utente stefania@dominio.it nella lista Global Address Book e poi premere il pulsante Ok.

Impostare i permessi delegati Segretario sugli elementi Calendario, Attività, Posta in Arrivo, Contatti, Note e Diario. Per l’elenco completo dei profili vedi Differenze tra i profili predefiniti.

Al termine premere il pulsante Ok.

Nella finestra Delegati selezionare il pulsante Applica per terminare.

Scollegarsi ed effettuare l’accesso con le credenziali dell’utente stefania@dominio.it e comporre un messaggio email come di consueto, selezionando come mittente l’utente delegato.

Per visualizzare il campo Da, vedi Selezione del mittente.

Da MS Outlook

Aprire MS Outlook dell’utente luca@dominio.it e selezionare il pulsante Delegati presente nella scheda Zarafa.

Nella finestra Delegati selezionare il pulsante Aggiungi.

Nella finestra Global Address Book selezionare l’utente stefania@dominio.it e poi il pulsante Ok.

Impostare i permessi delegati Segretario sugli elementi Calendario, Attività, Posta in Arrivo, Contatti, Note e Diario.Per l’elenco completo dei profili vedi Differenze tra i profili predefiniti. Al termine premere il pulsante Ok.

Nella finestra Delegati selezionare il pulsante Ok per terminare.

Aprire Outlook dell’utente stefania@dominio.it e comporre un messaggio email come di consueto, selezionando come mittente l’utente delegato.

Per visualizzare il campo Da, vedi Selezione del mittente.

E’ possibile concedere ad uno o più altri utenti il controllo del proprio calendario per fissare, spostare e annullare appuntamenti per proprio conto. Supponiamo che luca@dominio.it desideri concedere il controllo del proprio calendario alla segretaria stefania@dominio.it. La procedura che segue varia a seconda della modalità di accesso alla posta.

Condividere il calendario da MS Outlook

Avviare il Client MS Outlook con l’account luca@dominio.it configurato in MAPI.

Selezionare l’icona Elenco cartelle posizionata in basso a sinistra. In alternativa è possibile premere la combinazione di tasti di scelta rapida CTRL + 6.

Nell’elenco delle cartelle, posizionarsi col mouse sulla voce Calendario e selezionarla col tasto destro.

Dal menu contestuale, selezionare Proprietà.

Nella finestra Proprietà Calendario selezionare la voce Permessi e poi il pulsante Aggiungi…

Nella finestra Global Address Book selezionare l’utente stefania@dominio.it e poi il pulsante Aggiungi.

E’ possibile selezionare altri utenti nel caso in cui si desideri concedere il controllo del calendario a più utilizzatori.

Al termine selezionare OK per tornare su Permessi.

Gli utenti autorizzati, tra cui stefania@dominio.it, appariranno nell’area di testo e il valore della colonna Livello di permesso sarà Nessun permesso (No right).

Selezionare l’utente Stefania e poi la voce Segretario (Secretary) del menu a discesa Profilo per attribuirgli i diritti predefiniti al Calendario.

Confermare la scelta selezionando il pulsante OK.

Condividere il calendario da Webmail

Effettuare l’accesso alla Webmail con le credenziali dell’utente luca@dominio.it dalla pagina del servizio Mail.

All’interno del riquadro Posta selezionare la casella Mostra tutte le cartelle.

Nell’elenco delle cartelle, posizionarsi col mouse sulla voce Calendario e selezionarla col tasto destro

Dal menu contestuale selezionare Proprietà.

Nella finestra Proprietà del Calendario selezionare la tab Permessi e poi il pulsante Aggiungi.

Cercare e selezionare l’utente stefania@dominio.it nella lista Global Address Book e poi premere il pulsante Ok.

E’ possibile selezionare altri utenti nel caso in cui si desideri concedere il controllo del calendario a più utilizzatori.

Gli utenti autorizzati, tra cui stefania@dominio.it, appariranno nell’area di testo e il valore della colonna Livello di permesso sarà Nessun permesso (No right).

Selezionare l’utente Stefania e poi la voce Segretario (Secretary) del menu discesa Profilo per attribuirgli i diritti predefiniti al Calendario.

Confermare la scelta selezionando il pulsante OK

Completata la procedura descritta, l’utente stefania@dominio.it potrà aprire il calendario di luca@dominio.it, aggiungere, modificare e cancellare gli appuntamenti.

La procedura che segue varia a seconda della modalità di accesso alla posta.

Aprire un calendario condiviso da MS Outlook

Avviare il Client MS Outlook configurato con l’account stefania@dominio.it.

Selezionare Apri le cartelle condivise nella scheda Zarafa.

Selezionare il pulsante Nome nella finestra Cartella di un altro utente.

Cercare e selezionare l’utente stefania@dominio.it nella finestra Global Address Book.

Selezionare il tipo di cartella Calendario (Temporaneo).

Selezionare il pulsante Ok.

Il calendario di luca@dominio.it verrà aperto in una nuova finestra.

Il calendario verrà aperto temporaneamente, ciò significa che alla chiusura di MS Outlook, o della finestra del calendario, sarà necessario eseguire nuovamente la procedura descritta.

Per aprire il calendario permanentemente è necessario seguire la procedura di seguito indicata.

E’ necessario che luca@dominio.it conceda a stefania@dominio.it il permesso Cartella visibile alla propria cassetta postale, come descritto in Configurazione di più account Mail su MS Outlook.

Una volta aperta la cassetta postale di luca@dominio.it, stefania@dominio.it potrà selezionare il calendario di luca@dominio.it nella sezione calendari, visualizzare gli appuntamenti e impostare una comoda visuale affiancata da cui potrà spostare un appuntamento da un calendario all’altro semplicemente trascinandolo premendo il tasto maiuscolo (shift). Senza la pressione di questo tasto l’appuntamento sarà copiato. 

L’aggiunta e lo spostamento degli appuntamenti sui calendari condivisi avverrà come di consueto. L’appuntamento cancellato verrà spostato nella Posta Eliminata dell’utente che esegue l’operazione, mentre per cancellarlo definitivamente è necessario utilizzare la combinazione di tasti di scelta rapida maiuscolo (Shift) + CANC.

Aprire un calendario condiviso da Webmail

Effettuare l’accesso alla Webmail con le credenziali dell’utente stefania@dominio.it dalla pagina del servizio Mail.

All’interno del riquadro Posta selezionare la casella Mostra tutte le cartelle.

Nella finestra aperta selezionare l’utente luca@dominio.it e la voce Calendario.

Confermare la scelta selezionando il pulsante OK.

Il calendario di luca@dominio.it verrà mostrato immediatamente sotto la posta dell’utente stefania@dominio.it e potrà essere gestito come cartella permanente, senza la necessità di impostare ulteriori permessi.

In questo caso l’aggiunta, la modifica e la cancellazione degli appuntamenti sui calendari condivisi avverrà come di consueto.

Attivando il servizio Antivirus e Antispam, Mail ti proteggerà dai messaggi indesiderati e quelli dannosi contenenti virus informatici. Lo spam, ad esempio, include:

• messaggi relativi a truffe, lotterie o catene di sant’Antonio
• messaggi fraudolenti che chiedono informazioni personali
• messaggi non richiesti con contenuti inopportuni o commerciali (ad es. Viagra o Rolex)

Se desideri aiutarci a migliorare il servizio di protezione Antivirus e Antispam e combattere il fenomeno dello spam, puoi segnalarci i messaggi indesiderati inoltrandoli come allegato all’indirizzo spam@welcomeitalia.it.

Se utilizzi la Webmail (mail.vianova.it), puoi segnalarci i messaggi di spam semplicemente selezionandoli con il tasto destro del mouse e cliccando Segnala come e poi Spam dal menu contestuale.

E’ possibile migrare messaggi di posta e appuntamenti da un account configurato tramite i protocolli POP3 o IMAP effettuando la seguente procedura.

Avviare il Client MS Outlook sul quale è installato l’account da migrare

Aggiungere un account Mail utilizzando la procedura descritta nella sezione Configurazione account su MS Outlook 2007 e 2010 con protocollo MAPI.

Selezionare Impostazioni account dal menu File (Outlook 2010) o da Strumenti (Outlook 2007)

Selezionare l’account denominato Zarafa Server e impostarlo come predefinito tramite il pulsante Imposta come predefinito.

Nella tab File di dati selezionare dall’elenco la voce Posta in arrivo (percorso “server”), impostarlo come predefinito tramite il pulsante Imposta come predefinito e premere sul pulsante Chiudi.

A questo punto è necessario riavviare il Client MS Outlook.

Selezionare la voce Apri del menu File e cliccare su Importa.

Selezionare il file di dati di Outlook (.pst) da importare.

Seguire le istruzioni a video e attendere il completamento dell’importazione.

L’operazione potrebbe impiegare molto tempo a seconda delle dimensioni del file. In caso di file di dati pesanti (ad es. superiori a 1 GB) si consiglia di selezionare i singoli elementi e cartelle da importare, lasciando gli altri elementi nel vecchio file su MS Outlook. Per spostare manualmente gli elementi tra i due account (Calendario, Contatti, Note e Attività) è sufficiente trascinarli dal vecchio account al predefinito e viceversa.

Sullo stesso Client MS Outlook è possibile configurare più account di posta tramite i protocolli ActiveSync, IMAP e POP3.

Nel caso del protocollo MAPI è possibile configurare un solo account, ma è consentita l’apertura di ulteriori account MAPI impostandone correttamente i privilegi.

Infatti, nell’ambito dello stesso profilo di MS Outlook, l’account principale MAPI può convivere con più account “condivisi”. Supponiamo, ad esempio, di dover configurare due account appartenenti allo stesso dominio sul proprio Client di posta: l’account1@miodominio.it (principale) e l’account2@miodominio.it (condiviso).

In questo caso sarà necessario effettuare due passaggi:

• concedere all’account1 il permesso di aprire e gestire l’account2, impostando i relativi privilegi
• aprire l’account2 in MS Outlook in cui l’account1 è il default

Impostazione dei permessi

Aggiungere il profilo account2 (vedi le procedure di configurazione MS Outlook all’interno del manuale utente).

Avviare MS Outlook e selezionare col tasto destro del mouse la radice dell’account Posta in Arrivo – account2.

Selezionare Proprietà file di dati…

Selezionare il gruppo Permessi e il pulsante Aggiungi…

Selezionare dalla rubrica l’utente account1@miodomionio.it, il pulsante Aggiungi e successivamente OK.

Selezionare il profilo desiderato tra quelli proposti (vedi Differenze tra i profili predefiniti).

Cliccare su OK per uscire dalla procedura.

Apertura dell’account condiviso

Avviare MS Outlook configurato con il profilo account1 (vedi le procedure di configurazione MS Outlook all’interno del manuale utente).

Selezionare Impostazioni account dal menu File (Outlook 2010) o Strumenti (MS Outlook 2007).

Selezionare l’account di posta Zarafa server e successivamente l’icona Cambia…

Nella finestra Zarafa Collaboration Platform selezionare il gruppo Avanzate e il pulsante Nome.

Selezionare dalla rubrica l’utente account2@miodomionio.it, il pulsante OK e successivamente Aggiungi.

Cliccare su OK e verificare l’apertura del nuovo account in MS Outlook.

La Webmail mostra i messaggi di posta in arrivo entro pochi secondi dalla loro ricezione. Le altre applicazioni, come Calendario e Contatti, si aggiornano ad ogni accesso, oppure spostandosi al loro interno.

Ad oggi non esiste una procedura di importazione automatica.

La procedura di migrazione del proprio dominio varia a seconda dello scenario. Il primo passo è richiedere al Servizio Clienti di Welcome Italia l’attivazione del servizio. I nostri tecnici procederanno con la creazione dell’account amministratore (ad es. postmaster@nomedominio.it) e forniranno i dati di accesso al Cliente, che potrà cosí accedere all’Area Clienti e creare le caselle di posta, riproducendo cosí la propria configurazione. Se il dominio non è mantenuto da Welcome Italia, sarà necessario attendere l’esito della procedura di trasferimento del dominio verso Welcome Italia prima di completare la migrazione. Durante il trasferimento del dominio è possibile che alcuni messaggi email siano inoltrati ancora sul precedente server di posta. Questa situazione temporanea si risolve tipicamente entro 48 ore, il tempo tecnico di propagazione delle zone DNS sulla rete Internet. Completata l’attivazione degli account sarà possibile configurare i Client di posta. La migrazione dei precedenti messaggi email, calendari e contatti consiste solitamente nell’importazione dei file di dati dei vecchi account (ad es. nel formato dati di Outlook .pst).

La modalità push consegna i messaggi in tempo reale direttamente ai dispositivi connessi a Internet. Questa tecnologia però può causare un maggiore consumo di batteria perché mantiene una connessione costante col server di posta.
La modalità intervallo sincronizza i messaggi di posta elettronica, i calendari e i contatti a intervalli di tempo predefiniti e configurabili (ad es. ogni 5 minuti, 15 minuti o ogni ora).
Nel caso di ricezione manuale la sincronizzazione è attivata dall’utente tramite il pulsante aggiorna.

Mail supporta la crittografia TLS sulla porta 587 solo per l’invio dei messaggi.

Per i Client di posta che non supportano tale modalità, è possibile utilizzare la seguente configurazione per spedire messaggi quando si è all’interno della rete Welcome Italia:

Al contrario, per spedire messaggi al di fuori della rete aziendale, è sempre necessario utilizzare il server di posta in uscita mail.vianova.it con con crittografia TLS sulla porta 587.

Sì, è sufficiente aggiungerli al nuovo profilo seguendo la procedura standard di configurazione account di MS Outlook.

La Webmail è compatibile con le versioni piú recenti dei seguenti browser:

• Internet Explorer 9 o superiore
• Mozilla Firefox
• Safari
• Google Chrome

Il servizio è accessibile tramite:

• MS Outlook 2013, 2016 e 2019 per Windows, nelle versioni 32 e 64 bit, tramite il protocollo ActiveSync
• MS Outlook 2007 e 2010 per Windows, nelle versioni 32 bit, tramite il protocollo MAPI
• smartphone e tablet dotati di sistema operativo Android, Apple iOS o Windows Mobile, configurando un account Microsoft Exchange
• qualsiasi altro Client di posta per PC, smartphone e tablet non compatibili, configurando un account IMAP o POP3
• la Webmail, collegandosi all’indirizzo mail.vianova.it

Si suggerisce di verificare che il KOE sia installato e aggiornato all’ultima versione.

Da quanto verificato in ambiente di test, si consiglia di mantenere un account che non abbia uno store superiore a 10GB e un’alberatura che non superi le 200 cartelle.

Il numero di interazioni Client-Server necessarie all’attività di sincronizzazione dipende direttamente sia dallo spazio che dal numero di cartelle da sincronizzare. Per questa ragione maggiore è il numero di cartelle nell’alberatura, maggiore è il tempo necessario per completare l’attività di sincronizzazione.

Con ActiveSync è inoltre possibile ridurre la sincronizzazione per un periodo di tempo limitato (ad esempio 6 mesi); si invita a far riferimento alla faq Come posso eseguire il Full-Resync di una casella in ActiveSync che permette la Resync dell’account, in termini di Full-Resync o di Resync per periodi di tempo limitati.

Per eseguire il Full-Resync di una casella configurata su Outlook in ActiveSync è necessario che il KOE sia installato e attivo.

• Cliccare in alto su TAB Kopano

• Cliccare su up-to-date, si aprirà un popup

• Cliccare su Full Resynchronization (è possibile attraverso il menù a tendina impostando il periodo da sincronizzare)

• La Full-Resync in questo modo verrà avviata

Inizialmente, tutto il contenuto della casella scomparirà dal Client, verrà infatti scaricato nuovamente su OL il contenuto selezionato in precedenza.

Lo stato “disconnesso” di Outlook indica che il Client non riesce a raggiungere il server.

È consigliabile verificare l’installazione di Office ed eventuali aggiornamenti Microsoft installati sul PC, potrebbe essere opportuno, nel caso in cui il problema sia persistente, un ripristino del pacchetto di Office. È altresì indispensabile escludere la presenza di blocchi o filtri introdotti da elementi hardware o software. Far riferimento alla faq Cosa si intende per blocchi o filtri introdotti da elementi hardware o software?.

Se il problema persiste ulteriormente è possibile che sia causato da elementi non conformi alla sincronizzazione in ActiveSync, si invita quindi a contattare l’assistenza di Welcome Italia per verificare l’eventuale presenza di tali elementi. Esclusi problemi lato server è necessario approfondire l’anomalia localmente, sul Client stesso o sulla postazione interessata.

Si suggerisce di verificare che il KOE sia installato e aggiornato all’ ultima versione.

Le principali cause che possono ostacolare la sincronizzazione sono le seguenti:

1. La presenza di eventuali elementi nella casella di posta che hanno dimensione maggiore di 50MB; tali elementi vanno eliminati dalla casella collegandosi all’URL mail.vianova.it e ordinando per la colonna dimensione in ordine decrescente.
2. Alberatura superiore a 200 cartelle.
3. Eventuali blocchi introdotti da elementi hardware o software (far riferimento alla faq Cosa si intende per blocchi o filtri introdotti da elementi hardware o software?)

In generale, per un utilizzo fluido della casella si invita a far riferimento alla faq Quali sono i consigli per una corretta gestione di un account configurato in ActiveSync?.

Se il problema persiste ulteriormente è possibile che sia causato da elementi non conformi alla sincronizzazione in ActiveSync, si invita quindi a contattare l’assistenza di Welcome Italia per verificare l’eventuale presenza di tali elementi.

L’unico modo per allineare nuovamente il Client con il Server è tramite Full-Resync: si invita a far riferimento alla faq Come posso eseguire il Full-Resync di una casella in ActiveSync.

Le operazioni di spostamento o eliminazione di una mail associate ad altre azioni contemporanee sullo stesso elemento possono portare ad errori di sincronizzazione, quali scomparsa o duplicazione degli elementi di posta.

Di seguito si riportano alcuni esempi tipici:

1. Lettura e spostamento o eliminazione di un elemento
2. Categorizzazione e spostamento o eliminazione di un elemento
3. Flag (attività) e spostamento o eliminazione di un elemento

Al fine di evitare tali anomalie si consiglia di eseguire le azioni relative ad ogni singola mail, intervallandole di qualche secondo l’una dall’altra per permettere di rispettare i tempi di comunicazione e di sincronizzazione tra Client e Server (verificare lo stato di Outlook – “Attesa risposta Server”).

Si suggerisce di verificare che il KOE sia installato e aggiornato all’ultima versione.

Le principali cause che possono rallentare la sincronizzazione sono le seguenti:

1. Dimensione casella superiore a 10 GB.
2. Alberatura superiore a 200 cartelle.
3. Eventuali filtri introdotti da elementi hardware o software (far riferimento alla faq Cosa si intende per blocchi o filtri introdotti da elementi hardware o software?)

In generale, per un utilizzo fluido della casella si invita a far riferimento alla faq Quali sono i consigli per una corretta gestione di un account configurato in ActiveSync?.

Se il problema persiste ulteriormente è possibile che sia causato da elementi non conformi alla sincronizzazione in ActiveSync, si invita quindi a contattare l’assistenza di Welcome Italia per verificare l’eventuale presenza di tali elementi.

I nostri Server sono raggiungibili all’URL mail.vianova.it. Si suggerisce di verificare che lato LAN non ci siano elementi che possano impedire o rallentare la sincronizzazione verso tale rete (elementi di rete, Firewall, Antivirus, ecc.). Se il problema persiste si suggerisce di eseguire nuova prova da rete diversa.

Di seguito le porte utilizzate dagli specifici protocolli:

• POP3: porta TCP 995 (SSL) oppure TCP 110 (no SSL).
• IMAP: porta TCP 993 (SSL) oppure TCP 143 (no SSL).
• Webmail e ActiveSync: porta TCP 443 (HTTPS).
• MAPI: porta TCP 237 (HTTPS).
• SMTP con autenticazione: porta TCP 587 (TLS o STARTTLS), porta TCP 465 (SSL).

Le procedure di configurazione di un account Mail si distinguono in base al protocollo di posta utilizzato.

Il protocollo ActiveSync (per MS Outlook 2013 e 2016, smartphone e tablet) e MAPI (per MS Outlook 2007 e 2010) consentono la sincronizzazione della posta elettronica, del calendario, dei contatti, delle attività e delle note tra i dispositivi. La configurazione tramite questo protocollo consente agli utenti di beneficiare a pieno delle funzionalità del servizio Mail.

Il protocollo IMAP consente esclusivamente la sincronizzazione della posta elettronica tra i dispositivi. Sono inoltre esclusi dalla sincronizzazione alcuni elementi non standard legati a specifiche funzionalità del Client di posta utilizzato (es. i tag di Mozilla Thunderbird).

Il protocollo POP3 non consente la sincronizzazione della posta, ma solo il download in locale dei messaggi contenuti nella cartella Posta in Arrivo. Non vengono invece scaricati i messaggi contenuti nella cartella Quarantena e identificati come indesiderati o potenzialmente dannosi dai filtri Antivirus e Antispam. Per consultare la cartella Quarantena è sempre possibile accedere alla propria Webmail dalla pagina del servizio Mail.

L’unico modo per allineare nuovamente il Client con il Server è tramite Full-Resync: si invita a far riferimento alla faq Come posso eseguire il Full-Resync di una casella in ActiveSync.

Si suggerisce di non eliminare o spostare un numero eccessivo di email in una sola volta; consentire ad Outlook il completamento dell’operazione stessa prima di procedere con un nuovo spostamento o una nuova eliminazione (verificare lo stato di Outlook – “Attesa risposta Server”).

Qualora l’intenzione sia quella di cancellare definitivamente le mail, è possibile eseguire tale azione selezionando il numero di mail desiderato (anche più alto rispetto all’operazione precedente) e premere contemporaneamente “maiuscolo+Canc” (Shift+Canc); questo tipo di operazione è molto più veloce della precedente e permette una rimozione corretta degli elementi selezionati. In questo ultimo caso ciò che è stato eliminato non è recuperabile dalla Posta Eliminata ma è ripristinabile dalla Webmail attraverso la funzione “Ripristina Elementi” da eseguire sulla cartella di origine: si invita a far riferimento alla sezione Recupero di mail eliminate sul manuale utente del nostro sito.

Il KOE non è necessario per l’utilizzo di una casella su Outlook con ActiveSync ma è consigliato in quanto garantisce determinate funzionalità aggiuntive, tra le quali:

1. Sincronizzazione della GAB.
2. Visualizzazione del free/busy.
3. Gestione delle cartelle condivise.
4. Esecuzione di Full-Resync sull’account, far riferimento alla faq Come posso eseguire il Full-Resync di una casella in ActiveSync

Per l’elenco completo e maggiori dettagli si invita a far riferimento alla tabella riportata al seguente link: Tabella riepilogativa.

Prima di aprire una richiesta di supporto è sempre necessario verificare l’ultima versione presente sul nostro sito e procedere con l’aggiornamento: Link download KOE.